Planul de conturi

Orice firmă care ține contabilitate în partidă dublă are nevoie de o listă a locurilor în care își așază operațiunile. Lista aceea se numește plan de conturi. Articolul explică ce este, cum se citește un cont, ce înseamnă tipurile Activ, Pasiv și Bifuncțional din coloana Tip, și de ce aplicația nu îți arată toate conturile din prima.

Ce este un plan de conturi

Imaginează-ți un dulap cu multe sertare: unul pentru banii din bancă, unul pentru cei din casă, unul pentru ce îți datorează clienții, unul pentru ce datorezi furnizorilor, unul pentru comisioane bancare. Orice operațiune a firmei se așază într-un sertar — mai exact în două, pentru că în partidă dublă fiecare operațiune are două capete.

Planul de conturi este lista tuturor acestor sertare. Un „cont” nu are aici nicio legătură cu contul bancar sau cu contul tău de utilizator: este un sertar din dulapul contabil.

Ca să nu depindă de cum îi place fiecăruia să numească sertarele, fiecare cont are un cod numeric standardizat, același la toate firmele din România. Contul de comisioane bancare, de exemplu, are codul 627. Un contabil care se uită la contabilitatea firmei tale recunoaște 627 instant, fără să citească denumirea.

Câteva coduri larg cunoscute, ca să prinzi logica:

Prima cifră a codului spune familia mare din care face parte contul, iar cifrele următoare îl detaliază. Nu trebuie să memorezi nimic: în ContApp alegi conturile din listă, cu căutare pe cod sau pe denumire.

Pe ce cont merge o operațiune îți spune contabilul tău; ContApp alege automat conturile pentru documentele obișnuite.

Conturi sintetice și conturi analitice

Un cont sintetic este sertarul mare. Un cont analitic este un despărțitor în interiorul acelui sertar.

Exemplu. Contul 401 Furnizori este sintetic: adună tot ce datorezi tuturor furnizorilor, într-o singură sumă. Dacă vrei să vezi separat cât datorezi fiecăruia, deschizi conturi analitice sub el — câte unul pe furnizor. Suma analiticelor este întotdeauna egală cu totalul sinteticului.

Analiticele sunt utile când ai mulți parteneri sau mai multe activități de urmărit separat. Nu sunt obligatorii; adaugă-le doar când ai nevoie de detaliul acela.

Tipurile de cont: A, P și B

În coloana Tip a listei vezi ce fel de cont este: Activ, Pasiv sau Bifuncțional. Tipul spune ce fel de informație ține contul.

Explicat simplu: conturile de activ răspund la „ce are firma?“. Contul de bancă e activ — banii de acolo sunt ai firmei. Conturile de pasiv răspund la „de unde vine ce are firma?” — dintr-o datorie, dintr-un aport al asociaților, din profit. Contul de furnizori e pasiv: arată o datorie.

Conturile bifuncționale sunt cele care pot ajunge, legitim, în ambele poziții. Un cont de TVA e exemplul clasic: într-o lună statul îți datorează, în alta datorezi tu. De aceea nu poate fi încadrat rigid nici la activ, nici la pasiv.

Tipul contului nu îl setezi tu și nu îl schimbi. El vine din natura contului și îl folosește aplicația ca să știe cum să interpreteze sumele.

Conturi vizibile și conturi ascunse

Planul de conturi complet are câteva sute de poziții. O firmă obișnuită folosește câteva zeci. Dacă ContApp ți-ar arăta tot planul din start, ai căuta printre sute de rânduri care nu te privesc — și ai risca să alegi greșit.

De aceea aplicația face o distincție:

• conturile vizibile — cele pe care firma ta le folosește sau le poate folosi; apar în liste și în câmpurile de selecție;
• conturile ascunse — restul planului; există, dar sunt ținute deoparte până ai nevoie de ele.

Ascunderea nu șterge nimic și nu afectează datele deja înregistrate: e strict o curățare a listei.

Ce faci dacă îți lipsește un cont

Mergi în ordinea asta, de la cel mai probabil la cel mai puțin probabil:

1. Caută-l după cod, nu după denumire. Denumirile diferă ușor de la o sursă la alta; codul nu.
2. Întreabă contabilul dacă nu ești sigur pe ce cont merge operațiunea. Nu forța o încadrare doar ca să treacă documentul: o înregistrare greșită se propagă în toate rapoartele lunii.
3. Scrie-ne la [email protected] dacă îți lipsește un cont din planul general.

Legătura cu articolele contabile și fișele de cont

Planul de conturi e doar vocabularul; propozițiile se scriu în altă parte.

• Când introduci un document, ContApp generează o înregistrare contabilă care folosește două sau mai multe conturi din plan. Toate aceste înregistrări se văd în Articole contabile.
• Când vrei să vezi tot ce s-a întâmplat pe un singur cont într-o perioadă, ceri o fișă în Fișe conturi.

Cu alte cuvinte: planul de conturi spune ce sertare există, articolele contabile spun ce s-a pus în ele, iar fișele de cont îți arată conținutul unui sertar anume.

Erori frecvente

Nu găsesc „Setări contabile” în meniul de setări. Ecranul nu este încă disponibil în aplicație: este în pregătire și va apărea în meniul Setări firmă.

Văd „Categorii fiscale”, nu „Planul de conturi”. Firma este în partidă simplă. Este același ecran, cu denumirea folosită pentru sistemul acela.

Am căutat un cont și nu apare. Caută din nou după cod, nu după denumire. Dacă tot nu îl găsești, întreabă contabilul ce cont se folosește pentru operațiunea ta sau scrie-ne la [email protected].

Articole conexe

• Contabilitate în partidă dublă în ContApp — diferența dintre cele două sisteme și ce se schimbă în aplicație.
• Articolele contabile — înregistrările care folosesc conturile din plan.
• Fișele de cont — istoricul unui singur cont, pe o perioadă aleasă.
• Categorii fiscale - tipuri de venituri și cheltuieli — același ecran, la firmele în partidă simplă.
• Importul datelor din alte programe — ce se preia și ce nu, când vii din alt program de contabilitate.