Reglare sold clienți și furnizori. Reglare facturi stornate.

Când o factură este anulată total sau parțial, apare o factură cu valori pe minus (factură storno). Pentru ca evidența să fie corectă, soldul facturii storno trebuie „împerecheat" cu soldul facturii inițiale — altfel ambele rămân deschise în lista de facturi, iar soldul clientului sau al furnizorului nu mai reflectă realitatea.

Articolul îți arată cum reglezi și închizi aceste solduri în ContApp, în funcție de situația ta fiscală.

Unde găsești: Vânzări → Facturare → Facturi vânzări sau Achiziții → Facturi achiziții → Facturi achiziții, meniul ⋯ al facturii storno → Reglează sold.

Cum funcționează reglarea soldurilor în ContApp

Înainte de instrucțiunile pe categorii, câteva reguli generale valabile pentru toată lumea:

Facturile pe minus se asociază manual cu facturile cu sold pozitiv. În lista de facturi (Facturi vânzări sau Facturi achiziții), deschizi meniul ⋯ de pe rândul facturii storno și alegi Reglează sold. În fereastră selectezi factura care acoperă soldul facturii negative; totalul asociat îl vezi în subsolul ferestrei. Reglează sold este disponibil și din meniul de acțiuni al barei de jos, când ai factura storno deschisă. Asocierea poate fi totală sau parțială.

Reglează sold apare doar pe facturile storno (cu total negativ). Pe celelalte facturi acțiunea apare în meniu, dar este inactivă. În fereastra de reglare vezi doar facturile care mai au sold: o factură complet încasată sau complet plătită nu mai are sold, deci nu apare acolo. Dacă banii au circulat, urmează pașii din secțiunile de mai jos pentru restituire.

Asocierea nu generează încasări sau plăți. Reglarea soldului corectează doar soldul facturilor — în registrele de încasări și plăți nu apare nicio operațiune nouă.

Nu mai șterge încasările sau plățile inițiale. Procedura veche (ștergerea încasării și reînregistrarea pe categoria „Transferuri”) nu se mai aplică. Încasarea sau plata inițială rămâne așa cum a fost înregistrată, iar restituirea banilor se înregistrează separat, la data din extrasul de cont.

1. Instrucțiuni pentru neplătitori de TVA

Dacă firma sau PFA-ul tău nu este plătitor de TVA, reglarea este simplă: contează doar soldul facturilor și corectitudinea veniturilor sau cheltuielilor înregistrate.

Situația A: factura stornată nu a fost încasată / plătită

Nu au circulat bani, deci singurul lucru de făcut este închiderea soldurilor:

1. Selectează din lista de facturi factura cu sold pe minus;
2. Din meniul ⋯ de pe rând alege Reglează sold;
3. Selectează factura inițială, care acoperă soldul facturii negative.

Ambele facturi rămân cu sold zero. Veniturile (sau cheltuielile) se corectează de la sine: factura pe plus și cea pe minus se anulează reciproc, iar cum nu s-a încasat nimic, nu există impact fiscal.

Situația B: factura a fost încasată / plătită, iar banii au fost restituiți

Aici factura inițială este deja închisă prin încasare sau plată, deci nu apare la reglare. Factura storno se închide prin înregistrarea restituirii:

1. Lasă neatinsă încasarea sau plata inițială;
2. Înregistrează restituirea banilor pe factura storno, cu data din extrasul de cont:
   • pentru o vânzare anulată — restituirea sumei către client se înregistrează ca încasare cu semnul minus, pe categoria de venit inițială;
   • pentru o achiziție anulată — suma primită înapoi de la furnizor se înregistrează ca plată cu semnul minus, pe categoria de cheltuială inițială.

De ce așa? Pentru că astfel venitul (sau cheltuiala) se diminuează exact în perioada în care s-au restituit banii, Registrul de evidență fiscală rămâne corect, iar soldul din contabilitate corespunde cu soldul din extrasul de cont. Regula este aceeași indiferent dacă anul fiscal a fost sau nu închis — nu mai e nevoie să ștergi operațiuni din urmă.

Stornare parțială — exemplu

Ai comandat cărți de 1.200 lei, dar o parte (200 lei) nu era pe stoc și primești o factură storno de −200 lei.

