Când suma din extras este mai mică decât factura

Lucrezi prin Airbnb, Booking, Bolt, Uber, Etsy, Stripe, Netopia sau printr-un link de plată, iar în cont intră mai puțin decât ai facturat. Diferența este comisionul reținut de intermediar. Dacă asociați încasarea cu suma din extras, factura rămâne marcată „încasată parțial", deși clientul a plătit integral.

Mai jos aveți procedura completă: cum închideți factura, ce faceți când platforma emite factură de comision și ce faceți când nu emite, ce se întâmplă la o decontare care acoperă mai multe facturi și cum lucrați cu valuta.

---

1. Factura rămâne „încasată parțial" — cum o închideți integral

Aceasta este situația care blochează cel mai des. Soluția nu este să corectați încasarea, ci să nu completați niciodată valoarea din extras în câmpul de încasare.

1. Accesați Încasări și plăți / Încasări și apăsați Adaugă. Puteți folosi și butonul Adăugare rapidă din meniul superior, de oriunde din ContApp.
2. Opțiunea implicită este Încasări clienți — o lăsați așa.
3. Selectați Clientul și Banca. După selectarea clientului apar facturile lui neîncasate.
4. Pe factura respectivă bifați „încasează integral". Nu completați câmpul Valoarea încasată cu suma din extras — acolo se naște factura rămasă deschisă.
5. La Document încasare alegeți Extras, iar la Nr. document completați luna extrasului: 2 pentru februarie, 3 pentru martie. Dacă puteți identifica operațiunea în extras, treceți numărul operațiunii.
6. Completați Data încasării cu data din extras și apăsați Adaugă încasare.
7. Înregistrați apoi comisionul, în aceeași zi — vedeți secțiunile 2 și 3, în funcție de faptul că aveți sau nu factură pentru el.

---

2. Când platforma emite factură de comision

Este cazul obișnuit la Airbnb, Booking, Bolt, Uber, Etsy și Stripe: platforma reține comisionul din decontare și emite pentru el o factură, de regulă lunară.

Pașii în ContApp

1. Facturile de vânzare — la Venituri / Facturi vânzări, la valoarea lor integrală.
2. Factura de comision — la Cheltuieli / Facturi furnizori. Dacă platforma este stabilită în alt stat membru, înregistrați factura pe CIF-ul intracomunitar. Dacă a venit prin e-Factura, ContApp o descarcă automat din SPV și o preluați în lista de facturi.
3. Încasarea, la data din extras, cu bifa „încasează integral" — pașii din secțiunea 1.
4. Plata comisionului, la aceeași dată — Încasări și plăți / Plăți, opțiunea implicită Plăți furnizori, plată integrală pe factura de comision.

Exemplu

În februarie ați emis 5 facturi prin platformă, în total 2.000 lei. Platforma a reținut un comision de 200 lei, pentru care a emis factură. Decontarea a avut loc pe 28 februarie, când în cont au intrat 1.800 lei.

• Facturi vânzări: 5 facturi, 2.000 lei;
• Facturi furnizori: factura de comision, 200 lei;
• 28 februarie, Încasări clienți: 2.000 lei, fiecare factură bifată „încasează integral";
• 28 februarie, Plăți furnizori: 200 lei, plata facturii de comision;
• Sold bancă la 28 februarie: 1.800 lei — egal cu soldul din extras.

Toate facturile au sold zero, cheltuiala de 200 lei este înregistrată, iar Registrul-jurnal de încasări și plăți conține ambele operațiuni.

---

3. Când nu primiți factură de comision

Unele procesatoare și unele bănci rețin comisionul din încasare fără să emită factură. Cazul tipic este un link de plată: clientul plătește 2.000 lei, în cont intră 1.800, iar comisionul apare pe extras doar ca diferență.

Fără factură de la prestator nu aveți ce plăti la Plăți furnizori. Procedura este:

1. Încasarea, la valoarea integrală a facturii — pașii din secțiunea 1;
2. Comisionul — Încasări și plăți / Plăți, apăsați butonul Plăți diverse, alegeți categoria fiscală de cheltuieli deductibile și scrieți o explicație clară: „Comision procesare plăți, decontare 28.02.2026".

