Factura de vânzări

Accesează: Vânzări → Facturare → Facturi vânzări (scurtătură: g f)

Adăugare facturi

Pentru a emite o factură, apasă butonul Adaugă din dreapta barei de deasupra tabelului (este ultimul buton) și completează formularul. Poți deschide formularul și de oriunde din aplicație: Ctrl+K (⌘K pe Mac) → „Factură client”, scurtătura c f sau „Adăugare rapidă” de pe Dashboard.

Se completează principalele elemente constitutive:

• Clientul - începi să scrii numele sau CUI-ul și lista se filtrează pe măsură ce scrii; dacă clientul nu există, alegi rândul „Client nou” din aceeași listă. Detaliile clientului (CUI, Reg. Com., țară, plătitor de TVA) apar pe un rând sub selector, iar creionul din câmp îți deschide fișa clientului într-o fereastră. La clienții care sunt firme din România, pe același rând apare și insigna de sănătate financiară, cu link spre raportul de risc al clientului (vezi Sănătatea financiară a clientului);
• Moneda facturii - se alege din lista de valute definite la Setări firmă. Câmpul se numește „Valută” și are căutare; dacă nu găsești valuta, alege rândul „Valută nouă” de la capătul listei;
• Tip - Tipul facturii, fiscală sau proformă;
• Codul e-facturii (câmpul de lângă Tip) - lasă „380 - Factura” pentru facturile obișnuite; celelalte coduri sunt pentru facturi de corecție (384), autofacturi (389) și facturi pentru bonuri fiscale (751);
• Data facturii - data curentă sau o dată din trecut, condiția este ca facturile să fie în ordine crescătoare a datei și a numărului de factură;
• Seria - automat aplicația va completa cu seria implicită și numărul următor al facturii. Dacă nu ai definit încă o serie, alege rândul „Serie nouă” din listă;
• Adaugă articol - în secțiunea Articole, apasă „Adaugă articol” din antetul secțiunii. Se deschide o fereastră cu blocurile Detalii articol, Cantitate și preț, TVA (dacă ești plătitor), Discount, Taxa și Câmpuri e-factura. Salvezi articolul cu butonul ferestrei sau cu Ctrl+S. Poți adăuga oricâte articole ai nevoie; ștergerea unei linii îți cere confirmare.

Indiferent de valuta articolului, aplicația va face automat schimbul valutar în valuta facturii.

Pe o factură în valută poți alege ca PDF-ul să nu mai arate valorile în lei: bifează Ascunde valorile în Lei pe PDF în cardul TOTAL, sub linkul de plată. Detalii în Lucrul cu valute.

Se poate modifica prețul unui articol direct pe factură. 

De asemenea, în cazul în care entitatea este înregistrată în scopuri de TVA se poate modifica și cota de TVA direct pe factură.

Poți adăuga un articol nou direct de pe factură: în fereastra articolului scrii denumirea lui în câmpul de articol și alegi rândul „· articol nou”. Dacă vrei să-l folosești și pe alte facturi, activează „Salvează în lista de articole”.

Important! În ContApp poți să adaugi facturi începând cu 2018, dacă declari corect seriile și plaja de numere pentru fiecare an și dacă ai în vedere următoarele două restricții care se aplică doar facturilor din cursul unui an:

• Nu poți emite o factură care are aceeași serie și același număr cu o altă factură deja emisă în cursul unui an;
• Numărul și data facturii emise trebuie să fie consecutive față de ultima factură emisă. De exemplu, dacă ai emis pe 4 decembrie factura cu numărul 53, nu poți emite factura 54 cu data de 3 decembrie. 

La final apasă „Emite factura”, în dreapta barei de acțiuni fixate în partea de jos a ecranului (sau Ctrl+S / ⌘S). Factura apare în lista de facturi. Dacă vrei doar să vezi cum arată, „Previzualizează” o salvează mai întâi ca ciornă. Dacă pleci de pe pagină înainte să salvezi, aplicația te întreabă dacă vrei să rămâi.

