Exemple de încasări și plăți

Înregistrarea încasărilor și plăților cu chitanță (cu numerar)

Incasarea cu chitanță - documentul se foloseste numai pentru operatiunile in numerar. Va apare in lista de documente dupa ce se selecteaza CASA in loc de banca. Vezi detalii complete aici.

Plata cu chitanta - documentul apare in lista de documente dupa ce se selcteaza CASA in loc de banca.

Înregistrarea încasărilor și plăților prin bancă

Pentru a înregistra o încasare/plată prin bancă, la "document de încasare" se alege extras si la "număr document" completați cu luna extrasului: 2 pentru februarie, 3 pentru martie etc. Dacă aveți posibilitate sa identificați operațiunea in detaliu pe extras copiați numărul operațiunii si completați la numărul documentului. Daca aveți ordin de plata selectați ordin de plata la "document încasare" si completați cu numărul ordinului de plata.

Înregistrarea achizițiilor în ContApp

În cazul în care avem factură și document de plată, vom înregistra factura la Facturi furnizori și plata la Plăți furnizori;
În cazul în care avem doar documentul de plată, fără factură, înregistrăm achiziția la plăți diverse;

Atenție! Documentele de încasări/plăți vor apărea în listă în funcție de tipul operațiunii:

operațiuni cu numerar, se alege CASA, și va apărea lista de documente aferente plaților/încasărilor în numerar;
operatiuni cu card/ordine de plata se alege mai BANCA si va apare lista de documente aferente plaților/încasărilor; extrasul bancar este cel mai folosit;

Înregistrarea TVA de pe documentele de achiziții

Valoarea TVA de pe facturile de achiziții se înregistrează în contabilitate astfel:

Persoanele înregistrare în scopuri de TVA, înregistrează TVA separat de valoarea achiziției, în coloana dedicată de pe factură;
Persoanele ne-înregistrate în scopuri de TVA, înregistrează în contabilitate valoarea achizițiilor cu TVA inclus.

Important! Pentru plătitorii de TVA, în Registrul jurnal de încasări și plați (RJIP) se înregistrează sumele care includ TVA, iar în Registrul de evidență fiscală (REF) se vor înscrie sume fără TVA. Verifică aici dacă ești plătitor de TVA.

Aportul în numerar sau în bancă.

În cazul contabilității în partidă simplă soldurile de la finalul anului nu se preiau la începutul fiecărui an. Prin urmare, trebuie să aveți o încasare înainte de a face o plată, pentru că jurnalele nu pot avea sold negativ.

Soldul inițial poate reprezenta o încasare de la un client. Dacă nu aveti încasări și trebuie sa faceți plăți, atunci constituiți un aport în numerar (sau în bancâ) cu data anterioară documentului de plată.

În ContApp aportul titularului se înregistrează la încasări diverse pe categoria fiscală de Încasări din transferuri și aporturi.
Restituirea aportului se realizează după primele încasări din contabilitate, pe categoria fiscală Plăți din transferuri și restituiri de aporturi.

Soldul inițial la RJIP și la Casă sau Bancă

În cazul contabilității în partidă simplă soldurile de la finalul anului nu se preiau la începutul fiecărui an in jurnale.

In cazul in care doriți sa preluați soldul de la 31 decembrie, a extrasului de bancă sau a registrului de casă, atunci se înregistrează soldul la încasări diverse pe categoria fiscală de "Încasări din transferuri și aporturi".

Introducerea încasărilor conform raportului Z

încasările în numerar și substituite de numerar, se introduc la încasări diverse pe casa definită;
vânzările realizate cu cardul se introduc la data extrasului la banca definită;

Plătitorii de TVA trebuie sa înregistreze livrări cu TVA la Facturi vânzări.

Se creează un client cu numele "Clienți casa de marcat" cu adresa de înregistrare a casei de marcat, și pe acest client se înregistrează livrările de bunuri si servicii cu TVA. Plata acestor livrări se înregistrează la Plăți clienți.

Atenție! Dac in cursul unei zile se eliberează suna sau mai multe facturi anumiți clienți acestea se scad din totalul înregistrat mai sus, astfel totalul facturilor sa fie egal cu totalul raportului Z.

Retragerile și depunerile de numerar în casă și în bancă

Pentru a înregistra un transfer se creează un articol de cheltuieli pe categorie fiscală "Plăți din transferuri și restituiri de aporturi" și un articol la venituri pe categoria fiscală "Încasări din transferuri și aporturi".

Aceste încasări și plăți vor fi evidențiate în registrul Jurnal de Încasări și plăți dar nu vor fi înregistrate În Registrul de Evidență Fiscală.

Utilizarea venitului obținut

Utilizarea venitului obținut (transfer din contul PFA în contul personal) de către titularul PFA/Profesiei Liberale nu este cheltuială deductibilă și înregistrarea în RJIP este opțională, realizată cu același scop, pentru a obține soldul din bancă/casă.

Plățile realizate în interesul titularului (ex: achiziția de bilet la film și popcorn aferent) nu reprezintă cheltuieli deductibile și înregistrarea în RJIP este opțională, realizată cu același scop ca mai sus, pentru a obține soldul din bancă/casă.

