Oferte pentru clienți — creare, editare, confirmare

Sistemul de oferte îți permite să creezi propuneri de colaborare personalizate pentru clienții tăi. Totodată, clientul poate plasa o solicitare de servicii.

O ofertă conține serviciile alese, prețurile agreate, datele clientului și data de start. Odată confirmată, se transformă automat într-o comandă și generează factura proformă.

Ciclul de viață al unei oferte

O ofertă pornește ca Ciornă. Când o confirmi, devine Confirmată și se creează automat comanda. Dacă o anulezi, devine Anulată.

Unde găsești ofertele

Navigare: CRM → Shop → Oferte (sau accesează https://crm.contapp.ro/quotes )

Lista afișează toate ofertele tale cu starea, clientul, suma lunară și data creării. Apasă pe o ofertă pentru a vedea detaliile.

Crearea unei oferte noi

Navigare: CRM → Shop → Oferte → butonul „Adaugă ofertă” din dreapta barei de unelte (pagina se numește „Ofertă nouă”)

Secțiunea 1: Pachetul de servicii

Alege din câmpul „Grup de servicii” (în secțiunea „Termeni” a formularului) pachetul pentru care creezi oferta. Lista conține doar pachetele la care ești înscris. După selectare, serviciile disponibile se încarcă automat.

Secțiunea 2: Datele clientului

În secțiunea „Cumpărător” alegi mai întâi sursa datelor: „Alege din companiile la care ai acces” (datele se completează singure) sau „Introduc date cumpărător”. În al doilea caz completezi:

Date de contact:

• Prenume și Nume
• Email
• Telefon

Date firmă:

• Introdu CUI-ul firmei: datele se caută automat la ANAF când ieși din câmp (sau când apeși iconița din câmp)
• Verifică: denumire firmă, județ, localitate, adresă
• Tipul de organizație este detectat automat (SRL, PFA, II etc.)

Secțiunea 3: Serviciile incluse în ofertă

Vei vedea lista serviciilor din pachetul ales:

• Serviciile obligatorii sunt incluse automat și nu pot fi eliminate
• Serviciile opționale le poți activa sau dezactiva cu comutatorul de pe rândul lor, în tabelul „Servicii”
• Prețurile — dacă serviciul permite editarea prețului, poți modifica suma; altfel prețul este fix

Secțiunea 4: Termeni

• Luna de start — o alegi dintr-un selector de luni; poți alege și o lună din trecut (cel mult 5 ani în urmă), ca să recuperezi serviciile de atunci (retroactiv).
• Plătit până în — opțional, dacă clientul a plătit în avans până într-o anumită lună (cel mult 12 luni în avans); facturarea recurentă continuă din luna următoare.
• Ziua de facturare — ziua din lună în care se emite factura lunară; alegi una dintre: 1, 5, 15 sau 25.
• Confirmă automat plățile recurente — rândul cu comutator prin care plățile viitoare făcute offline (ordin de plată, chitanță) se confirmă singure.

Secțiunea 5: Note

Câmp de text liber pentru observații, clauze speciale sau informații suplimentare pentru client. Suportă formatare (bold, liste, titluri).

Sumarul ofertei

În coloana din dreapta vezi în permanență:

• Luna de start
• Total recurent — suma de plată la fiecare lună
• Total (N luni) — include lunile retroactive dacă luna de start este în trecut

Apasă „Adaugă ofertă” în bara fixă de jos (sau Ctrl+S / ⌘S) pentru a crea oferta în stare Ciornă.

Editarea unei oferte

O ofertă poate fi editată doar cât timp este în stare Ciornă.

Navigare: CRM → Shop → Oferte → creionul de pe rândul ofertei (sau ochiul, apoi editare din pagina ofertei)

Poți modifica:

• Datele de contact și firma clientului – doar la ofertele create de tine; la ofertele cerute de client de pe profilul tău, datele lui nu se pot modifica
• Serviciile incluse (adaugă sau elimină servicii opționale)
• Prețurile editabile
• Luna de start, ziua de facturare, autoconfirmare
• Notele

Serviciile obligatorii și prețurile fixe nu pot fi modificate.

Apasă „Salvează" pentru a salva modificările.

Confirmarea unei oferte

Când ești de acord cu termenii ofertei și clientul a acceptat, alege „Confirmă” din meniul de acțiuni al ofertei (⋯ pe rândul din listă sau bara de jos din pagina ofertei) și confirmă în fereastra „Confirmi oferta? Va fi marcată ca acceptată.”. Acțiunile care nu se pot face în starea curentă sunt gri și îți spun de ce.

La confirmare se întâmplă automat:

1. Starea ofertei devine Confirmată
2. Se creează o comandă în sistem
3. Se generează o factură proformă
4. Clientul primește un email cu detaliile comenzii și factura atașată
5. Dacă există luni retroactive (data de start este în trecut), acestea sunt adăugate ca linii separate în comandă

Atenție: confirmarea este ireversibilă. Odată confirmată, oferta nu mai poate fi editată.

Respingerea unei oferte

Dacă oferta nu mai este de actualitate sau clientul a refuzat, alege „Anulează” din meniul de acțiuni al ofertei și confirmă în fereastra „Sigur vrei să anulezi oferta?”.

Oferta trece în starea Anulată.

Oferte primite de la clienți

Clienții pot solicita oferte direct de pe profilul tău public (butonul „Cere ofertă"). Aceste oferte apar automat în lista ta cu starea Ciornă și cu datele completate de client.

Fluxul este același: revizuiești, ajustezi dacă este necesar, confirmi sau respingi.

Oprirea recurenței

O ofertă confirmată generează comenzi în fiecare lună, în ziua de facturare aleasă. Ca să oprești comenzile noi, alege „Oprește recurența” din meniul de acțiuni al ofertei. Comanda curentă rămâne activă, dar nu se mai generează comenzi viitoare, iar cumpărătorul e notificat.

Modificarea unei oferte confirmate

Dacă prețul serviciului se schimbă, anulezi oferta curentă (activă) și creezi o ofertă nouă, cu prețul negociat cu clientul.

Istoricul unei oferte

Fiecare ofertă are o secțiune Istoric, strânsă implicit (o deschizi cu un click), care afișează toate acțiunile: creare, modificări, confirmare, respingere — cu data, ora și utilizatorul care a efectuat acțiunea.

Întrebări frecvente

Clientul poate vedea oferta înainte să o confirm?

Nu. Oferta în stare Ciornă o vezi doar tu. Clientul primește pe email detaliile după ce o confirmi.

Pot crea o ofertă fără să fi introdus datele firmei clientului?

Nu. CUI-ul firmei și datele asociate (din ANAF) sunt obligatorii pentru generarea corectă a facturii.

Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește factura proformă?

ContApp îi trimite automat clientului mementouri de plată. Poți vedea starea plăților în secțiunea Comenzi din CRM.

Pot crea mai multe oferte pentru același client?

Da. Poți crea câte oferte dorești pentru același client, inclusiv pentru pachete diferite.

Pot modifica prețul după ce am confirmat oferta?

Nu. Odată confirmată, prețurile sunt blocate. Dacă este nevoie de o ajustare, discută cu clientul și creează o ofertă nouă.

Cum funcționează plata retroactivă?

Dacă setezi luna de start în trecut (ex: oferta creată în iunie, dar serviciile încep din aprilie), sistemul calculează automat costul pentru lunile aprilie și mai și le adaugă în prima factură. Suma totală afișată în sumar include aceste luni.

Vezi și: Înscrierea la servicii — cum optezi pentru produse pe care le poți vinde, Comenzi, Încasări recurente cu cardul prin NETOPIA.