Oferte pentru clienți — creare, editare, confirmare

Sistemul de oferte îți permite să creezi propuneri de colaborare personalizate pentru clienții tăi. Totodată, clientul poate plasa o solicitare de servicii.

O ofertă conține serviciile alese, prețurile agreate, datele clientului și data de start. Odată confirmată, se transformă automat într-o comandă și generează factura proformă.

Ciclul de viață al unei oferte

CIORNĂ → CONFIRMATĂ → Comandă generată automat
    ↓
ANULATĂ

Unde găsești ofertele

Navigare: CRM → Oferte (sau accesează https://crm.contapp.ro/quotes )

Lista afișează toate ofertele tale cu starea, clientul, suma lunară și data creării. Apasă pe o ofertă pentru a vedea detaliile.

Crearea unei oferte noi

Navigare: CRM → Oferte → Ofertă nouă

Secțiunea 1: Pachetul de servicii

Selectează pachetul de servicii pentru care creezi oferta. Lista conține doar pachetele la care ești înscris. După selectare, serviciile disponibile se încarcă automat.

Secțiunea 2: Datele clientului

Completează informațiile despre clientul căruia îi trimiți oferta:

Date de contact:

• Prenume și Nume
• Email
• Telefon

Date firmă:

• Introdu CUI-ul firmei și apasă butonul de căutare ANAF — datele se completează automat
• Verifică: denumire firmă, județ, localitate, adresă
• Tipul de organizație este detectat automat (SRL, PFA, II etc.)

Secțiunea 3: Serviciile incluse în ofertă

Vei vedea lista serviciilor din pachetul ales:

• Serviciile obligatorii sunt incluse automat și nu pot fi eliminate
• Serviciile opționale le poți activa sau dezactiva cu comutatorul din stânga
• Prețurile — dacă serviciul permite editarea prețului, poți modifica suma; altfel prețul este fix

Secțiunea 4: Termeni

• Luna de start — luna de la care încep serviciile. Poți selecta și luni din trecut (retroactiv)
• Ziua de facturare recurentă — ziua din lună în care se emite factura lunară (ex: 1, 10, 20, 25)
• Autoconfirmare — activează dacă dorești ca plățile viitoare prin metode offline să fie confirmate automat

Secțiunea 5: Note

Câmp de text liber pentru observații, clauze speciale sau informații suplimentare pentru client. Suportă formatare (bold, liste, titluri).

Sumarul ofertei

În coloana din dreapta vezi în permanență:

• Luna de start
• Total lunar recurent — suma lunară de plată
• Total de plată — include lunile retroactive dacă data de start este în trecut

Apasă „Salvează" pentru a crea oferta în stare Ciornă.

Editarea unei oferte

O ofertă poate fi editată doar cât timp este în stare Ciornă.

Navigare: CRM → Oferte → [ofertă] → Editează

Poți modifica:

• Datele de contact și firma clientului (dacă oferta nu a fost trimisă de client)
• Serviciile incluse (adaugă sau elimină servicii opționale)
• Prețurile editabile
• Luna de start, ziua de facturare, autoconfirmare
• Notele

Serviciile obligatorii și prețurile fixe nu pot fi modificate.

Apasă „Salvează" pentru a salva modificările.

Confirmarea unei oferte

Când ești de acord cu termenii ofertei și clientul a acceptat, apasă butonul „Confirmă" din pagina ofertei.

La confirmare se întâmplă automat:

1. Starea ofertei devine Confirmată
2. Se creează o comandă în sistem
3. Se generează o factură proformă
4. Clientul primește un email cu detaliile comenzii și factura atașată
5. Dacă există luni retroactive (data de start este în trecut), acestea sunt adăugate ca linii separate în comandă

Atenție: confirmarea este ireversibilă. Odată confirmată, oferta nu mai poate fi editată.

Respingerea unei oferte

Dacă oferta nu mai este de actualitate sau clientul a refuzat, apasă butonul „Respinge" din pagina ofertei.

Poți adăuga opțional un motiv al respingerii. Oferta trece în starea Anulată.

Oferte primite de la clienți

Clienții pot solicita oferte direct de pe profilul tău public (butonul „Solicită ofertă"). Aceste oferte apar automat în lista ta cu starea Ciornă și cu datele completate de client.

Fluxul este același: revizuiești, ajustezi dacă este necesar, confirmi sau respingi.

Istoricul unei oferte

Fiecare ofertă are o secțiune Istoric (colaps în coloana din dreapta) care afișează toate acțiunile: creare, modificări, confirmare, respingere — cu data, ora și utilizatorul care a efectuat acțiunea.

Întrebări frecvente

Clientul poate vedea oferta înainte să o confirm?

Nu direct din CRM. Oferta în stare Ciornă este vizibilă doar ție. Odată confirmată, clientul primește email cu detaliile.

Pot crea o ofertă fără să fi introdus datele firmei clientului?

Nu. CUI-ul firmei și datele asociate (din ANAF) sunt obligatorii pentru generarea corectă a facturii.

Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește factura proformă?

Sistemul trimite remindere automate de plată. Poți vedea starea plăților în secțiunea Comenzi din CRM.

Pot crea mai multe oferte pentru același client?

Da. Poți crea câte oferte dorești pentru același client, inclusiv pentru pachete diferite.

Pot modifica prețul după ce am confirmat oferta?

Nu. Odată confirmată, prețurile sunt blocate. Dacă este nevoie de o ajustare, discută cu clientul și creează o ofertă nouă.

Cum funcționează plata retroactivă?

Dacă setezi luna de start în trecut (ex: oferta creată în iunie, dar serviciile încep din aprilie), sistemul calculează automat costul pentru lunile aprilie și mai și le adaugă în prima factură. Suma totală afișată în sumar include aceste luni.