Încasări cu chitanțe. Cu și fără factură.

Când un client îți plătește în numerar, trebuie să îi dai un document. În ContApp există două documente diferite pentru asta: chitanța și bonul fiscal. Nu sunt variante ale aceluiași lucru și nu se folosesc în aceleași situații. Articolul acesta îți arată când folosești chitanța, cum o emiți cu factură și fără factură, și cum o deosebești de bonul fiscal.

Unde găsești: seria de chitanță se definește la Setări firmă → Serii documente — contabilitate.contapp.ro/setari/serii, iar chitanțele se emit din Încasări și plăți → Încasări — contabilitate.contapp.ro/incasari-si-plati/incasari.

Chitanță sau bon fiscal

Din august 2026 ContApp are și modul de casă de marcat, deci întrebarea „ce document dau?” are acum două răspunsuri posibile. Diferența pornește de la aparat: bonul fiscal iese dintr-o casă de marcat (numită în legislație AMEF, aparat de marcat electronic fiscal), un aparat înregistrat la ANAF care își numerotează singur bonurile și pe care nu îl poți edita după emitere. Chitanța este un document pe care îl emiți din ContApp, pe seria ta de chitanțe.

Regula practică este simplă: dacă firma ta are obligația de a folosi casă de marcat pentru o încasare, chitanța nu ține locul bonului fiscal. Chitanța rămâne documentul potrivit pentru încasările în numerar de la alte firme și pentru situațiile în care nu ai obligația de casă de marcat.

Dacă nu ești sigur dacă activitatea ta te obligă să ai casă de marcat, întreabă un contabil sau verifică la ANAF înainte să te decizi. Obligația nu depinde de ContApp, ci de tipul activității pe care o desfășori.

Dacă ai casă de marcat, pornește de la Casa de marcat în ContApp (articol nou, de legat după publicare). Modulul se activează la Setări firmă → Case și bănci → Case de marcat — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci. Până îl activezi, paginile de bonuri fiscale și de rapoarte Z te trimit automat acolo.

Metodele de încasare pe bonul fiscal

Un bon fiscal nu înseamnă obligatoriu numerar. Când emiți un bon în ContApp — la Alte venituri → Bonuri fiscale, contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bonuri-fiscale — alegi una dintre trei metode de încasare, iar fiecare duce banii altundeva în contabilitate:

• Numerar — banii intră în casă, adică în cutia de bani a firmei. La finalul zilei, raportul Z îi înregistrează în contul de casă configurat pe casa de marcat.
• Card — banii nu ajung imediat în bancă. Trec printr-un cont de tranzit până când procesatorul de carduri îți face decontarea, adică virarea efectivă a sumelor încasate. Comisionul reținut de bancă se înregistrează separat, ca cheltuială. Vezi Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).
• Transfer bancar — banii intră direct în contul bancar configurat pe casa de marcat.

Chitanța, în schimb, are o singură utilizare: doar încasări în numerar.

Cum emiți o chitanță pentru o încasare fără factură

Se întâmplă să încasezi bani fără să fi emis o factură. Iată pașii, în ordine.

1. Definește seria și numărul de chitanță pentru anul în curs. Mergi la Setări firmă → Serii documente — contabilitate.contapp.ro/setari/serii. O serie este prefixul care apare pe document, iar numărul este cel de la care începe numerotarea. Fără o serie de chitanță definită, aplicația nu are cum să emită documentul. Detalii în Serii documente.

2. Adaugă clientul de la care încasezi. Mergi la Venituri → Clienți — contabilitate.contapp.ro/venituri/clienti. Nu trebuie să completezi manual datele: scrie CUI-ul sau CIF-ul și apasă Descarcă din ANAF. Aplicația aduce denumirea și adresa direct din baza ANAF. Detalii în Adăugare client.

3. Emite chitanța din ecranul de încasare. Mergi la Încasări și plăți → Încasări — contabilitate.contapp.ro/incasari-si-plati/incasari, completează formularul și emite chitanța.

Important. Chitanța se folosește doar pentru încasările în numerar. Ca să poți emite chitanță, la câmpul Bancă/Casă trebuie să selectezi Casă. Dacă lași Bancă, aplicația tratează încasarea ca virament și nu îți oferă chitanță — pentru un virament documentul justificativ este extrasul de cont, nu chitanța.

Facturile se emit foarte repede în ContApp, așa că îți recomandăm să emiți și factură pentru încasarea de mai sus, chiar dacă nu ești obligat. O încasare fără factură e mai greu de justificat mai târziu, iar clientul are nevoie de factură ca să își treacă suma pe cheltuieli.

Cum afișezi chitanța pe factură

Dacă vrei să nu mai emiți un document separat, poți tipări chitanța direct pe factură. Este util când clientul plătește numerar pe loc, la primirea facturii.

1. Mergi la Venituri → Facturi → Preferințe facturi — contabilitate.contapp.ro/venituri/facturi/preferinte.
2. Bifează opțiunea Arată chitanță pe factură.
3. Salvează.

Important. Dacă bifezi această opțiune după ce ai emis deja o factură, chitanța nu apare retroactiv pe ea. Intră din nou pe factura respectivă și salvează-o încă o dată, ca să se încarce chitanța pe formular.

Erori frecvente

Nu îmi apare opțiunea de a emite chitanță. Cel mai frecvent, la Bancă/Casă ai selectat Bancă. Chitanța există doar pentru încasări în numerar, deci selectează Casă.

Aplicația nu îmi emite chitanța și îmi cere o serie. Nu ai definit o serie de chitanță pentru anul în curs. Fiecare an are nevoie de propria numerotare. Mergi la Setări firmă → Serii documente și adaugă seria.

Am bifat „Arată chitanță pe factură”, dar pe factura veche nu apare. Bifa se aplică documentelor generate după activarea ei. Deschide factura și salvează-o din nou.

Am dat chitanță unei persoane fizice, la un magazin. Verifică dacă activitatea ta cerea bon fiscal. Chitanța nu înlocuiește bonul fiscal atunci când există obligația de casă de marcat. Dacă ai casă de marcat, emite bonul din Alte venituri → Bonuri fiscale.

Clientul firmă vrea bon fiscal cu CUI-ul lui, pentru o sumă mare. Bonul cu CUI are un plafon: „Bonul cu CUI depășește plafonul de 100 EUR (:limit lei la cursul zilei). Emiteți factură.” Peste această valoare emiți factură, nu bon cu CUI. Vezi Bonul cu CUI și plafonul de 100 EUR (articol nou, de legat după publicare).

Am emis chitanță și factură pentru aceeași sumă și încasarea apare de două ori. Chitanța este documentul de încasare, factura este documentul de vânzare. Ele nu se adună. Dacă suma apare dublat, verifică dacă ai înregistrat două încasări separate în loc de una singură legată de factură.

Articole conexe

• Încasări clienți — ecranul complet de încasare, cu toate câmpurile și situațiile posibile.
• Serii documente — cum se definesc seriile și numerele de start pentru chitanțe, facturi și celelalte documente.
• Exemple de încasări și plăți — cazuri concrete, inclusiv încasări în numerar.
• Case și bănci — de aici configurezi casa și conturile bancare în care intră banii.
• Casa de marcat în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — dacă activitatea ta te obligă să emiți bonuri fiscale, începe de acolo.
• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — pașii concreți de emitere a bonului și alegerea metodei de încasare.