Descărcarea tranzacțiilor bancare în contabilitate

ContApp se poate conecta direct la banca ta și îți poate aduce tranzacțiile în aplicație, fără să descarci extrase și fără să tastezi nimic. Funcționalitatea se numește în aplicație Smart Accounts. Articolul acesta îți arată cum o pornești, cum transformi tranzacțiile descărcate în încasări și plăți din contabilitate, cât costă fiecare operațiune și cum să nu cheltui credite degeaba.

Unde găsești: conectarea se face din Setări firmă → Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci — sau din Încasări și plăți → Tranzacții bancare.

Ce face și ce nu face conectarea cu banca

Conexiunea este numai pentru citire. ContApp descarcă tranzacțiile deja existente în contul tău. Nici noi, nici partenerii noștri nu putem crea plăți, nu putem muta bani și nu putem semna nimic în numele tău. Dacă vrei să faci un transfer, îl faci în aplicația băncii, ca până acum.

Integrarea este realizată prin partenerul nostru Smart Fintech, autorizat de Banca Națională a României. Băncile din România sunt obligate să ofere acces la tranzacțiile clienților, ca urmare a Directivei (UE) 2015/2366 privind serviciile de plată — cunoscută pe scurt ca PSD2. De aceea conexiunea funcționează fără să ai nevoie de un acord special negociat cu banca: e un drept al tău, pe care banca trebuie să îl respecte.

Lista băncilor disponibile se schimbă în timp. Unele bănci pot dispărea temporar din listă, din motive tehnice care nu depind de ContApp. Dacă banca ta nu apare, poți importa tranzacțiile din fișier — vezi Import tranzacții bancare din fișiere CSV / Excel.

Pașii de conectare cu banca

1. Mergi la Setări firmă → Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci — sau la Încasări și plăți → Tranzacții bancare.
2. Apasă Conectare cu banca.
3. Alege banca din lista de carduri cu logo și apasă Continuă. Dacă pornești din Tranzacții bancare, cu o bancă deja selectată pe care o putem conecta, asistentul sare peste listă și se deschide direct pe banca ta, cu IBAN-ul completat.
4. Citește cu atenție consimțământul, afișat într-o casetă, și cele trei explicații scurte de deasupra (acces doar pentru citire, valabil un număr limitat de zile, prin Smart Fintech). Acolo scrie exact ce date vor fi accesate.
5. Bifează „Sunt de acord cu Termenii și condițiile SmartFintech și cu crearea unui cont pe adresa…” (adresa de email a firmei) și apasă Începe conectarea. Unele bănci îți cer înainte, la „Pentru conectare completează următoarele informații adiționale”, tipul contului, numele de utilizator generat de bancă sau IBAN-ul.
6. Ești trimis în aplicația de autentificare a băncii tale. Pașii de aici sunt diferiți la fiecare bancă, pentru că fiecare bancă are propriul sistem de confirmare. Urmează-i până la capăt. Dacă în ContApp rămâne deschisă fereastra „Continuă în aplicația mobilă” (unele bănci îți dau aici și un cod, într-un câmp cu buton de copiere), după ce ai aprobat în aplicația băncii bifează „Confirm că am acceptat consimțământul în aplicația mobilă a băncii.” și apasă Confirmă.
7. Selectează contul sau conturile pentru care vrei sincronizarea.

La pasul 7 fii atent: selectează doar conturile deschise pe CUI-ul sau CIF-ul firmei pe care lucrezi, sau pe CNP-ul tău dacă ai tranzacții pe contul personal legate de activitate. Nu sincroniza conturile altei entități decât firma aleasă în selectorul de firmă, din partea de sus a meniului din stânga (unde vezi numele și logo-ul firmei). Dacă o faci, tranzacțiile ajung în contabilitatea greșită și sunt greu de scos.

Dacă un cont bancar pe care îl sincronizezi nu există încă la secțiunea de bănci din ContApp, aplicația creează automat o bancă nouă cu acel IBAN. Nu trebuie să îl adaugi manual înainte.

Pentru pașii specifici ai unei bănci, vezi Conectarea ContApp cu BRD și Conectare cu Banca Transilvania.

Descărcarea tranzacțiilor

După ce sincronizarea s-a terminat, apasă Preia tranzacții în pagina Tranzacții bancare; butonul are afișat costul în credite.

Se deschide o fereastră de progres, cu mesajele „Preluăm tranzacțiile din …” (IBAN-ul contului) și „Tranzacții noi până acum: N”. Poți închide fereastra liniștit: primești o notificare când preluarea se termină, iar lista se reîmprospătează singură. Dacă apeși din nou cât timp preluarea rulează, se redeschide aceeași fereastră, fără o a doua taxare.

