Reglare sold clienți și furnizori. Reglare facturi stornate.

Reglarea și închiderea soldurilor la facturile stornate

Când o factură este anulată total sau parțial, apare o factură cu valori pe minus (factură storno). Pentru ca evidența să fie corectă, soldul facturii storno trebuie „împerecheat" cu soldul facturii inițiale — altfel ambele rămân deschise în lista de facturi, iar soldul clientului sau al furnizorului nu mai reflectă realitatea.

Acest articol vă arată cum reglați și închideți aceste solduri în ContApp, în funcție de situația dumneavoastră fiscală.

Cum funcționează reglarea soldurilor în ContApp

Înainte de instrucțiunile pe categorii, câteva reguli generale valabile pentru toată lumea:

Facturile pe minus se asociază manual cu facturile cu sold pozitiv. Selectați din lista de facturi factura cu sold pe minus, apoi din meniul Acțiuni alegeți „Reglează sold" și selectați factura care acoperă soldul facturii negative. Asocierea poate fi totală sau parțială.

Doar facturile cu sold pot fi asociate. O factură complet încasată sau complet plătită nu mai are sold, deci nu va apărea în fereastra de reglare. Dacă banii au circulat, urmați pașii din secțiunile de mai jos pentru restituire.

Asocierea nu generează încasări sau plăți. Reglarea soldului corectează doar soldul facturilor — în registrele de încasări și plăți nu apare nicio operațiune nouă.

Nu mai ștergeți încasările sau plățile inițiale. Procedura veche (ștergerea încasării și reînregistrarea pe categoria „Transferuri") nu se mai aplică. Încasarea sau plata inițială rămâne așa cum a fost înregistrată, iar restituirea banilor se înregistrează separat, la data din extrasul de cont.

1. Instrucțiuni pentru neplătitori de TVA

Dacă firma sau PFA-ul dumneavoastră nu este plătitoare de TVA, reglarea este simplă: contează doar soldul facturilor și corectitudinea veniturilor sau cheltuielilor înregistrate.

Situația A: factura stornată nu a fost încasată / plătită

Nu au circulat bani, deci singurul lucru de făcut este închiderea soldurilor:

1. Selectați din lista de facturi factura cu sold pe minus;
2. Din Acțiuni alegeți „Reglează sold";
3. Selectați factura inițială, care acoperă soldul facturii negative.

Ambele facturi rămân cu sold zero. Veniturile (sau cheltuielile) se corectează de la sine: factura pe plus și cea pe minus se anulează reciproc, iar cum nu s-a încasat nimic, nu există impact fiscal.

Situația B: factura a fost încasată / plătită, iar banii au fost restituiți

Aici factura inițială este deja închisă prin încasare sau plată, deci nu apare la reglare. Factura storno se închide prin înregistrarea restituirii:

1. Lăsați neatinsă încasarea sau plata inițială;
2. Înregistrați restituirea banilor pe factura storno, cu data din extrasul de cont:
   • pentru o vânzare anulată — restituirea sumei către client se înregistrează ca încasare cu semnul minus, pe categoria de venit inițială;
   • pentru o achiziție anulată — suma primită înapoi de la furnizor se înregistrează ca plată cu semnul minus, pe categoria de cheltuială inițială.

De ce așa? Pentru că astfel venitul (sau cheltuiala) se diminuează exact în perioada în care s-au restituit banii, Registrul de evidență fiscală rămâne corect, iar soldul din contabilitate corespunde cu soldul din extrasul de cont. Regula este aceeași indiferent dacă anul fiscal a fost sau nu închis — nu mai este nevoie să ștergeți operațiuni din urmă.

Stornare parțială — exemplu

Ați comandat cărți de 1.200 lei, dar o parte (200 lei) nu era pe stoc și primiți o factură storno de −200 lei.

• Dacă nu ați plătit încă: la înregistrarea plății selectați ambele facturi (pe plus și pe minus) și înregistrați plata - diferența de 1.000 lei. Soldurile se închid împreună.
• Dacă ați plătit deja 1.200 lei: plata rămâne cum este, iar când furnizorul vă restituie cei 200 lei, înregistrați suma pe factura storno ca plată cu semnul minus, la data din extras.

2. Instrucțiuni pentru plătitori de TVA

La plătitorii de TVA, pe lângă soldul facturilor, contează și momentul în care TVA-ul de pe factura storno ajunge în decont. Acest moment diferă după regimul de TVA al facturii inițiale.

2.1 Facturi cu TVA normal (regim standard)

La TVA normal, taxa este exigibilă la data facturii, indiferent de încasare sau plată. Prin urmare:

• Factura storno intră în jurnal și în decontul de TVA în luna emiterii ei, cu minus, pe același rând din decont ca factura inițială. Nu trebuie să faceți nimic special pentru asta — ContApp o preia automat.
• Reglarea soldului rămâne de făcut, dar are efect doar asupra soldului facturilor, nu și asupra jurnalului sau declarațiilor:
  • factura inițială neîncasată/neplătită → asociați cele două facturi din Acțiuni → „Reglează sold";
  • factura inițială încasată/plătită, cu bani restituiți → păstrați încasarea/plata inițială și înregistrați restituirea pe factura storno, la data din extras.

2.2 Facturi cu TVA la încasare

La TVA la încasare, taxa devine exigibilă abia la încasare. De aceea, o factură storno cu TVA la încasare are nevoie de un „eveniment" care să lămurească soarta TVA-ului: fie o restituire de bani, fie asocierea cu factura inițială.

Situația A: factura inițială a fost încasată, banii se restituie

TVA-ul de pe factura inițială a devenit exigibil la încasare și a fost deja declarat. TVA-ul de pe factura storno devine exigibil la data la care înregistrați restituirea sumei:

1. Păstrați încasarea inițială neatinsă;
2. Înregistrați restituirea banilor pe factura storno, cu data din extrasul de cont;
3. ContApp va prelua storno-ul în jurnalul de vânzări și în decontul lunii restituirii, cu minus — TVA-ul declarat anterior se recuperează prin decont.

Situația B: factura inițială NU a fost încasată

TVA-ul de pe ambele facturi este neexigibil — nu a fost declarat și nici nu trebuie plătit. Închiderea se face prin asociere:

1. Selectați factura storno și, din Acțiuni, alegeți „Reglează sold";
2. Selectați factura inițială.

La asociere, ContApp trece ambele facturi prin jurnalul lunii în care a fost emisă factura storno: factura inițială cu plus și storno-ul cu minus. Rezultatul în decont este zero — nu plătiți și nu recuperați niciun leu de TVA, iar ambele facturi ies definitiv din evidența de TVA neexigibilă. Asocierea este cea care „stinge" TVA-ul neexigibil, de aceea este obligatorie.

Stornare parțială. Aceleași reguli se aplică proporțional: dacă factura inițială a fost încasată parțial, partea încasată se reglează prin restituire (situația A), iar partea neîncasată prin asociere (situația B).

Atenție la închiderea lunii. Dacă la închiderea perioadei de TVA există facturi storno cu TVA la încasare neasociate, ContApp vă va afișa o notificare: pentru a putea închide luna, fie asociați facturile negative cu facturile pozitive corespunzătoare, fie anulați regimul de TVA la încasare al facturii negative, pentru ca aceasta să devină exigibilă în perioada curentă de raportare. Fără acest pas, jurnalul de vânzări ar reporta la nesfârșit un sold negativ de TVA neexigibilă, iar decontul nu ar reflecta corect situația.