• Dacă nu ai plătit încă: la înregistrarea plății selectezi ambele facturi (pe plus și pe minus) și înregistrezi plata — diferența de 1.000 lei. Soldurile se închid împreună.
• Dacă ai plătit deja 1.200 lei: plata rămâne cum este, iar când furnizorul îți restituie cei 200 lei, înregistrezi suma pe factura storno ca plată cu semnul minus, la data din extras.

2. Instrucțiuni pentru plătitori de TVA

La plătitorii de TVA, pe lângă soldul facturilor, contează și momentul în care TVA-ul de pe factura storno ajunge în decont. Acest moment diferă după regimul de TVA al facturii inițiale.

2.1 Facturi cu TVA normal (regim standard)

La TVA normal, taxa este exigibilă la data facturii, indiferent de încasare sau plată. Prin urmare:

• Factura storno intră în jurnal și în decontul de TVA în luna emiterii ei, cu minus, pe același rând din decont ca factura inițială. Nu trebuie să faci nimic special pentru asta — ContApp o preia automat.
• Reglarea soldului rămâne de făcut, dar are efect doar asupra soldului facturilor, nu și asupra jurnalului sau declarațiilor:
  • factura inițială neîncasată/neplătită → asociezi cele două facturi din meniul ⋯ al facturii storno → Reglează sold;
  • factura inițială încasată/plătită, cu bani restituiți → păstrezi încasarea/plata inițială și înregistrezi restituirea pe factura storno, la data din extras.

2.2 Facturi cu TVA la încasare

La TVA la încasare, taxa devine exigibilă abia la încasare. De aceea, o factură storno cu TVA la încasare trebuie fie legată de factura inițială (Reglează sold), fie închisă printr-o restituire de bani — altfel TVA-ul ei rămâne în așteptare.

Situația A: factura inițială a fost încasată, banii se restituie

TVA-ul de pe factura inițială a devenit exigibil la încasare și a fost deja declarat. TVA-ul de pe factura storno devine exigibil la data la care înregistrezi restituirea sumei:

1. Păstrează încasarea inițială neatinsă;
2. Înregistrează restituirea banilor pe factura storno, cu data din extrasul de cont;
3. ContApp preia storno-ul în jurnalul de vânzări și în decontul lunii restituirii, cu minus — TVA-ul declarat anterior se recuperează prin decont.

Situația B: factura inițială NU a fost încasată

TVA-ul de pe ambele facturi este neexigibil (TVA neexigibil — TVA care nu trebuie încă declarat, pentru că factura nu a fost încasată): nu a fost declarat și nici nu trebuie plătit. Închiderea se face prin asociere:

1. Pe rândul facturii storno deschide meniul ⋯ și alege Reglează sold;
2. Selectează factura inițială.

La asociere, ContApp trece ambele facturi prin jurnalul lunii în care a fost emisă factura storno: factura inițială cu plus și storno-ul cu minus. Rezultatul în decont este zero — nu plătești și nu recuperezi niciun leu de TVA, iar ambele facturi ies definitiv din evidența de TVA neexigibil. Asocierea este cea care închide TVA-ul neexigibil, de aceea este obligatorie.

Stornare parțială. Aceleași reguli se aplică proporțional: dacă factura inițială a fost încasată parțial, partea încasată se reglează prin restituire (situația A), iar partea neîncasată prin asociere (situația B).

Atenție la închiderea lunii. Dacă la închiderea perioadei de TVA există facturi storno cu TVA la încasare neasociate, ContApp îți afișează o notificare: ca să poți închide luna, fie asociezi facturile negative cu facturile pozitive corespunzătoare, fie anulezi regimul de TVA la încasare al facturii negative, ca să devină exigibilă în perioada curentă de raportare. Fără acest pas, jurnalul de vânzări ar reporta la nesfârșit un sold negativ de TVA neexigibil, iar decontul nu ar reflecta corect situația.

Articole conexe

• Încasări clienți — cum înregistrezi încasarea, inclusiv restituirea cu minus.
• Plăți furnizori — plata și suma primită înapoi de la furnizor.
• Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi. — cum emiți factura storno.
• Factura storno. Corectarea erorilor din e-factura trimisă în SPV — când factura a fost deja transmisă în e-Factura.

Vezi și: Noua interfață ContApp.