Despre Contabilitatea în Partidă Simplă

Contabilitatea în partidă simplă este sistemul în care își țin evidența PFA-urile, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale și profesiile liberale. Are o singură regulă de bază, care explică aproape tot ce urmează: înregistrezi banii la data la care intră sau ies efectiv, nu la data facturii. Mai jos: ce înseamnă asta, ce registre ai de ținut și ce reguli practice îți țin evidența curată.

Partidă simplă sau partidă dublă — în care te afli

ContApp lucrează astăzi cu ambele sisteme de contabilitate, iar regulile lor diferă. Verifică întâi în care se află firma ta.

O persoană fizică autorizată înregistrează operațiunea numai când încasează venitul sau plătește cheltuiala. O societate comercială înregistrează factura chiar dacă nu a fost plătită sau încasată. Deci, în partidă simplă, se înregistrează numai sumele efectiv încasate sau plătite în cursul anului fiscal.

Cum știi în care sistem ești? Uită-te în meniul Contabilitate → Operațiuni perioada: dacă vezi Articole contabile, firma este în partidă dublă. În partidă simplă, intrarea aceasta nu apare.

Dacă firma ta este în partidă dublă, mergi la Contabilitate în partidă dublă în ContApp (articol nou, de legat după publicare).

Ce se schimbă în interfață

Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări apar în ambele sisteme, dar numai la firmele înregistrate în scopuri de TVA. Harta acelei zone este în TVA în ContApp (publicat ca art. 264; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei).

Cum se calculează impozitul

Regula generală pentru veniturile din activități independente este sistemul real: impozitare în funcție de ce ai câștigat efectiv. Sistemul real presupune contabilitate în partidă simplă.

Venitul net se determină ca diferență între venitul brut încasat (tot ce ai încasat din activitate) și cheltuielile deductibile plătite în scopul realizării de venituri. Deductibil înseamnă „se scade din venit înainte de calculul impozitului”.

Prin excepție, contribuabilii care obțin venituri din activități independente — cu excepția celor care desfășoară o profesie liberală — pot fi impuși și la normă de venit. Norma de venit este o metodă forfetară: impozitul se stabilește pe o valoare prestabilită pentru anul curent, indiferent cât ai încasat efectiv.

Impozitul se calculează prin aplicarea cotei de 10% la norma de venit sau la venitul impozabil obținut în cursul anului.

Legătura cu Declarația Unică

Contabilitatea în partidă simplă se bazează pe declarații pe proprie răspundere.

1. După înființarea activității depui Declarația Unică și completezi capitolul II: estimezi venitul net pe anul curent, iar pe baza estimării se calculează impozitul și contribuțiile sociale.
2. După închiderea anului fiscal, dacă impozitul estimat nu este final, depui din nou Declarația Unică și completezi capitolul I. Prin definitivare corectezi venitul și obligațiile fiscale estimate.

Ce spune legea

Persoana fizică autorizată, titularul întreprinderii individuale și reprezentantul întreprinderii familiale țin contabilitatea în partidă simplă, potrivit reglementărilor privind organizarea și conducerea evidenței contabile în partidă simplă. Baza legală: OUG 44/2008, modificată prin Legea 182 din 17 octombrie 2016, și Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

Reglementările propriu-zise sunt aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 170, în vigoare de la 1 martie 2015, și se aplică acelorași categorii, plus profesiilor liberale. Din el vin definițiile de mai jos.

Contabilitatea în partidă simplă este ansamblul registrelor și documentelor financiar-contabile, reglementate de lege, care servesc la evidențierea cronologică și sistematică a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Se ține în limba română și în moneda națională.

Orice operațiune se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate. Prin asta, documentul dobândește calitatea de document justificativ.

Cele mai multe persoane fizice conduc evidența contabilă în partidă simplă fără să apeleze la serviciile unui expert contabil.

Ce trebuie să conțină un document justificativ

Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit. Trebuie să cuprindă:

• denumirea documentului;
• denumirea sau numele și prenumele și, după caz, sediul ori adresa persoanei care întocmește documentul;
• numărul documentului și data întocmirii;
• codul de înregistrare fiscală;
• menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare;
• conținutul operațiunii și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative și valorice aferente operațiunii;
• numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul, după caz;
• alte elemente care asigură consemnarea completă a operațiunilor efectuate.

Registrele obligatorii

Se folosesc următoarele registre contabile:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți — înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin conturi bancare. Sumele se totalizează lunar.
• Registrul-inventar — înregistrarea elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate.
• Registrul de evidență fiscală — aici se calculează partea deductibilă a cheltuielilor și se stabilește venitul impozabil.
• Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări — pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA.

Registrele se folosesc în strictă concordanță cu destinația lor și se completează ordonat, astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor efectuate.

Valori, valută și casa de marcat

Elementele patrimoniale se evidențiază la valoarea de intrare: cost de achiziție, cost de producție sau prețul pieței, în baza documentelor care atestă dobândirea lor.

