Despre Contabilitatea în Partidă Simplă

Despre contabilitatea în partidă simplă

Regula generală pentru impunerea veniturilor din activități independente este sistemul real, care presupune organizarea contabilității în partidă simplă. Astfel, venitul net din activități independente se determină ca diferență între venitul brut încasat și cheltuielile deductibile efectuate (plăți) în scopul realizării de venituri.

Prin excepție de la regula generală de impunere, în sistem real, contribuabilii care obțin venituri din activități independente, cu excepția celor care desfășoară o profesie liberală, pot fi impuși și la norma de venit. Impunerea veniturilor pe baza normelor de venit reprezintă o metodă forfetară de impunere a unor venituri prestabilite obținute din activități independente. Indiferent de cuantumul veniturilor obținute efectiv, impozitul se stabilește în raport cu normelor de venit stabilite pentru anul current.

Conform OUG 44/2008 (modificată prin Legea 182 din 17 octombrie 2016), persoana fizică autorizată, titularul întreprinderii individuale și reprezentantul întreprinderii familiale vor ține contabilitatea în partidă simplă, potrivit reglementarilor privind organizarea și conducerea evidenței contabile în partidă simplă, în conformitate cu prevederile Legii nr. 227/2015 privind noul Codul Fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

Venitul net în sistem real se calculează pe baza datelor de contabilitate, ca diferență intre venitul brut și cheltuielile deductibile efectuate în scopul obținerii de venituri.

Impozitul pe venitul net este calculat prin aplicarea cotei de 10% la norma de venit sau la venitul impozabil obținut în cursul anului.

Contabilitatea în partidă simplă se bazează pe declarații pe proprie răspundere. După înființarea activității se depune declarația unică (se completează capitolul II din declarație), moment în care se estimează venitul net pe anul curent pe baza căruia se calculează impozitul și contribuțiile sociale.

După închiderea anului fiscal, contribuabilii pentru care impozitul estimat nu este final, depun declarația unică (se completează capitolul I din declarație), pentru definitivarea impozitului și contribuțiilor sociale aferente veniturile obținute în anul anterior. Prin definitivare, contribuabilii corectează venitul estimat și obligațiile fiscale estimate.

Contabilitatea în partidă simplă este reglementată de Ordinul Ministerului Finanțelor Public nr. 170, care aprobă noile reglementări privind contabilitatea în partidă simplă care se aplică persoanelor fizice autorizate, întreprinderilor individuale sau întreprinderilor familiale și profesiilor liberale. Acest ordin a intrat în vigoare cu data de 1 martie 2015. Am extras din acest ordin cele mai importante definiții:

”Contabilitatea în partidă simplă reprezintă ansamblul registrelor și documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidențierea în contabilitate, în mod cronologic și sistematic, a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.”

”Contabilitatea în partidă simplă se ține în limba română și în moneda națională. Orice operațiune economico-financiara se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidențierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Cele mai multe persoane fizice conduc evidența contabilă în partidă simplă fară a apela la serviciile unui expert contabil.

Documentele justificative care se evidențiază în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

denumirea documentului;
denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul/adresa persoanei care întocmește documentul;
numărul documentului și data întocmirii acestuia;
codul de înregistrare fiscală;
menționarea parților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (;
conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate;
numele, prenumele și semnătura persoanei care a întocmit documentul, după caz;
alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.

Pentru evidențierea în contabilitatea în partidă simplă a operațiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile:

Registrul-jurnal de încasări și plăți
Registrul-inventar
Registrul de evidență fiscala
Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate, încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor economico-financiare efectuate.

Registrul-jurnal de încasări și plăți servește la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin conturi bancare. Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări și plăți se totalizează lunar. Registrul-inventar servește la înregistrarea elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate.

Important! Conform regulilor contabilități în partidă simplă, operațiunile de încasări și plăți efectuate se înregistrează cronologic în Registrul Jurnal de Încasări și Plăți (RJIP) la data documentului de plată sau de încasare și nu la data facturii sau contractului.

Important! Registrele pot fi completate și păstrate în format electronic, nu mai trebuie deținute și completate în format fizic, cu condiția ca la cererea inspecției fiscale să se poată lista la imprimantă.

Elementele patrimoniale se evidențiază în contabilitate la valoarea de intrare, respectiv la cost de achiziție, de producție sau la prețul pieței, în baza documentelor justificative care atestă dobândirea acestora.