Documentul justificativ este contractul de prestări servicii, în care trebuie specificată partea care suportă comisionul de transfer al banilor: furnizorul (adică dumneavoastră) sau clientul dumneavoastră. Peste el păstrați raportul de decontare din panoul procesatorului — cel care arată suma procesată, comisionul, totalul virat, IBAN-ul și data. Este singurul document care explică de ce în extras apare o singură sumă.

---

4. Comisioane bancare de transfer și de schimb valutar

Se confundă des cu situația de mai sus, deși este cu totul altceva: aici nu se reține nimic dintr-o încasare a dumneavoastră. Banca taxează separat operațiunile — comision lunar de administrare, comision de transfer, comision de plată a unei facturi, comision de schimb valutar. Pe extras apar ca operațiuni distincte.

Consecința practică: facturile de vânzare nu sunt afectate în niciun fel. Se încasează la valoarea lor, iar comisionul bancar se înregistrează la Plăți diverse, pe categoria fiscală de cheltuieli deductibile, cu extrasul ca document justificativ.

La un schimb valutar între două conturi ale dumneavoastră, transferul merge pe categoria fiscală de transferuri, iar comisionul băncii se înregistrează separat, ca cheltuială deductibilă. Pașii detaliați sunt în articolul Exemple de încasări și plăți.

---

5. Când o singură decontare acoperă mai multe facturi

Este situația normală la un magazin online: un singur virament zilnic pentru toate comenzile zilei.

• Facturi ale aceluiași client — le selectați pe toate într-o singură încasare și bifați „încasează integral" pe fiecare.
• Facturi către clienți diferiți — o încasare este întotdeauna legată de un singur client, deci înregistrați câte o încasare pentru fiecare client, toate cu aceeași dată și același număr de document (luna extrasului).
• Comisionul — o singură înregistrare, pentru tot lotul decontat. Nu se împarte pe facturi.

Dacă folosiți importul tranzacțiilor bancare, porniți din Încasări și plăți / Tranzacții bancare și apăsați Preia în contabilitate pe linia de decontare. Împerecherea automată nu va stinge factura, pentru că suma creditată este mai mică decât valoarea facturată — de aceea repartizați manual: încasare la valoarea integrală a facturilor, plus comisionul ca operațiune separată.

---

6. Comision reținut în valută

Mecanismul este identic: încasați factura integral, în valută, și înregistrați comisionul ca operațiune separată, în aceeași valută. La o factură de 100 euro cu 5 euro comision, înregistrați o încasare de 100 euro și o plată de 5 euro — în cont au intrat 95. Conversia în lei o face ContApp, la cursul valabil pentru data operațiunii, și completează explicația cu suma în valută și cursul.

---

7. Verificarea finală

Două verificări, de făcut după fiecare decontare:

1. Soldul băncii din ContApp la data respectivă trebuie să fie egal cu soldul din extras. Dacă nu este, una dintre cele două operațiuni lipsește.
2. Facturile nu mai trebuie să apară cu sold în lista de facturi. O factură rămasă „încasată parțial" înseamnă că încasarea s-a făcut la suma din extras, nu la valoarea facturii.

---

8. Partea de taxe: TVA, D301, D390 și reținerea la sursă

Dacă platforma este stabilită în alt stat membru, factura de comision este o achiziție intracomunitară de servicii: aveți nevoie de cod special de TVA de la prima factură, depuneți Declarația 301 și Declarația 390 până pe 25 a lunii următoare și datorați efectiv TVA prin taxare inversă. Pentru o platformă din afara Uniunii se depune numai Declarația 301. La platformele nerezidente poate apărea și obligația de reținere la sursă pe comision, declarată în D100.

Regulile, cotele, exemplele și greșelile frecvente sunt explicate în articolul de pe blog: Comision reținut din încasare: cum înregistrezi factura.

---

Articole conexe

• Încasări clienți
• Plăți diverse
• Exemple de încasări și plăți
• Importul tranzacțiilor bancare în contabilitate
• Reglare sold clienți și furnizori
• Categorii fiscale — tipuri de venituri și cheltuieli
• Lucrul cu valute