Deductibilitatea TVA: DI, ND și N50

Pe fiecare cheltuială cu TVA, ContApp îți cere să spui un lucru: cât din TVA-ul plătit furnizorului ai dreptul să scazi. Răspunsul se dă prin trei etichete scurte — DI, ND și N50 — care apar pe articolele de cheltuială și pe liniile facturilor de achiziție. Articolul acesta explică ce înseamnă deducerea TVA, ce face fiecare etichetă, cu exemple în cifre, și de ce o alegere greșită se vede direct în declarația pe care o depui la ANAF.

Unde găsești: pe articolul de cheltuială și pe linia facturii de achiziție — Cheltuieli → Facturi achiziții, contabilitate.contapp.ro/cheltuieli/facturi

Ce înseamnă „a deduce TVA”

Dacă firma ta este înregistrată în scopuri de TVA, faci în fiecare lună două lucruri în paralel:

• colectezi TVA de la clienții tăi, pe facturile pe care le emiți;
• plătești TVA furnizorilor tăi, pe facturile pe care le primești.

La sfârșitul perioadei nu dai statului tot ce ai colectat. Din TVA-ul colectat de la clienți scazi TVA-ul pe care l-ai plătit furnizorilor, iar la stat duci doar diferența. Această scădere se numește deducere.

Un exemplu, cu cifre rotunde:

• ai colectat de la clienți 1.000 de lei TVA;
• ai plătit furnizorilor 400 de lei TVA;
• la stat plătești 600 de lei.

Dacă situația e inversă — ai plătit mai mult TVA decât ai colectat — diferența nu se pierde. Ea rămâne în favoarea ta, ca TVA de recuperat, și se reportează sau se cere la rambursare prin decont.

De aici vine importanța etichetelor: ele decid câți lei din TVA-ul plătit intră efectiv în această scădere.

Cele trei etichete

Restul, adică partea pe care nu o poți deduce, nu dispare. Ea intră în costul cheltuielii — devine parte din suma pe care o suporți efectiv din banii firmei.

DI — deductibil integral

Cazul obișnuit. Cheltuiala este în interesul firmei și TVA-ul plătit se scade în întregime.

Primești o factură de 1.000 de lei plus 210 lei TVA, adică 1.210 lei de plată. Cu DI:

• deduci 210 lei — se scad din TVA-ul de plată;
• cheltuiala firmei este 1.000 de lei.

ND — nedeductibil

Cheltuiala nu dă dreptul la deducere. TVA-ul plătit rămâne integral la tine.

Aceeași factură, 1.000 + 210 lei TVA. Cu ND:

• deduci 0 lei;
• cheltuiala firmei este 1.210 lei — cei 210 lei de TVA se adaugă la cost.

N50 — deductibil 50%

Cheltuiala dă dreptul la o deducere parțială, jumătate.

Aceeași factură, 1.000 + 210 lei TVA. Cu N50:

• deduci 105 lei — jumătate din TVA;
• cheltuiala firmei este 1.105 lei — cei 105 lei nededuși intră în cost.

Reține diferența dintre cele trei: nu se schimbă suma pe care o plătești furnizorului. Ea rămâne 1.210 lei în toate cele trei cazuri. Se schimbă doar cât recuperezi de la stat și cât rămâne pe cheltuiala firmei.

Unde alegi eticheta

Sunt două locuri, iar relația dintre ele e simplă: unul propune, celălalt decide.

1. Pe articolul de cheltuială. Când creezi un articol de cheltuială — de exemplu „Combustibil” sau „Chirie birou” — îi setezi și deductibilitatea. De atunci, orice factură pe care folosești articolul respectiv vine cu eticheta deja completată. Vezi Creare articol cheltuieli.
2. Pe linia facturii de achiziție. Aici poți schimba ce a propus articolul, pentru factura aceea. Este locul potrivit când o cheltuială obișnuit deductibilă are, într-un caz anume, alt regim. Vezi Factura de achiziții.

Recomandarea practică: setează corect articolul o dată și nu vei mai avea de corectat linie cu linie. Majoritatea greșelilor din declarații pornesc din articole configurate în grabă la început.

[Captură de ecran: câmpul de deductibilitate pe formularul de creare a unui articol de cheltuială]

Ce efect are alegerea în jurnal și în declarație

Alegerea nu rămâne pe factură. Ea se propagă automat, în două trepte.

În jurnalul de cumpărări. Jurnalul este lista tuturor facturilor de achiziție dintr-o perioadă, cu bazele de impozitare și TVA-ul aferent. Coloanele Baza TVA și Valoare TVA arată ce ai plătit, iar valoarea deductibilă este cea care pleacă mai departe în decont. La o factură pe N50, jumătate din TVA merge în deducere, iar jumătate rămâne în costul cheltuielii. La una pe ND, nimic nu merge în deducere. Deschide-l la Contabilitate → Operațiuni perioada → Jurnal de cumpărări.

