Regimul de TVA pe factură

Pe fiecare linie de factură, ContApp îți cere două lucruri legate de TVA: cota și regimul. Cota o știe aproape toată lumea. Regimul e câmpul pe care mulți îl trec repede, fără să știe ce face — deși el decide cum ajunge operațiunea în jurnale și în declarații. Articolul explică ce este regimul, de ce lista de opțiuni se schimbă de la o factură la alta și ce înseamnă fiecare dintre cele zece regimuri.

Unde găsești: pe formularul de factură, la nivel de linie — Adaugă factură de vânzare sau Facturi achiziții

Cota spune cât, regimul spune cum

Cota de TVA răspunde la întrebarea cât: 21%, 11%, 9%, 5%, zero. Este procentul aplicat bazei de impozitare.

Regimul de TVA răspunde la întrebarea cum se tratează operațiunea. Cine datorează TVA-ul — tu sau clientul? Operațiunea e taxabilă în România sau în altă țară? E scutită, și dacă da, cu sau fără drept de deducere? Două facturi cu regimuri diferite pot avea amândouă cota zero — din motive care se raportează în rânduri diferite.

Regula practică: cota îți dă cifra de pe factură, regimul îți dă locul în declarație. O cotă greșită se vede imediat, pentru că totalul facturii iese altul. Un regim greșit nu se vede pe factură deloc — se vede două luni mai târziu, într-un decont care nu se potrivește.

Contextul documentului: cele patru situații

Înainte de a-ți arăta regimurile, aplicația calculează singură contextul documentului, din două întrebări: documentul e de venit sau de cheltuială (vinzi sau cumperi?) și partenerul e din România sau din altă țară? Ies patru contexte:

Nu alegi tu contextul. Dacă pare nimerit greșit, cauza e aproape întotdeauna țara din fișa partenerului — verifică acolo, nu pe factură.

Contextul filtrează lista de regimuri. Nu are rost să îți arate „Importuri” pe o factură către un client din Cluj. Lista depinde și de tipul articolului facturat: unele regimuri se aplică bunurilor, altele serviciilor. Dacă un regim nu apare, întrebarea corectă nu e „unde e ascuns”, ci „e potrivit pentru documentul pe care îl fac”.

Cele zece regimuri

Denumirile de mai jos sunt exact cele din aplicație.

Regim normal

TVA-ul se aplică obișnuit: tu îl adaugi pe factură, îl încasezi de la client și îl declari la stat. Este regimul implicit și acoperă majoritatea facturilor. Când se folosește: vinzi sau cumperi în România, cu TVA pe factură. Dacă nu ai un motiv anume să alegi altceva, acesta e regimul.

Taxare inversă

TVA-ul nu îl plătești furnizorului, ci îl declari singur la ANAF. Vezi explicația detaliată în secțiunea următoare. Când se folosește: la operațiunile pentru care legea mută obligația de plată a TVA-ului de la vânzător la cumpărător, și în general la achizițiile de la parteneri din UE.

Regim agenții de turism

TVA-ul nu se aplică pe întreaga valoare a pachetului vândut, ci pe marja agenției — diferența dintre cât ai încasat de la turist și cât ai plătit hotelurilor și transportatorilor. Când se folosește: vinzi pachete de călătorie, ca agenție de turism.

Regim bunuri second-hand

Tot un regim pe marjă, dar pentru bunuri folosite: TVA-ul se calculează pe diferența dintre prețul de vânzare și cel de cumpărare. Logica e că bunul a fost deja taxat o dată, când era nou. Când se folosește: revinzi bunuri la mâna a doua, obiecte de colecție, antichități sau opere de artă.

Intracomunitară

Operațiune între două firme din state diferite ale Uniunii Europene, fiecare cu codul ei valabil. Factura pleacă fără TVA românesc, iar TVA-ul îl declară cumpărătorul în țara lui. Când se folosește: vinzi sau cumperi de la o firmă din alt stat UE. Presupune un cod valabil pentru tranzacții intracomunitare.

