Ce vede și ce nu vede ContApp AI

Cea mai frecventă întrebare despre ContApp AI nu este „cum îl folosesc”, ci „vede facturile mele?“. Răspunsul scurt: nu. Articolul acesta explică exact ce ajunge la asistent, ce nu ajunge niciodată, ce nu ai voie să scrii în conversație și cât timp se păstrează ce ai scris.

Dacă nu ai citit încă articolul de bază, începe cu ContApp AI — asistentul de contabilitate din aplicație.

ContApp AI nu are acces la contul tău

Asistentul nu este conectat la datele tale. Nu poate accesa și nu poate consulta:

• baza de date contabilă, notele contabile, balanțele, registrele;
• facturile, documentele justificative sau fișierele încărcate în Drive;
• declarațiile fiscale, e-Factura sau e-Transport;
• datele de identificare ale firmelor pe care le administrezi sau ale clienților tăi;
• istoricul operațiunilor din aplicație.

Nu este o promisiune de bună purtare, ci o consecință a felului în care este construit: asistentul pur și simplu nu are legătură tehnică cu aceste date.

De aici decurge și ce nu poate face, oricât l-ai ruga:

• nu poate crea sau modifica înregistrări contabile;
• nu poate emite sau corecta facturi;
• nu poate întocmi sau depune declarații;
• nu poate efectua plăți;
• nu poate schimba setările contului tău;
• nu poate vedea conversațiile altor utilizatori.

Este un asistent care explică, nu unul care execută. Când îi ceri să facă ceva în aplicație, îți va spune cum se face, ca să faci tu.

Ce se transmite, concret

Singurul conținut care pleacă din ContApp către furnizorii externi este textul pe care îl scrii tu în conversație.

La fiecare mesaj se trimit împreună:

• întrebarea ta;
• mesajele anterioare din aceeași conversație, în limita ultimelor 100, ca discuția să aibă continuitate;
• instrucțiunile tehnice proprii ContApp, care spun asistentului cum să răspundă;
• fragmentele din documentația ContApp pe care le-a consultat ca să formuleze răspunsul.

Ce nu se transmite: identificatorul contului tău, adresa IP, denumirea firmei, codul fiscal, regimul de TVA sau orice altă informație preluată din contul tău. Acestea rămân în sistemele ContApp.

Doi furnizori sunt implicați. Modelul de inteligență artificială este furnizat de Anthropic Ireland, Limited, care s-a obligat contractual să nu folosească textul conversațiilor pentru antrenarea modelelor sale. Căutarea în baza de cunoștințe ContApp — documentația din care asistentul își ia răspunsurile — se face printr-un furnizor de căutare, căruia i se transmite doar interogarea formulată pe baza întrebării tale. Detaliile complete, inclusiv garanțiile pentru transferul de date în afara Uniunii Europene, sunt în Politica ContApp AI.

Ce nu ai voie să scrii în conversație

Aici este partea în care responsabilitatea trece la tine. Pentru că textul conversației ajunge la un furnizor extern, nu introduce date cu caracter personal. Concret:

La fel, nu introduce secrete comerciale, informații confidențiale ale clienților tăi, parole sau chei API.

Formulează întrebările în termeni generali sau cu date fictive. Nu ai nevoie de datele reale ca să primești răspunsul corect. În loc de „Ion Popescu, CNP 1……, mi-a plătit 3.000 de lei”, scrie „un client persoană fizică mi-a plătit 3.000 de lei”. Răspunsul va fi identic.

Nu te baza pe filtre automate care să te oprească. Regula ține de tine, iar dacă introduci totuși date personale, o faci pe răspunderea ta, cu obligațiile care decurg din GDPR.

Dacă ești contabil și lucrezi cu firmele clienților tăi, atenția trebuie să fie și mai mare: introducerea datelor unui client în conversație înseamnă transmiterea lor către un furnizor suplimentar, ceea ce s-ar putea să nu îți fie permis prin contractul cu acel client. Recomandarea ContApp este fermă — nu introduce aceste date.