Operațiunile efectuate în valută se evidențiază în contabilitate în moneda națională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operațiunii. Prin curs de schimb de la data efectuării operațiunii se înțelege cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de BNR, din ultima zi bancară anterioară operațiunii, disponibil ca informație la momentul efectuării operațiunii. Sumele aferente operațiunilor în valută se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări și plați în lei, cu menționarea în coloana de explicații a valorii în valută.

În condițiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate încasările zilnice este raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv registrul special întocmit în condițiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, cu aplicarea prevederilor Ordinului ministrului economiei și finanțelor nr. 2.634/2015, cu completările ulterioare.”

Important! O persoană fizică autorizată înregistrează operațiune în contabilitate numai la data în care încasează venitul sau plătește o cheltuială (nu la data facturii), spre deosebire de societățile comerciale care înregistrează factura chiar dacă nu o plătește/încasează imediat. Deci, se vor înregistra în contabilitate numai sumele efectiv încasate/plătite în cursul anului fiscal (calendaristic).

Contribuabilii care desfășoară activități pentru care venitul net se determină pe baza de norme de venit nu au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea în partidă simplă pentru activitatea respectivă.

Totuși, potrivit codului fiscal, contribuabilii care desfășoară activități pentru care venitul net se determină pe baza de norme de venit au obligația să completeze numai partea referitoare la venituri din Registrul de Evidență Fiscală și nu au obligații privind evidența contabilă.

Altfel, nu s-ar putea stabili cu exactitate pragul de 300.000 de lei venituri, când este necesară înregistrarea ca plătitor de TVA sau pragul de 100.000 de euro înainte de 2023 sau 25.000 euro începând cu 2023, când este obligatorie determinarea venitului în sistem real începând cu anul următor depășirii plafonului de 100.000 de euro înainte de 2023 sau 25.000 euro începând cu 2023.

Reguli practice pentru o evidență contabilă clară și organizată

1. Folosiți un cont bancar dedicat pentru activitatea economică și altul pentru cheltuielile personale.

2. Transferați disponibilul din contul PFA în contul personal, de unde efectuați cheltuielile personale; extrasul de cont aferent activității economice trebuie contabilizat și arhivat 5 ani, spre deosebire de cel personal.

Deoarece patrimoniul activității independente se confundă cu patrimoniul persoanei fizice, nu e obligatoriu să justificați transferul din contul activității în contul personal. În ultimă instanță puteți justifica transferul cu RJIP, din care să reiasă că aveți câștiguri din activitatea desfășurată. (Transferul de venit disponibil nu se înregistrează în RJIP. Dacă este cazul, înregistrați în RJIP doar încasarea/restituirea aportului în numerar sau în bancă). Vezi studiul de caz cu aportul în numerar sau în bancă – pentru activități în sistem real.

3. Nu toate plățile efectuate reprezintă și cheltuieli deductibile. Ca să fie deductibilă o cheltuială trebuie să fie efectuată cu scopul de a genera venituri în activitatea economică desfășurată. Folosiți cardul și contul de afacere pentru acele plăți care respectă acest principiu.

3.1 Din contul curent al activității nu faceți plăți (și nici încasări) către alte persoane fizice sau juridice fară documente justificative. Acestea pot fi: facturi, contracte de creditare, contracte de vânzare cumpărare, borderou de achiziție, statul de salarii, alte documente justificative. Constatarea de către organul de control a unor tranzacții care nu au documente justificative conduce la sancționarea cu amendă de la 3.000 la 4.500 lei (intrat în vigoare din februarie 2019).

4. Cheltuielile efectuate pentru desfășurarea activității economice se justifică cu documente contabile:

bonul fiscal – pentru plăți cu numerar sau cu cardul bancar;
dacă sumele sunt mari (peste 100 de euro) cereți și factură fiscală;
plățile și încasările prin bancă/cu cardul trebuie însoțite de bonul fiscal sau factură pentru a se stabili deductibilitatea.

5. Contabilizarea unor cheltuieli nedeductibile ca fiind deductibile conduce, în final, la anularea lor în cazul unui control fiscal și calcularea de taxe de plată, plus dobânzile și penalitățile aferente, chiar și pentru plăți efectuate cu 5 ani în urmă.

6. Mai multe cheltuieli nu înseamnă deci un impozit mai mic, dar înseamnă sigur un cost mai mare de timp cu contabilitate.

7. Documentele in format fizic se arhivează într-un dosar cu șină, în ordine cronologică, în funcție de data emiterii lor – cele mai noi se așează peste cele mai vechi. Documentele digitale se arhiveaza electronic, cu optiunea de a fi imediat printate la solicitarea inspecției fiscale.