Opțiuni facturi

Pentru a modifica factura, apasă iconița creion (Modifică) de pe rândul facturii, în coloana de acțiuni din dreapta.

Pentru a previzualiza factura, apasă iconița ochi (Previzualizează) de pe rând. În previzualizare, statusul (Emisă, Ciornă, Anulată, Încasată) apare ca etichetă colorată lângă titlu.

Pentru celelalte acțiuni, deschide meniul ⋯ de pe rândul facturii. Acțiunile sunt grupate pe cinci secțiuni: (1) Încasează · Asociază cu chitanță · Reglează sold; (2) Duplicare · Stornează factura · Factură recurentă · Anulează / Restaurează · Emite factura (la ciorne) / Transformă în ciornă (la facturi emise); (3) Transformă în fiscală (la proforme) · Șterge; (4) Trimite e-factura · Vezi în Documente · Marchează ca trimis din altă aplicație / din ContApp; (5) Trimite notificare · Imprimare · Descarcă. Acțiunile care nu se potrivesc facturii rămân vizibile, dar gri; treci cu mouse-ul peste ele ca să vezi de ce.

Aceleași acțiuni le găsești și când ai factura deschisă, în meniul de acțiuni din bara fixă de jos.

Status e-factura

Statusul e-Factura se poate observa după icoanele din coloana "e-factura".

Se poate ține cursorul deasupra icoanelor pentru a afla mai multe detalii despre statusul e-facturii.

Apasă butonul ⓘ „Vezi toate statusurile e-Factura” din bara de deasupra tabelului ca să vezi toate statusurile posibile ale unei e-facturi.

Filtrare și coloane facturi

I. Filtrele se deschid din butonul cu pâlnie din bara de deasupra tabelului; pe buton vezi câte filtre sunt active. Panoul rămâne deschis cât setezi mai multe filtre.

Filtrele se aplică imediat cum sunt selectate. Ca să scoți un filtru, apasă × din câmpul lui; „Șterge” readuce toate filtrele la valorile implicite (intervalul anului din antet rămâne). Filtrele se țin minte pe fiecare firmă, așa că le regăsești data viitoare.

II. Alegi coloanele din rotița ⚙ aflată în capătul din dreapta al antetului tabelului: bifezi coloanele dorite și apeși Aplică.

Coloanele Încasări și De încasat sunt afișate de la început, ca să vezi direct cât mai ai de încasat pe fiecare factură. Dacă nu ai nevoie de ele, le debifezi din rotița din antetul tabelului.

Export sumar facturi

Pentru a salva lista de facturi în calculator, apasă butonul de export Excel din bara de deasupra tabelului. Fișierul cuprinde rândurile care respectă filtrele și căutarea curente și toate coloanele listei; numele fișierului conține tipul listei, data și firma.

Căutarea în lista de facturi

Scrie în caseta de căutare: căutarea pornește singură după ce scrii cel puțin 3 caractere și te oprești o clipă din tastat, iar Enter o aplică imediat; × golește caseta. Lupa mică din antetul unor coloane îți arată unde caută. După număr poți scrie oricum: „FF1”, „FF01” sau „FF0001” găsesc aceeași factură.

Acțiuni pe mai multe facturi deodată

Bifează facturile și apare o bară deasupra tabelului cu „N selectate” și acțiunile în masă: Trimite e-factura, Emite factura, Transformă în ciornă, Marchează ca trimis (din altă aplicație / din ContApp), descărcare arhivă și ștergere. Căsuța din antet bifează doar rândurile de pe pagina curentă; dacă schimbi căutarea sau un filtru, selecția se golește.

Vezi și: Scurtături din tastatură și căutarea rapidă Ctrl+K, Noua interfață ContApp, Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi, Cum transmiți e-Factura din ContApp. Dovada trimiterii e-facturii.