Descărcarea automată a e-facturilor din SPV în ContApp
ANAF ține XML-ul facturii disponibil pentru descărcare în SPV 60 de zile de la publicare. Conform legii, exemplarul original al facturii este formatul XML al facturii. Trebuie să păstrezi XML-ul cât timp ANAF îți poate verifica anul respectiv (perioada de prescripție fiscală, socotită de la 1 iulie a anului următor).
ContApp descarcă automat facturile trimise la clienți cu sigiliul ANAF și le salvează în spațiul de documente al entității tale. La fel procedează și cu facturile de la furnizori.
Structura fișierelor este de forma:
- Drive/e-facturi/Clienți/Anul/Luna/Denumire client/Nr_factură
- Drive/e-facturi/Furnizori/Anul/Luna/Denumire furnizor/Nr_factură
- facturile XML importate manual se salvează în Drive/e-facturi/Import/Clienți (sau Furnizori)/…, cu aceeași structură.
Mai jos, un exemplu de e-factură descărcată din SPV de la o achiziție eMAG din 25 decembrie 2023.
Import facturi de la furnizori. Descărcare și arhivare.
Accesează Achiziții → Facturi achiziții → e-facturi achiziții (scurtătura g a e)
Facturile primite de la furnizori se descarcă automat (interogare SPV o dată la 6 ore) sau manual. Data ultimei descărcări o vezi în subtitlul paginii („Ultima sincronizare: …”).
După descărcare, facturile se pot vizualiza în format PDF. Deschide meniul ⋯ de pe rândul e-facturii și alege „Descarcă în format PDF (varianta ANAF)”; în aceeași grupă găsești și „Descarcă arhiva ZIP”. Tot din meniul ⋯ ai „Reîmprospătează”, „Mesaj”, „Vezi în Documente”, „Imprimare” și „Șterge” (cu confirmare). Dacă o opțiune nu se aplică e-facturii respective, apare gri.
Arhiva zip care conține formatul XML și sigiliul ANAF se salvează automat în spațiul de documente al entității tale, dar o poți descărca și pe calculatorul tău.
Dacă aștepți o factură și te grăbești, atunci apasă butonul „Descarcă e-facturi” din bara de deasupra tabelului: progresul apare sub buton. Dacă firma nu are acces e-Factura activ, butonul îți explică de ce nu poate descărca și te trimite la Setări firmă → Integrări.
Important! ANAF ține e-facturile disponibile pentru descărcare 60 de zile de la publicarea lor în SPV. După ce expiră această perioadă, facturile nu mai sunt afișate și nu se mai pot descărca. Nici manual și nici automat. Prin urmare, totul depinde de data la care ai autorizat accesul e-Factura. Facturile mai vechi le poți cere de la ANAF, care le republică în SPV la solicitare (prin formularul de contact de pe site-ul ANAF).
De exemplu: dacă ai autorizat accesul e-Factura în data de 1 iunie, ContApp a putut descărca doar e-facturile publicate în SPV începând cu 2 aprilie, adică din ultimele 60 de zile.
Spațiul de documente - ContApp Drive
Fiecare firmă din ContApp are un spațiu de documente de 1 GB.
Mai multe detalii despre ContApp Drive, găsești aici.
Importul manual al e-facturilor în ContApp
Facturile XML pe care le ai deja pe calculator (descărcate manual din SPV, primite de la furnizor sau republicate de ANAF la cerere) le poți importa manual în ContApp.
Pentru a importa manual, navighează în meniul lateral la Vânzări → Facturare → e-facturi vânzări sau Achiziții → Facturi achiziții → e-facturi achiziții și apasă butonul Import XML din dreapta barei de deasupra tabelului.
După ce apeși Import XML, se deschide o fereastră cu zona „Trage fișierele aici sau dă clic pentru a le alege”: tragi fișierele .xml în ea sau le alegi din calculator. Vezi progresul încărcării și limitele afișate chiar în fereastră.
Atenție: Formatul acceptat este fișier de tip "xml", mărimea maximă este de 5 MB și maxim 20 de fișiere. Păstrează numele fișierului exact așa cum l-a generat ANAF (indexul de încărcare, de exemplu 4413711268.xml): după el identifică ContApp e-factura la import.
Poți importa atât facturile de la furnizori, cât și facturile emise de tine din alte programe de contabilitate.
Important. După importul e-facturilor, le preiei în contabilitate cu un singur click: iconița „Import în ContApp” de pe rândul e-facturii, sau, pentru mai multe deodată, le bifezi și folosești acțiunea în masă din bara de selecție (un import eșuat nu le mai oprește pe celelalte). Vezi articolul preluarea în contabilitate a e-facturilor pentru mai multe detalii.
Vezi și: Salvarea e-facturii în spațiul de documente, Expirarea accesului e-Factura și a certificatului de semnătură digitală.