Roluri și permisiuni: ce poate face fiecare utilizator
Când inviți pe cineva în firma ta din ContApp — un contabil, un coleg, un colaborator — nu îi dai acces la tot. Îi dai un rol, iar rolul poartă un set de permisiuni. Articolul acesta îți arată unde se configurează și ce înseamnă fiecare permisiune în parte.
Unde le găsești
Mergi la Setări firmă → Utilizatori și deschide fila Roluri & Permisiuni. Vezi rolurile firmei tale; apeși pe unul și se deschide fereastra în care îi bifezi permisiunile.
Fiecare permisiune are un comutator și, lângă el, o iconiță de informații. Ține cursorul pe iconiță și îți apare explicația permisiunii, scrisă în aplicație.
Permisiunile se dau per firmă. Dacă administrezi mai multe firme, fiecare are rolurile ei, cu propriile bife. O permisiune dată într-o firmă nu se transferă în alta.
Grupurile de permisiuni
Permisiunile sunt strânse pe grupuri, după partea de aplicație pe care o deschid.
ContApp Drive
Trei permisiuni, care controlează accesul la spațiul de documente al firmei.
| Permisiune | Ce permite |
|---|---|
| Vizitator | Deschiderea spațiului de documente și descărcarea fișierelor din el |
| Încărcare | Adăugarea de fișiere noi în Drive |
| Ștergere | Mutarea fișierelor în coș și ștergerea lor definitivă |
Prima permisiune se numește în ecran Vizitator, deși ea dă dreptul de vizualizare și descărcare. Nu o confunda cu rolul Vizitator, care apare în aceeași pagină: rolul spune cine este utilizatorul, permisiunea spune ce are voie să facă în spațiul de documente.
Fără această permisiune, utilizatorul nu vede deloc secțiunea. Detaliile despre rolurile implicite ale spațiului de documente sunt în articolul Permisiunea rolurilor la Drive.
Casa de marcat
Două comutatoare, amândouă legate de închiderea zilei.
| Permisiune | Descrierea din aplicație |
|---|---|
| Acceptare diferențe | „îți permite închiderea zilei cu un sold diferit de cel calculat” |
| Redeschidere zi | „îți permite redeschiderea unei zile deja închise” |
Atenție! Aceste două comutatoare nu au încă efect. Sunt pregătite pentru o versiune viitoare. Astăzi, oricine are acces la firmă poate accepta o diferență și poate redeschide o zi, indiferent cum sunt setate. Nu te baza pe ele ca să restrângi accesul la casă: dacă vrei să limitezi cine închide ziua, deocamdată singura cale este să nu dai acces la firmă persoanelor respective.
Vom actualiza articolul în momentul în care comutatoarele încep să funcționeze.
Credite
O singură permisiune: Consum credite. Îi permite utilizatorului să folosească creditele firmei pentru ContApp AI.
Aici e util să știi cum se împart lucrurile:
- Dacă ești proprietarul firmei, portofelul ei îți apare oricum în selectorul de portofel din ContApp AI. Nu ai nevoie de permisiune pentru propria firmă.
- Dacă ai fost invitat într-o firmă, portofelul ei îți apare doar dacă proprietarul ți-a dat permisiunea Consum credite.
- Portofelul tău personal îți este întotdeauna disponibil, indiferent de permisiuni.
Permisiunea de consum se verifică în momentul în care trimiți mesajul. Dacă proprietarul ți-o retrage, portofelul firmei dispare imediat din selector — nu la următoarea autentificare.
Cum decizi ce dai
Pornește de la ce trebuie să facă omul, nu de la ce ar putea să facă.
| Situația | Ce are sens să bifezi |
|---|---|
| Contabil extern care doar citește documentele | Drive: Vizualizare |
| Coleg care încarcă facturi în spațiul de documente | Drive: Vizualizare, Încărcare |
| Persoana care ține casa și închide ziua | Nimic în plus deocamdată — vezi nota din secțiunea „Casa de marcat” |
| Colaborator care folosește ContApp AI pe firma ta | Credite: Consum credite |
| Cineva care doar se uită | Nicio permisiune suplimentară |
Permisiunile se modifică oricând, iar modificarea se aplică imediat tuturor utilizatorilor care au rolul respectiv. Nu e nevoie să reinviți pe nimeni.
Întrebări frecvente
Am dat o permisiune și utilizatorul tot nu vede secțiunea. Verifică întâi că i-ai schimbat rolul potrivit — permisiunea stă pe rol, nu pe persoană. Apoi verifică dacă utilizatorul are selectată firma corectă în selectorul de firmă din partea de sus.
Pot face un rol nou? Rolurile firmei se administrează din aceeași filă. Ce ai de reținut e că permisiunile din articolul acesta sunt singurele care se pot da sau lua individual; restul accesului ține de rolul în sine.
Am închis comutatoarele de la Casa de marcat și colegul tot poate redeschide ziua. Este comportamentul de azi: cele două comutatoare sunt pregătite, dar încă nu sunt aplicate. Vezi nota din secțiunea lor.
Am dat „Consum credite”, dar colegul spune că nu are credite. Permisiunea deschide accesul la portofel, nu îl umple. Verifică soldul portofelului firmei la Abonament → Credite și, dacă e gol, transferă credite în el. Detaliile sunt în articolul Portofel de credite ContApp.