Planul de conturi

Orice firmă care ține contabilitate în partidă dublă are nevoie de o listă a locurilor în care își așază operațiunile. Lista aceea se numește plan de conturi. Articolul explică ce este, cum se citește un cont, ce înseamnă marcajele A, P și B de lângă el, și de ce aplicația nu îți arată toate conturile din prima.

Unde găsești: Setări firmă → Setări contabile → secțiunea Planul de conturi. La firmele în partidă simplă aceeași secțiune se numește Categorii fiscale — este același ecran. Pagina Setări contabile se activează treptat pe conturi, așa că e posibil să nu o vezi încă la firma ta. Dacă nu apare, scrie-ne; nu este o eroare de configurare la tine.

Ce este un plan de conturi

Imaginează-ți un dulap cu multe sertare: unul pentru banii din bancă, unul pentru cei din casă, unul pentru ce îți datorează clienții, unul pentru ce datorezi furnizorilor, unul pentru comisioane bancare. Orice operațiune a firmei se așază într-un sertar — mai exact în două, pentru că în partidă dublă fiecare operațiune are două capete.

Planul de conturi este lista tuturor acestor sertare. Un „cont” nu are aici nicio legătură cu contul bancar sau cu contul tău de utilizator: este un sertar din dulapul contabil.

Ca să nu depindă de cum îi place fiecăruia să numească sertarele, fiecare cont are un cod numeric standardizat, același la toate firmele din România. Contul de comisioane bancare, de exemplu, are codul 627. Un contabil care se uită la contabilitatea firmei tale recunoaște 627 instant, fără să citească denumirea.

Câteva coduri larg cunoscute, ca să prinzi logica:

Prima cifră a codului spune familia mare din care face parte contul, iar cifrele următoare îl detaliază. Nu trebuie să memorezi nimic: în ContApp alegi conturile din listă, cu căutare pe cod sau pe denumire.

Ce operațiune se pune pe ce cont este o decizie profesională, nu o setare de aplicație. Când ai un dubiu de încadrare, întreabă contabilul. Documentația explică unde apeși; nu poate decide pentru firma ta.

Conturi sintetice și conturi analitice

Un cont sintetic este sertarul mare. Un cont analitic este un despărțitor în interiorul acelui sertar.

Exemplu. Contul 401 Furnizori este sintetic: adună tot ce datorezi tuturor furnizorilor, într-o singură sumă. Dacă vrei să vezi separat cât datorezi fiecăruia, deschizi conturi analitice sub el — câte unul pe furnizor. Suma analiticelor este întotdeauna egală cu totalul sinteticului.

Analiticele sunt utile când ai mulți parteneri sau mai multe activități de urmărit separat. Nu sunt obligatorii; adaugă-le doar când ai nevoie de detaliul acela.

Tipurile de cont: A, P și B

Lângă fiecare cont din listă vei vedea o literă. Ea spune ce fel de informație ține contul.

Explicat simplu: conturile de activ răspund la „ce are firma?“. Contul de bancă e activ — banii de acolo sunt ai firmei. Conturile de pasiv răspund la „de unde vine ce are firma?” — dintr-o datorie, dintr-un aport al asociaților, din profit. Contul de furnizori e pasiv: arată o datorie.

Conturile bifuncționale sunt cele care pot ajunge, legitim, în ambele poziții. Un cont de TVA e exemplul clasic: într-o lună statul îți datorează, în alta datorezi tu. De aceea nu poate fi încadrat rigid nici la activ, nici la pasiv.

Marcajul nu îl setezi tu și nu îl schimbi. El vine din natura contului și îl folosește aplicația ca să știe cum să interpreteze sumele.

Conturi vizibile și conturi ascunse

Planul de conturi complet are câteva sute de poziții. O firmă obișnuită folosește câteva zeci. Dacă ContApp ți-ar arăta tot planul din start, ai căuta printre sute de rânduri care nu te privesc — și ai risca să alegi greșit.