La prima descărcare vine istoricul din ultimele luni, iar la descărcările următoare doar tranzacțiile apărute între timp.

Cât istoric primești depinde de bancă, nu de ContApp. Fiecare bancă decide singură cât de departe în trecut merge prin conexiunea PSD2, iar unele trimit prin această conexiune mai puțin istoric decât vezi în internet banking. Tabelul de mai jos îți arată la ce să te aștepți.

Valorile sunt orientative. Băncile își schimbă setările fără să anunțe, iar unele returnează mai puțin decât au declarat. Dacă ai nevoie de tranzacții mai vechi decât îți aduce conexiunea, le iei din extrasul băncii și le introduci cu Import tranzacții bancare din fișiere CSV / Excel.

Un sfat pentru început: fă prima descărcare imediat după ce ai conectat banca. Atunci prinzi cel mai mult istoric. Dacă aștepți o lună, fereastra s-a mutat cu o lună înainte și tranzacțiile vechi nu mai vin niciodată prin conexiune.

Tranzacțiile descărcate ajung în pagina de Tranzacții bancare. Ele nu sunt încă în contabilitate — sunt doar o listă din care alegi. Nimic nu se înregistrează automat.

Preluarea tranzacțiilor în contabilitate

Pentru fiecare tranzacție din listă ai trei acțiuni posibile:

• Asociază (iconița de legătură de pe rând) — transformi tranzacția în încasare de la un client, plată către un furnizor, încasare diversă sau plată diversă. Dacă suma corespunde unei facturi, o legi de factura respectivă și factura se stinge.
• Asociază transfer (iconița cu două săgeți de pe rând) — folosești când banii nu vin de la un client și nu pleacă la un furnizor, ci se mută între conturile tale proprii. Include și transferurile între casă și bancă, de exemplu o retragere de numerar.
• Marchează ca importată manual (din meniul ⋯ al rândului) — marchezi tranzacțiile pe care le-ai introdus deja de mână în jurnalul de bancă. Nu se mai înregistrează a doua oară, dar nici nu îți rămân în listă ca nerezolvate.

Atenție. Din cauza inconsistenței datelor furnizate de anumite bănci, verifică atent tranzacțiile pe care le imporți. Nu prelua tranzacțiile pe care le-ai adăugat deja manual și nici tranzacțiile care apar dublate. Compară datele importate prin ContApp cu extrasul generat de bancă, care rămâne în continuare documentul justificativ în contabilitate.

Instrumentul de import este un ajutor, nu o obligație. Nu ești obligat să imporți toate tranzacțiile din listă. Poți înregistra manual ce vrei și poți marca în pagina de tranzacții că ai făcut-o.

Verificarea la final

Deschide Jurnalul de casă/bancă și compară soldul final cu soldul din extrasul bancar. Cele două trebuie să corespundă. Dacă nu corespund, undeva ai o tranzacție lipsă sau dublată.

Mai rapid: pe pagina Tranzacții bancare vezi direct, deasupra tabelului, soldul din ContApp și soldul din extras, afișate ca etichete. Când cele două diferă, eticheta extrasului devine galbenă: e semnalul că lipsește sau e dublată o tranzacție. Soldul din ContApp se calculează din tranzacții la fiecare afișare, deci nu trebuie resincronizat.

Soldul inițial nu se poate asocia. Soldul inițial este suma pe care o aveai deja în cont în ziua de la care începi să descarci tranzacții. Nu este o tranzacție, deci nu are corespondent în contabilitate. El trebuie să fie deja înregistrat, ca sold final al perioadei anterioare. Dacă nu îl ai, înregistrează o încasare diversă cu valoarea soldului inițial.

Cât costă. Creditele consumate

Conectarea automată cu banca nu e gratuită, pentru că fiecare interogare a băncii este un apel real către sistemul acesteia. Costul se plătește în credite ContApp din portofelul firmei — nu din portofelul tău personal.

1 credit = 1 ban = 0,01 lei. 100 de credite fac 1 leu.

Fiecare dintre operațiunile Smart Accounts costă 20 de credite, adică 0,20 lei:

Dacă operațiunea eșuează, creditele se returnează automat în portofelul firmei. Nu plătești pentru o descărcare care nu a adus nimic.

Soldul de credite al firmei îl vezi la Abonament → Abonamentele mele, tab-ul Credite (scurtătură: g b a c), în magazinul de credite și abonamente — account.contapp.ro.

Cum să nu cheltui credite degeaba

Pentru evidența contabilă este suficientă o descărcare pe lună, făcută după închiderea lunii. Atunci ai toate tranzacțiile lunii într-o singură listă și le prelucrezi o dată.