Recomandăm ca plățile în interesul titularului să nu fie efectuate din contul dedicat activității deschis la bancă cu acest scop.

Introducerea bonurilor de combustibil deductibile 50%

Dacă avem factură sau bon fiscal cu CIF înscris, înregistrăm factura la Facturi furnizori și plata la plăți furnizori. Plătitorii de TVA trebuie să înregistreze factura/bonul fiscal (de combustibil) la Facturi furnizori pentru a deduce TVA-ul.
Când avem doar bonul fiscal cu CIF înscris și vrem să deducem TVA, înregistrăm bonul la facturi furnizori, și dacă am plătit cu numerar introducem același bon și la plata furnizorului. Dacă s-a plătit cu cardul, atunci documentul de plată este extrasul bancar.
Dacă avem doar bon fiscal emis de casa de marcat și nu deducem TVA, atunci înregistrăm bonul direct la plăți diverse.

Toate plățile se înregistrează pe categoria fiscală de "Cheltuieli cu autoturismul deductibile 50%"

Cheltuieli cu sediul profesional sau cu punctele de lucru

Dacă contractul de furnizare si facturile sunt emise pe numele activității, adică pe numele PFA, II, IF, Profesiei Liberale, deci pe factură este scris CUI/CIF-ul activității, atunci aceste cheltuieli se introduc integral pe cheltuieli deductibile. În caz că la același sediu mai funcționează și alte persoane, care deduc la rândul lor cheltuieli cu utilitățile, atunci facturați cota parte de cheltuieli ce revine acestora. Se procedează la fel și în cazul în care la sediul profesional/punctul de lucru locuiesc alte persoane fizice, de exemplu proprietarii imobilului.

În ContApp creați furnizorii, creați articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile. Facturile le introduceți la Facturi furnizori și le plătiți la Plăti furnizori.

Dacă contractul de furnizare și facturile sunt emise pe numele proprietarului imobilului, deci pe factură NU este scris CUI/CIF-ul activității, atunci se calculează procentul de cheltuieli ce revin activității și doar aceasta parte se se introduce integral pe cheltuieli deductibile. Plata către proprietar se justifica cu contractul de încheiere/comodat unde se specifica cota parte de cheltuieli (de exemplu, activitatea ocupa o camera de 20 mp dintr-un apartament care are 60 de mp, atunci cota parte de cheltuieli este de 33%). In plus, la dosar se adaugă copie după factura de utilități, și dovada plății: dispoziție de plata sau extras bancar, după caz.

În ContApp, nu mai este necesar să creați furnizorii, se creează articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile și mergeți direct la plăți diverse pentru înregistrare plăților efectuate pe categoria fiscală de „Cheltuieli integral deductibile”.

Achiziția de licențe

Cele mai multe achiziții de acest fel nu sunt licențe în sine, acestea sunt abonamente la actualizări, pentru că de regulă produsul este gratis și doar accesul la actualizări ale produsului este achiziționat, de regulă pe o perioadă de un an. În acest caz achiziția se înregistrează direct pe cheltuieli deductibile, nu pe active imobilizate și nici nu se amortizează.

Spre deosebire de achiziția de mai sus, o licența include toate actualizările viitoare pe perioada de suport al produsului de către furnizor. De exemplu o licență de Windows include actualizări pentru mulți ani de la data achiziției. Această licență se înregistrează pe amortizări necorporale și se amortizează pe o perioadă de 3 ani. În ContApp se creează automat planul de amortizare.

Comisioane reținute din încasări (de intermediari ca Airbnb, Booking, Bolt etc)

În acest caz, avem o factură emisă cu valoarea prestației, (ex: 1.000 lei) dar încasarea o avem pe extras la o valoare mai mică (950 lei), diferența reprezentând comisionul reținut de agenție (50 lei). În acest caz vom avea de înregistrat în aceeași zi:

o încasare de 1.000 lei - încasăm valoarea de pe factură;
o plată de 50 lei, valoarea comisionului reținut de agenție.

Astfel obținem soldul extrasului bancar și, totodată, închidem factura de venituri și factura de comision. Dacă nu avem factura de comision înregistrăm plata la plăți diverse. Dacă nu aveți document justificativ pentru comisionul reținut, acesta reprezintă o cheltuială nedeductibilă.

Cotizațiile profesionale obligatorii

Plățile reprezentând cotizațiile profesionale obligatorii de înregistrează la plăți diverse pe categoria "Contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionale".

Organizațiile profesionale nu eliberează facturi pentru aceste cheltuieli. Pentru înregistrarea în contabilitate este suficient documentul de plată - chitanță sau extras bancar.

Schimb valutar sau transferuri intre conturi cu valute diferite

Trebuie înregistrate doua bănci/conturi înregistrate in ContApp. Una in valuta si una in lei.

In banca in valuta aveți o plata diversa cu suma in valuta pe categoria de transferuri.

In banca in lei:

aveți o încasare, cu suma lei la cursul BNR, pe categoria de transferuri;
si o plata reprezentând comisionul băncii pe categoria de cheltuieli deductibile;