De aceea aplicația face o distincție:

• conturile vizibile — cele pe care firma ta le folosește sau le poate folosi; apar în liste și în câmpurile de selecție;
• conturile ascunse — restul planului; există, dar sunt ținute deoparte până ai nevoie de ele.

Ascunderea nu șterge nimic și nu afectează datele deja înregistrate: e strict o curățare a listei. Poți afișa oricând și conturile ascunse, din ecranul planului de conturi.

Sincronizarea planului

Planul de conturi standard se modifică în timp, prin reglementări contabile. Ca să nu rămâi cu o listă veche, ecranul are o acțiune de sincronizare: aplicația compară planul firmei tale cu planul de referință și adaugă ce lipsește.

Important: sincronizarea completează, nu rescrie. Conturile personalizate și analiticele create de tine rămân. Rulează sincronizarea când îți lipsește un cont care ar trebui să existe la orice firmă.

Ce faci dacă îți lipsește un cont

Mergi în ordinea asta, de la cel mai probabil la cel mai puțin probabil:

1. Caută-l în plan după cod, nu după denumire. Denumirile diferă ușor de la o sursă la alta; codul nu.
2. Afișează și conturile ascunse. De cele mai multe ori contul există, dar e ținut deoparte.
3. Rulează sincronizarea planului, dacă e un cont din planul general.
4. Adaugă un analitic, dacă ce îți lipsește nu e un cont nou, ci un detaliu sub un cont existent — de exemplu urmărirea separată a unui furnizor.
5. Întreabă contabilul dacă nu ești sigur pe ce cont merge operațiunea. Nu forța o încadrare doar ca să treacă documentul: o înregistrare greșită se propagă în toate rapoartele lunii.

Legătura cu articolele contabile și fișele de cont

Planul de conturi e doar vocabularul; propozițiile se scriu în altă parte.

• Când introduci un document, ContApp generează o înregistrare contabilă care folosește două sau mai multe conturi din plan. Toate aceste înregistrări se văd în Articole contabile.
• Când vrei să vezi tot ce s-a întâmplat pe un singur cont într-o perioadă, ceri o fișă în Fișe conturi.

Cu alte cuvinte: planul de conturi spune ce sertare există, articolele contabile spun ce s-a pus în ele, iar fișele de cont îți arată conținutul unui sertar anume.

[Captură de ecran: pagina Setări contabile, secțiunea Planul de conturi, cu un rând de cont în care se văd codul, denumirea și marcajul de tip]

Erori frecvente

Nu găsesc „Setări contabile” în meniul de setări. Pagina se activează treptat pe conturi. Dacă nu apare încă la firma ta, scrie-ne — funcționalitatea se pune la dispoziție în etape.

Văd „Categorii fiscale”, nu „Planul de conturi”. Firma este în partidă simplă. Este același ecran, cu denumirea folosită pentru sistemul acela.

Am căutat un cont și nu apare. Cel mai probabil e ascuns. Afișează conturile ascunse, apoi caută din nou după cod.

Am adăugat un cont, dar nu îl găsesc pe documente. Un cont nou apare în selecțiile de document abia după ce e marcat ca vizibil. Verifică și dacă tipul lui se potrivește cu locul în care îl cauți.

Articole conexe

• Contabilitate în partidă dublă în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — diferența dintre cele două sisteme și ce se schimbă în aplicație.
• Articolele contabile (articol nou, de legat după publicare) — înregistrările care folosesc conturile din plan.
• Fișele de cont (articol nou, de legat după publicare) — istoricul unui singur cont, pe o perioadă aleasă.
• Categorii fiscale - tipuri de venituri și cheltuieli — același ecran, la firmele în partidă simplă.
• Importul datelor din alte programe — ce se preia și ce nu, când vii din alt program de contabilitate.
• Suport utilizare program. Consultanță contabilă. — pentru întrebările de încadrare contabilă, care nu se rezolvă din documentație.