Compară: dacă descarci zilnic, faci în jur de 30 de operațiuni pe lună în loc de una. Consumi de aproximativ 30 de ori mai multe credite și, la închiderea lunii, ai exact aceeași informație — pentru că a treizecea descărcare conține și tot ce era în primele 29.

Dacă vrei doar să vezi cât ai în cont, folosește aplicația băncii tale. Este gratuită și îți arată soldul în timp real. Nu consuma credite ContApp pentru o informație pe care o ai la un clic în telefon.

Creditele incluse în abonament

Abonamentele ContApp includ un număr de credite lunare, diferit de la un abonament la altul: 100 de credite pe lună la Facturare Avansată, 200 la Contabilitate Expert și 300 la Business Complet. Abonamentul de test include și el credite, ca să poți încerca funcționalitatea.

Dacă ai nevoie de mai multe, poți cumpăra credite suplimentare din magazinul de credite și abonamente. Creditele cumpărate din magazin intră în portofelul tău personal. Ca să le folosești pentru Smart Accounts, le transferi în portofelul firmei: Profilul meu → tab Portofele Credite → Transferuri.

Creditele nu expiră. Lista completă a abonamentelor, prețurile pachetelor de credite și regulile de transfer între portofele sunt în Portofel de credite ContApp, care rămâne sursa de referință pentru tot ce ține de credite.

Dezactivarea conexiunii cu banca

Poți întrerupe conexiunea oricând. Mergi la Setări firmă → Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci — apoi deschide meniul ⋯ de pe rândul băncii, alege Deconectează banca și confirmă. Poți deconecta și din Încasări și plăți → Tranzacții bancare, cu butonul roșu Deconectează banca din bara de unelte.

Tranzacțiile deja preluate în contabilitate rămân acolo. Deconectarea oprește doar descărcările viitoare.

Erori frecvente

Banca mea nu apare în lista de conectare. Unele bănci dispar temporar din listă din motive tehnice. Importă tranzacțiile din fișier, cu Import tranzacții bancare din fișiere CSV / Excel, și încearcă din nou conectarea mai târziu.

Am apăsat Preia tranzacții și nu a apărut nimic. Uită-te în fereastra de progres sau la notificări (clopoțelul din antet): dacă preluarea a eșuat sau a expirat, aplicația îți spune acum ce s-a întâmplat. Dacă a reușit fără tranzacții noi, nu ai avut mișcări în perioada preluată. Dacă a eșuat, creditele s-au întors în portofel — verifică soldul ca să confirmi.

Operațiunea se oprește și îmi spune că nu am credite. Portofelul firmei are sub 20 de credite. Cumpără credite din magazin sau așteaptă reînnoirea abonamentului. Reține că se consumă creditele firmei active, deci verifică dacă ai firma potrivită selectată.

Soldul din jurnalul de bancă nu corespunde cu extrasul. Caută în ordinea asta: o tranzacție preluată de două ori, o tranzacție lipsă, sau un sold inițial neînregistrat. Cel din urmă este cel mai frecvent.

Am sincronizat conturile altei firme. Deconectează banca imediat și verifică ce tranzacții au fost deja preluate în contabilitate. Ele trebuie corectate manual — deconectarea singură nu le șterge.

Aceeași tranzacție apare de două ori în listă. Este o inconsistență de la bancă, nu o eroare a ta. Asociază una singură și marchează-o pe cealaltă ca importată manual (meniul ⋯ al rândului).

Văd mesajul „Conexiunea cu banca a expirat. Te rugăm să reconectezi banca.” Legătura dintre ContApp și bancă a expirat, așa că tranzacțiile noi nu se mai pot prelua. Mergi la Setări firmă → Case și bănci, deschide meniul ⋯ de pe rândul contului, apasă Conectează banca și confirmă din nou în aplicația băncii, ca la prima conectare. Tranzacțiile deja preluate rămân în contabilitate.

Articole conexe

• Portofel de credite ContApp — cum funcționează portofelele, ce operațiuni consumă credite și cum cumperi credite noi.
• Import tranzacții bancare din fișiere CSV / Excel — alternativa gratuită, dacă banca ta nu se poate conecta direct.
• Jurnal de casă/bancă — locul în care verifici că soldul din ContApp corespunde extrasului.
• Case și bănci — cum se adaugă și se configurează conturile bancare ale firmei.
• Conectare cu Banca Transilvania — pașii exacți pentru BT, inclusiv confirmarea în BT GO.
• Conectarea ContApp cu BRD — pașii exacți pentru BRD, inclusiv confirmarea acordului PSD2.

Vezi și: Noua interfață ContApp, Conectare cu Salt Bank.