Livrare triunghiulară

Trei firme din trei state UE, o singură circulație de bunuri: A vinde lui B, B vinde lui C, dar marfa merge direct de la A la C. Are reguli proprii de raportare, pentru că firma din mijloc nu vede niciodată marfa. Când se folosește: ești firma din mijlocul unui astfel de lanț.

Livrare la distanță

Vânzare către clienți din alte state UE care nu sunt firme — de regulă persoane fizice. Regulile de taxare depind de valoarea vânzărilor și de statul cumpărătorului. Când se folosește: vinzi online, direct către consumatori din alte țări din UE.

Exporturi

Vânzare de bunuri către un client din afara Uniunii Europene, cu bunurile care părăsesc efectiv teritoriul UE. Factura pleacă fără TVA. Când se folosește: vinzi mărfuri în afara UE și ai documentele care dovedesc ieșirea lor.

Nontransfer

Bunuri care se mișcă dintr-un stat UE în altul fără să fie vândute nimănui — rămân proprietatea ta. De exemplu le trimiți la un depozit propriu în altă țară, sau la un partener pentru prelucrare. Când se folosește: îți muți propriile bunuri peste graniță, în UE, fără vânzare.

Importuri

Achiziție de bunuri din afara Uniunii Europene. TVA-ul se stabilește și se plătește în vamă, iar documentul din vamă intră în evidență alături de factura furnizorului. Când se folosește: cumperi mărfuri dintr-o țară din afara UE.

Taxarea inversă, explicată pe îndelete

Taxare inversă înseamnă că TVA-ul nu îl plătești furnizorului. El îți emite factura fără TVA, iar tu declari TVA-ul singur la ANAF — ca și cum ai fi în același timp și cumpărătorul, și vânzătorul operațiunii.

În practică, aceeași sumă apare de două ori în evidența ta:

• o dată ca TVA colectat — TVA-ul pe care îl datorezi statului, pus în locul furnizorului;
• o dată ca TVA deductibil — TVA-ul pe care ai dreptul să îl scazi, ca cumpărător.

Cele două se anulează reciproc. De regulă, o operațiune în taxare inversă nu te costă bani — nu scoți TVA din buzunar și nici nu recuperezi nimic.

Dar — și aici e capcana — trebuie declarată. Faptul că nu te costă nimic nu o face invizibilă. Apare în ambele jurnale și în ambele părți ale decontului. Dacă nu o înregistrezi, decontul tău e greșit, chiar dacă suma de plată ar fi ieșit la fel.

În ContApp, taxarea inversă se lucrează cu cotele de tip TI, existente pentru 0%, 5%, 9%, 11%, 19% și 21%. Cotele TI pe procent nu pot fi setate ca implicite pentru articole — doar TI 0% poate, ca să nu se aplice automat pe facturi obișnuite.

Efectul în jurnale e tot dublu. În jurnalul de vânzări operațiunea intră în categoria 2, Livrări de bunuri și prestări de servicii cu taxare inversă; în jurnalul de cumpărări, în categoria 9, Operațiuni supuse taxării inverse pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA. Dacă o vezi doar într-un jurnal, ceva lipsește pe document.

Categoria de TVA și motivul de scutire

Fiecare linie de factură primește și o categorie de TVA: un cod de una sau două litere, standardizat european, care ajunge în fișierul de e-factură. E limbajul în care sistemele fiscale din UE își spun ce fel de operațiune e pe document.

Mai există coduri pentru teritorii speciale: L — Insulele Canare, M — Ceuta și Melilla, B — TVA transferat în Italia.

Legătura cu regimul e directă: regimul ales și cota folosită determină categoria. Taxarea inversă merge cu AE, o livrare intracomunitară cu K, un export cu G, o operațiune din afara sferei TVA cu O. Nu completezi codul manual — el rezultă din alegerile tale.