Cât timp se păstrează conversațiile

În sistemele ContApp. Conversațiile cu ContApp AI se păstrează în sistemele ContApp în condițiile Politicii de confidențialitate ContApp: doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, dar nu mai mult de 5 ani de la încetarea contractului sau de la ultima interacțiune, după care sunt șterse automat sau transformate în date anonime.

„Transformate în date anonime” înseamnă că din ele se scoate orice element care le-ar putea lega de tine sau de contul tău. Ce rămâne nu mai este o dată personală și nu mai poate fi pus în legătură cu persoana ta.

La furnizorul modelului. Conținutul transmis se șterge în cel mult 30 de zile de la primire sau generare.

Poți șterge oricând o conversație, din lista de conversații a panoului. Ștergerea produce efecte imediate în sistemele ContApp — nu aștepți niciun termen.

Două precizări care evită confuziile:

Ștergerea din ContApp nu șterge instantaneu și copia de la furnizor. Aceasta urmează propriul termen de 30 de zile.

Termenul de 30 de zile se calculează de la ultima retransmitere. Pentru că mesajele anterioare se retrimit la fiecare interacțiune, o conversație pe care o reiei periodic își reîmprospătează termenul.

Când îți ștergi contul ContApp, se șterg și acceptările tale ale politicii, împreună cu restul datelor. Vezi Modificare date / Ștergere cont.

Drepturile tale asupra datelor

Îți poți exercita drepturile prevăzute de GDPR — acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate — scriind la [email protected]. Ai și dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, pe dataprotection.ro.

Conținutul generat de asistent în conversațiile tale îl poți folosi în activitatea proprie. ContApp nu revendică drepturi asupra lui. În schimb, nu se garantează că răspunsul primit este unic — întrebări similare pot genera răspunsuri similare și pentru alți utilizatori — iar dacă preiei conținut generat în documente sau comunicări proprii, responsabilitatea pentru acuratețea lui îți revine.

Cine răspunde dacă un răspuns e greșit

Răspunsurile au caracter informativ. Nu sunt consultanță fiscală, expertiză contabilă sau consultanță juridică, iar folosirea asistentului nu creează o relație profesională între tine și ContApp.

Potrivit legii contabilității, răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității, pentru corectitudinea evidențelor și a declarațiilor revine administratorului firmei și profesionistului contabil desemnat. Această răspundere nu se transferă către ContApp prin folosirea asistentului.

Practic, asta înseamnă un singur lucru: verifică înainte să aplici. Un răspuns despre o cotă, un plafon sau un termen de depunere se confirmă în textul legal, în ghidurile ANAF sau cu un contabil, înainte de a ajunge într-o declarație.

Dacă întâlnești un răspuns incorect, semnalează-l la [email protected]. Sesizările sunt analizate de o persoană, nu de un sistem automat. Și poți cere oricând ajutorul unui om, la aceeași adresă.

Erori frecvente

„Poate ContApp AI să îmi completeze declarația?“ Nu. Nu are acces la datele tale și nu poate crea documente. Îți poate explica pas cu pas cum se completează, ca să o faci tu.

„De ce nu știe câte facturi am emis luna trecută?“ Pentru că nu vede baza ta de date. Orice cifră despre firma ta trebuie să i-o dai tu în întrebare.

„Am scris din greșeală un CNP în conversație.” Șterge conversația din listă — efectul în sistemele ContApp este imediat. Copia de la furnizorul modelului se șterge în cel mult 30 de zile. Pe viitor, folosește date fictive.

„Răspunsul contrazice ce mi-a spus contabilul.” Ai încredere în contabil. Asistentul lucrează cu informație generală și poate să nu cunoască o modificare legislativă recentă sau particularitățile firmei tale.

Articole conexe

• ContApp AI — asistentul de contabilitate din aplicație
• Securitatea datelor în ContApp — cum sunt protejate datele din contul tău.
• Modificare date / Ștergere cont — ce se întâmplă cu datele tale când îți ștergi contul.
• Portofel de credite ContApp — creditele consumate de asistent și portofelul din care se plătesc.
• Suport utilizare program. Consultanță contabilă. — când ai nevoie de un om în locul asistentului.