Operațiunile în valută se evidențiază în moneda națională, la cursul de la data operațiunii. Prin acesta se înțelege cursul pieței valutare comunicat de BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, disponibil la momentul efectuării ei. În Registrul-jurnal de încasări și plăți sumele se trec în lei, cu valoarea în valută menționată în coloana de explicații.

Dacă folosești aparate de marcat electronice fiscale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate încasările zilnice este raportul fiscal de închidere zilnică — raportul Z. În cazul defectării aparatului, rolul lui îl preia registrul special întocmit în condițiile prevăzute de lege.

Dacă pierzi un document

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile, se iau măsuri de reconstituire, cu aplicarea prevederilor Ordinului ministrului economiei și finanțelor nr. 2.634/2015, cu completările ulterioare.

Dacă ești impus la normă de venit

Contribuabilii pentru care venitul net se determină pe baza normelor de venit nu au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea în partidă simplă pentru activitatea respectivă.

Au totuși o obligație: completează numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidență fiscală. Altfel nu s-ar putea stabili pragul de 300.000 de lei venituri, de la care este necesară înregistrarea ca plătitor de TVA, nici pragul de la care determinarea venitului în sistem real devine obligatorie din anul următor depășirii — 100.000 de euro înainte de 2023, respectiv 25.000 de euro începând cu 2023.

Ce documente justifică o cheltuială

• bonul fiscal — pentru plăți cu numerar sau cu cardul;
• factura fiscală — cere-o dacă sumele sunt mari, peste 100 de euro;
• plățile și încasările prin bancă sau cu cardul trebuie însoțite de bon fiscal sau de factură, ca să se poată stabili deductibilitatea.

Reguli practice pentru o evidență clară

1. Ține conturi bancare separate. Unul dedicat activității economice, altul pentru cheltuielile personale.
2. Transferă disponibilul din contul activității în contul personal și fă cheltuielile personale de acolo. Extrasul de cont al activității se contabilizează și se arhivează 5 ani; cel personal, nu. Pentru că patrimoniul activității independente se confundă cu cel al persoanei fizice, nu ești obligat să justifici transferul. În ultimă instanță îl justifici cu Registrul-jurnal de încasări și plăți, din care reiese că ai câștiguri din activitate.
3. Nu confunda plata cu cheltuiala deductibilă. Ca să fie deductibilă, cheltuiala trebuie făcută cu scopul de a genera venituri în activitatea desfășurată. Folosește cardul și contul de afacere doar pentru plățile care respectă acest principiu.
4. Nu face plăți sau încasări fără documente justificative din contul curent al activității. Documentele pot fi facturi, contracte de creditare, contracte de vânzare-cumpărare, borderouri de achiziție, state de salarii. Constatarea de către organul de control a unor tranzacții fără documente justificative se sancționează cu amendă de la 3.000 la 4.500 lei (în vigoare din februarie 2019).
5. Nu trece cheltuieli nedeductibile ca deductibile. La un control fiscal ele se anulează, iar taxele se recalculează, cu dobânzi și penalități, chiar și pentru plăți efectuate cu 5 ani în urmă.
6. Mai multe cheltuieli nu înseamnă automat impozit mai mic. Înseamnă însă sigur mai mult timp pierdut cu contabilitatea.
7. Arhivează ordonat. Documentele pe hârtie se pun într-un dosar cu șină, în ordine cronologică după data emiterii, cele mai noi peste cele mai vechi. Documentele digitale se arhivează electronic, cu posibilitatea de a fi tipărite imediat la solicitarea inspecției fiscale.

Erori frecvente

Am emis factura în decembrie, dar clientul a plătit în ianuarie. În ce an intră venitul? În anul încasării. În partidă simplă, contează data la care au intrat banii.

Am plătit o factură, dar suma nu apare integral în Registrul de evidență fiscală. Cheltuiala are o categorie fiscală cu procent sau plafon. Verifică ce categorie ai pus pe articol.

Vreau să trec pe partidă dublă. Sistemul de contabilitate ține de forma juridică a firmei și de opțiunile fiscale, nu de o setare din aplicație. Scrie-ne înainte de a schimba ceva.

Articole conexe

• Registrul Jurnal de Încasări și Plăți — registrul de bază al partidei simple, în ContApp.
• Registrul de evidență fiscală — unde se calculează venitul impozabil și partea deductibilă.
• Categorii fiscale - tipuri de venituri și cheltuieli — categoriile de care depinde deductibilitatea.
• Registrul inventar — al doilea registru obligatoriu.
• Închiderea anului fiscal — pașii de sfârșit de an, înainte de Declarația Unică.
• Contabilitate în partidă dublă în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — celălalt sistem și ce se schimbă în aplicație.
• TVA în ContApp (publicat ca art. 264; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — dacă firma ta este sau devine plătitoare de TVA.