Când operațiunea e scutită, mai apare o cerință: motivul scutirii. Pe e-factură nu e suficient să spui „fără TVA”, trebuie să spui și de ce. Motivele sunt coduri standardizate, de tipul VATEX-EU-AE  pentru taxare inversă sau VATEX-EU-O  pentru operațiunile care nu fac obiectul TVA. Se configurează o dată, pe cotă, în Setări firmă → Setări TVA → fila Cote TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva.

Dacă motivul lipsește, aplicația te oprește cu mesajul: „Cota de TVA selectată este scutită și necesită un motiv de scutire. Configurează motivul în setările de TVA.”

Ce efect are regimul în jurnale și în declarații

Aici se vede de ce câmpul acesta merită atenție.

În jurnale. Jurnalele nu sunt liste simple de facturi: fiecare factură e încadrată într-o categorie — livrări cu taxare normală, livrări cu taxare inversă, prestări intracomunitare de servicii, exporturi, operațiuni neimpozabile în România. Încadrarea o face regimul. O factură al cărei regim nu permite încadrarea rămâne în categoria 0, Nu reintră într-o categorie — semnalul că lipsește o informație pe document. Jurnalele sunt la Contabilitate → Operațiuni perioada: Jurnal de vânzări și Jurnal de cumpărări.

În declarații. Categoriile din jurnale se transformă în rânduri de declarație. Regimul decide:

• în ce rând din D300 intră operațiunea — Deschide D300;
• dacă apare în D394, declarația operațiunilor din țară, partener cu partener — Deschide D394;
• dacă apare în D390, declarația operațiunilor din UE — Deschide D390.

Erori frecvente

Regimul pe care îl caut nu apare în listă. Lista e filtrată după contextul documentului și după tipul articolului facturat. Verifică întâi țara din fișa partenerului. Dacă țara e corectă și regimul tot nu apare, probabil nu e potrivit pentru operațiunea aceasta.

„Cota de TVA selectată este scutită și necesită un motiv de scutire. Configurează motivul în setările de TVA.” Cota fără TVA pe care ai ales-o nu are asociat un cod de scutire. Deschide fila Cote TVA din Setări TVA, completează motivul pe cota respectivă, apoi revino pe factură.

Factura apare în jurnal la „nu reintră într-o categorie”. Regimul, cota sau datele partenerului nu permit încadrarea. Verifică regimul de pe fiecare linie, salvează și reîmprospătează jurnalul.

Operațiunea în taxare inversă apare doar într-un jurnal. Verifică regimul de pe linia de factură și cota folosită — ar trebui să fie o cotă de tip TI.

Am schimbat regimul, dar declarația arată la fel. Deschide declarația, apasă Sincronizează, apoi verifică din nou.

Încadrarea corectă a unei operațiuni este o decizie fiscală, nu doar o setare în aplicație. ContApp îți oferă regimurile și calculează consecințele alegerii tale, dar nu poate ști dacă alegerea e corectă din punct de vedere legal — asta depinde de natura reală a operațiunii, de statutul partenerului și de documentele care o însoțesc. Dacă nu ești sigur ce regim se aplică, întreabă un contabil înainte de a emite factura. Regimul greșit nu rămâne pe factură: se propagă în jurnale, apoi în declarații, iar corectarea lui după depunere costă mult mai mult decât o întrebare pusă la timp.

Articole conexe

• Factura de vânzări — formularul de emitere, câmp cu câmp.
• Factura de achiziții — partea de cheltuieli, unde regimul se combină cu deductibilitatea.
• Factura intracomunitară — exemplu de operațiune în context de vânzare externă.
• Factura de achiziții intracomunitare — exemplu de taxare inversă pe achiziții.
• Cotele de TVA în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — toate cotele, inclusiv cele de tip TI.
• Categoriile de TVA din jurnale (articol nou, de legat după publicare) — categoriile în care regimul încadrează o factură.