Exemple de încasări și plăți

Înregistrarea încasărilor și plăților cu chitanță (cu numerar)

Încasarea cu chitanță - documentul se folosește numai pentru operațiunile în numerar. Va apărea în lista de documente după ce se selectează CASA în loc de bancă. Vezi detalii complete aici.

Plata cu chitanță - documentul apare în lista de documente după ce se selectează CASA în loc de bancă.

Înregistrarea încasărilor și plăților prin bancă

Pentru a înregistra o încasare/plată prin bancă, la "document de încasare" se alege extras și la "număr document" completați cu luna extrasului: 2 pentru februarie, 3 pentru martie etc. Dacă aveți posibilitate să identificați operațiunea în detaliu pe extras copiați numărul operațiunii și completați la numărul documentului. Dacă aveți ordin de plată selectați ordin de plată la "document încasare" și completați cu numărul ordinului de plată. 

Înregistrarea achizițiilor în ContApp

• În cazul în care avem factură și document de plată, vom înregistra factura la Facturi furnizori și plata la Plăți furnizori;
• În cazul în care avem doar documentul de plată, fără factură, înregistrăm achiziția la plăți diverse;

Atenție! Documentele de încasări/plăți vor apărea în listă în funcție de tipul operațiunii: 

• operațiuni cu numerar, se alege CASA, și va apărea lista de documente aferente plăților/încasărilor în numerar;
• operațiuni cu card/ordine de plată se alege mai întâi BANCA și va apărea lista de documente aferente plăților/încasărilor; extrasul bancar este cel mai folosit;

Înregistrarea TVA de pe documentele de achiziții

Valoarea TVA de pe facturile de achiziții se înregistrează în contabilitate astfel:

• Persoanele înregistrare în scopuri de TVA, înregistrează TVA separat de valoarea achiziției, în coloana dedicată de pe factură;
• Persoanele ne-înregistrate în scopuri de TVA, înregistrează în contabilitate valoarea achizițiilor cu TVA inclus.

Important! Pentru plătitorii de TVA, în Registrul jurnal de încasări și plați (RJIP) se înregistrează sumele care includ TVA, iar în Registrul de evidență fiscală (REF) se vor înscrie sume fără TVA. Verifică aici dacă ești plătitor de TVA.

Aportul în numerar sau în bancă. 

În cazul contabilității în partidă simplă soldurile de la finalul anului nu se preiau la începutul fiecărui an. Prin urmare, trebuie să aveți o încasare înainte de a face o plată, pentru că jurnalele nu pot avea sold negativ.

Soldul inițial poate reprezenta o încasare de la un client. Dacă nu aveți încasări  și trebuie să faceți plăți, atunci constituiți un aport în numerar (sau în bancă) cu data anterioară documentului de plată.

• În ContApp aportul titularului se înregistrează la încasări diverse pe categoria fiscală de Încasări din transferuri și aporturi.
• Restituirea aportului se realizează după primele încasări din contabilitate, pe categoria fiscală Plăți din transferuri și restituiri de aporturi.

Soldul inițial la RJIP și la Casă sau Bancă

În cazul contabilității în partidă simplă soldurile de la finalul anului nu se preiau la începutul fiecărui an in jurnale.

In cazul in care doriți sa preluați soldul de la 31 decembrie, a extrasului de bancă sau a registrului de casă, atunci se înregistrează soldul la încasări diverse pe categoria fiscală de "Încasări din transferuri și aporturi".

Introducerea încasărilor conform raportului Z

• încasările în numerar și substituite de numerar, se introduc la încasări diverse pe casa definită;
• vânzările realizate cu cardul se introduc la data extrasului la banca definită;

Plătitorii de TVA trebuie sa înregistreze livrări cu TVA la Facturi vânzări.

Se creează un client cu numele "Clienți casa de marcat" cu adresa de înregistrare a casei de marcat, și pe acest client se înregistrează livrările de bunuri și servicii cu TVA. Plata acestor livrări se înregistrează la Plăți clienți.

Atenție! Dacă in cursul unei zile se eliberează suna sau mai multe facturi  anumiți clienți acestea se scad din totalul înregistrat mai sus, astfel totalul facturilor să fie egal cu totalul raportului Z.

Retragerile și depunerile de numerar în casă și în bancă

Pentru a înregistra un transfer se creează un articol de cheltuieli pe categorie fiscală "Plăți din transferuri și restituiri de aporturi" și un articol la venituri pe categoria fiscală "Încasări din transferuri și aporturi".

Aceste încasări și plăți vor fi evidențiate în registrul Jurnal de Încasări și plăți dar nu vor fi înregistrate În Registrul de Evidență Fiscală.

Utilizarea venitului obținut

Utilizarea venitului obținut (transfer din contul PFA în contul personal) de către titularul PFA/Profesiei Liberale nu este cheltuială deductibilă.

În ContApp aceste plăți se înregistrează la plăți diverse, pe categoria fiscală de transferuri, cf extrasului bancar.