În D300. Decontul de taxă pe valoarea adăugată are o secțiune numită Taxa deductibilă. Acolo ajunge exact suma pe care etichetele au lăsat-o deductibilă — nu TVA-ul total de pe facturile primite. Iar din secțiunea aceea se calculează cifra finală: cât plătești sau cât ceri înapoi. Declarația se deschide la D300.

De ce o greșeală aici se vede direct în declarație

Pentru că lanțul este scurt și nu are pe unde să se corecteze singur: eticheta de pe factură → jurnalul de cumpărări → rândurile de taxă deductibilă din D300 → suma de plată.

Consecințele concrete:

• ai marcat DI ceva ce nu era deductibil — ai dedus mai mult decât aveai dreptul, deci ai declarat de plată mai puțin decât datorai;
• ai marcat ND ceva ce era deductibil integral — ai plătit statului mai mult decât trebuia, din banii firmei;
• ai marcat DI în loc de N50 — ai dedus dublu față de cât se cuvenea.

Nicio verificare automată nu poate prinde asta, pentru că din datele facturii nu se poate deduce încadrarea corectă. De aceea merită să verifici jurnalul de cumpărări înainte de a sincroniza declarația, nu după ce ai depus-o.

Cine stabilește ce etichetă se pune

ContApp îți pune la dispoziție cele trei etichete și calculează corect ce îi spui. Nu îți spune însă ce se aplică în cazul tău.

Încadrarea unei cheltuieli — integral deductibilă, deductibilă pe jumătate sau nedeductibilă — o stabilește legislația fiscală, în funcție de natura cheltuielii și de modul în care este folosită în firmă. Regulile se schimbă în timp și au condiții și documente justificative pe care le stabilește tot legislația.

De aceea articolul acesta nu îți dă o listă de cazuri. Ar fi o listă care îmbătrânește și te-ar induce în eroare exact acolo unde greșeala costă.

Dacă nu ești sigur ce etichetă se pune pe o cheltuială, întreabă contabilul sau verifică la ANAF înainte de a înregistra factura. O întrebare pusă la timp e mai ieftină decât o declarație rectificativă. Dacă nu ai un contabil, vezi Suport utilizare program. Consultanță contabilă.

Cum corectezi o greșeală

Dacă descoperi că ai pus eticheta greșită:

1. Deschide factura de achiziție și schimbă deductibilitatea pe linia respectivă.
2. Dacă greșeala se repeta pe multe facturi, corectează și articolul de cheltuială, ca să nu se repete în viitor.
3. Reîmprospătează jurnalul de cumpărări pe luna afectată și verifică noile valori.
4. Deschide declarația, apasă Sincronizează și verifică secțiunea de taxă deductibilă înainte de a salva.

Dacă declarația pe luna respectivă a fost deja depusă la ANAF, corectarea în ContApp nu ajunge — mai e nevoie și de o rectificare la ANAF. Vorbește cu contabilul despre pașii ei.

Erori frecvente

Am pus cota de TVA corect, dar suma de dedus din decont e mai mică decât mă așteptam. Verifică deductibilitatea pe liniile facturilor. O linie pe N50 deduce jumătate, una pe ND nu deduce nimic — indiferent de cota de TVA aleasă. Cota și deductibilitatea sunt două câmpuri diferite, cu efecte diferite.

Toate facturile pe un anumit tip de cheltuială au deductibilitatea greșită. Nu le corecta pe rând: greșeala e pe articolul de cheltuială, care le-a propus-o pe toate. Corectează articolul, apoi facturile deja emise.

Cheltuiala apare în contabilitate cu o sumă mai mare decât baza de pe factură. Este comportamentul corect la ND și N50: partea de TVA care nu se deduce intră în costul cheltuielii.

Nu găsesc câmpul de deductibilitate. Apare doar la firmele înregistrate în scopuri de TVA. Dacă firma nu e plătitoare de TVA, nu are ce deduce, deci câmpul nu are sens și nu se afișează.

Articole conexe

• Cotele de TVA în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — celălalt câmp de pe linia facturii, cota; nu confunda cele două.
• Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări (publicat ca art. 265; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — unde verifici efectul etichetelor înainte de declarație.
• D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată (publicat ca art. 266; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — declarația în care ajunge taxa deductibilă.
• Creare articol cheltuieli — locul în care setezi deductibilitatea o dată pentru toate.
• Factura de achiziții — unde se alege eticheta, linie cu linie.
• Cheltuielile cu amortizarea — alt loc în care deductibilitatea unei cheltuieli este limitată.