Plățile realizate în interesul titularului reprezintă utilizare de venit net (ex: achiziția de bilet la film și popcorn aferent) nu reprezintă cheltuieli deductibile. Se înregistrează ca si utilizare de venit net. 

Recomandăm ca plățile în interesul titularului să nu fie efectuate din contul dedicat activității economice.

Introducerea bonurilor de combustibil deductibile 50%

• Dacă avem factură sau bon fiscal cu CIF înscris, înregistrăm factura la Facturi furnizori și plata la plăți furnizori. Plătitorii de TVA trebuie să înregistreze factura/bonul fiscal (de combustibil) la Facturi furnizori pentru a deduce TVA-ul. 
• Când avem doar bonul fiscal cu CIF înscris și vrem să deducem TVA, înregistrăm bonul la facturi furnizori, și dacă am plătit cu numerar introducem același bon și la plata furnizorului. Dacă s-a plătit cu cardul, atunci documentul de plată este extrasul bancar.
• Dacă avem doar bon fiscal emis de casa de marcat și nu deducem TVA, atunci înregistrăm bonul direct la plăți diverse.

Toate plățile se înregistrează pe categoria fiscală de "Cheltuieli cu autoturismul deductibile 50%"

Cheltuieli cu sediul profesional sau cu punctele de lucru

Dacă contractul de furnizare și facturile sunt emise pe numele activității, adică pe numele PFA, II, IF, Profesiei Liberale, deci pe factură este scris CUI/CIF-ul activității, atunci aceste cheltuieli se introduc integral pe cheltuieli deductibile. În caz că la același sediu mai funcționează și alte persoane, care deduc la rândul lor cheltuieli cu utilitățile, atunci facturați cota parte de cheltuieli ce revine acestora. Se procedează la fel și în cazul în care la sediul profesional/punctul de lucru locuiesc alte persoane fizice, de exemplu proprietarii imobilului.

În ContApp creați furnizorii, creați articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile. Facturile le introduceți la Facturi furnizori și le plătiți la Plăti furnizori. 

În ContApp, nu mai este necesar să creați furnizorii, se creează articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile și mergeți direct la plăți diverse pentru înregistrare plăților efectuate pe categoria fiscală de „Cheltuieli integral deductibile”.

Achiziția de licențe

Cele mai multe achiziții de acest fel nu sunt licențe în sine, acestea sunt abonamente la actualizări, pentru că de regulă produsul este gratis și doar accesul la actualizări ale produsului este achiziționat, de regulă pe o perioadă de un an. În acest caz achiziția se înregistrează direct pe cheltuieli deductibile, nu pe active imobilizate și nici nu se amortizează. 

Spre deosebire de achiziția de mai sus, o licența include toate actualizările viitoare pe perioada de suport al produsului de către furnizor. De exemplu o licență de Windows include actualizări pentru mulți ani de la data achiziției. Această licență se înregistrează pe amortizări necorporale și se amortizează pe o perioadă de 3 ani. În ContApp se creează automat planul de amortizare.

Comisioane reținute din încasări (de intermediari ca Airbnb, Booking, Bolt etc)

Ca exemplu, avem o factură emisă cu valoarea prestației, (ex: 1.000 lei) dar încasarea o avem pe extras la o valoare mai mică (950 lei), diferența reprezentând comisionul reținut și facturat de agenție (50 lei).

În acest caz vom avea următoarele înregistrări în contabilitate:

1. Facturi
   1. Emitem factura clientului in valoare de 1.000 lei;
   2. Înregistrăm in contabilitate factura cu comisionul reținut de agenție;
2. Încasare și plată
   1. o încasare de 1.000 lei -  încasăm valoarea de pe factura emisă clientului;
   2. o plată de 50 lei, reprezentând valoarea comisionului facturat și reținut de agenție;

Astfel obținem soldul extrasului bancar și, totodată, închidem factura de venituri și factura de comision. Dacă nu avem factura de comision înregistrăm plata la plăți diverse. Dacă nu aveți document justificativ pentru comisionul reținut, acesta reprezintă o cheltuială nedeductibilă.

La fel se procedează si pe partea de plăti, daca este cazul.

Cotizațiile profesionale obligatorii

Plățile reprezentând cotizațiile profesionale obligatorii de înregistrează la plăți diverse pe categoria "Contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionale".

Organizațiile profesionale nu eliberează facturi pentru aceste cheltuieli. Pentru înregistrarea în contabilitate este suficient documentul de plată - chitanță sau extras bancar.

Schimb valutar sau transferuri intre conturi cu valute diferite

Trebuie înregistrate doua bănci/conturi înregistrate în ContApp. Una în valută și una în lei.

​În banca în valută aveți o plată diversă cu suma în valută pe categoria de transferuri.

​În banca în lei:

• aveți o încasare, cu suma lei la cursul BNR, pe categoria de transferuri;
• ​și o plată reprezentând comisionul băncii pe categoria de cheltuieli deductibile;