Expirarea accesului la SPV și a certificatului de semnătură digitală

În legătura dintre ContApp și e-Factura expiră două lucruri diferite, la intervale diferite. Confuzia dintre ele este motivul pentru care unii utilizatori reiau autorizarea mult mai des decât e nevoie, iar alții rămân descoperiți fără să-și dea seama.

Unde găsești: Setări firmă → Integrări → tab-ul ANAF e-Factura (scurtătura g s i e) — contabilitate.contapp.ro/setari/integrari/anaf

Cât ține accesul la SPV

Nu trebuie să reiei autorizarea la fiecare câteva luni. ContApp întreține singur conexiunea.

Tehnic, ANAF îi dă ContApp o cheie de acces (un „token”) valabilă 90 de zile. ContApp o reînnoiește automat cu 7 zile înainte să expire, fără să-ți ceară nimic și fără să ai nevoie de certificat la îndemână.

Reînnoirea automată nu poate continua la nesfârșit. Conexiunea, în ansamblul ei, este valabilă aproximativ un an de la data autorizării. După acest termen, reînnoirea automată nu mai este posibilă și trebuie să autorizezi din nou, cu certificatul de semnătură digitală.

Pe scurt: autorizezi o dată, nu te mai atingi de setare aproape un an, iar la apropierea termenului primești un email de avertizare.

Data exactă la care expiră accesul tău este afișată în cardul „Autorizare în S.P.V.”, la „Expirare acces S.P.V.” (Setări firmă → Integrări → ANAF e-Factura).

Ce vezi în ContApp

Cardul „Autorizare în S.P.V.” are un titlu fix și o etichetă de status (Autorizat, Autorizare expirată sau Neautorizat), plus o singură acțiune, în funcție de starea conexiunii. Eticheta și butonul îți spun în ce situație te afli.

Ai și o etichetă permanentă în antetul aplicației, lângă selectorul de an, care îți arată starea fără să intri în setări (pe ecrane mici rămâne doar iconița).

Lucrezi cu mai multe firme? Starea conexiunii o vezi pentru toate deodată în Listă firme, în coloana SPV: Conectat, Expiră curând, Expirat, De verificat (accesul există, dar n-a putut fi confirmat la ultima verificare) sau Neconectat. Dacă apeși pe ea, ajungi direct în Integrări → ANAF e-Factura la firma respectivă.

Emailurile pe care le primești

ContApp te anunță pe email înainte și după fiecare problemă de acces. Dacă ai primit unul dintre mesajele de mai jos, caută-l aici după subiect.

Reautorizarea, pas cu pas

Ordinea contează. Nu poți crea o conexiune nouă peste una activă — trebuie să o revoci întâi. De aceea, cât timp conexiunea este validă, singurul buton pe care îl vezi este „Revocă token”.

Pasul 1. Pregătește certificatul. Introdu stick-ul USB în calculator sau deschide și autentifică-te în aplicația web a certificatului virtual. Fă acest pas înainte de orice altceva.

Pasul 2. Revocă conexiunea curentă. Intră în Setări firmă → Integrări → ANAF e-Factura și, în cardul „Autorizare în S.P.V.”, apasă „Revocă token”, apoi confirmă în fereastra aplicației. Dacă accesul a expirat deja și butonul nu apare, treci direct la pasul 3.

Pasul 3. Autorizează din nou. La întrebarea „Ai acces în S.P.V. pe CUI-ul firmei, cu certificat digital?”, alege cardul „Am acces în S.P.V.” (Cu certificat digital), apoi apasă „Autorizare token”.

Fereastra care se deschide îți cere să bifezi două confirmări, afișate cu textul complet: „Am verificat și am acces la S.P.V. pe CUI-ul firmei, cu certificatul digital.” și „Token-ul USB al certificatului este introdus în calculator sau aplicația web a certificatului virtual este activă.” Ambele bife sunt obligatorii, tocmai pentru că sunt cele două cauze obișnuite de eșec.

Pasul 4. Introdu parola certificatului. Trebuie să apară fereastra de selectare a certificatului și de introducere a parolei. Dacă nu apare, autorizarea nu are cum să reușească — vezi articolul despre erorile la autorizare.

Dacă totul a mers, ContApp afișează Token generat cu succes! și te duce la lista de facturi. Toată operațiunea durează sub un minut.

Când certificatul a expirat

Certificatele de semnătură digitală sunt valabile între 1 și 3 ani, cel mai frecvent un an. Prelungirea are trei părți, iar utilizatorii o fac de obicei doar pe prima.

1. Prelungește la furnizor. Contactează firma de la care ai cumpărat certificatul, înainte de data expirării.
2. Anunță ANAF. Documentul de confirmare primit la prelungire se încarcă pe anaf.ro/reinnoire. Fără acest pas, certificatul funcționează la furnizor, dar pentru ANAF a expirat.
3. Creează o conexiune nouă în ContApp, după pașii de mai sus.

Ordinea este obligatorie. Autorizarea din ContApp reușește doar dacă certificatul este valabil și ANAF știe despre prelungire.

Ce se întâmplă cât timp accesul e expirat

Amânarea are un cost care nu se vede imediat.

Cât timp nu există o conexiune validă, ContApp nu mai descarcă automat e-facturile primite de la furnizori. Ele rămân în SPV, iar ANAF păstrează fișierul XML doar 60 de zile de la punerea lui la dispoziție. După acest termen, factura nu se mai poate descărca din SPV și trebuie recuperată altfel.

Facturile pe care le emiți nu se mai transmit automat, iar termenul legal de depunere curge indiferent de starea conexiunii.

Dacă ai stat fără acces mai mult timp, vezi articolul despre recuperarea e-Facturilor nedescărcate din SPV.

Dacă nu ești sigur pe ce situație ai

Verificarea decisivă se face pe portalul ANAF, nu în ContApp. Deschide o fereastră privată, intră pe anaf.ro, apasă RO e-Factura și caută CUI-ul firmei tale în listă.

• Îl găsești — certificatul are acces, problema este doar conexiunea din ContApp. Revocă și autorizează din nou.
• Nu îl găsești — problema este la certificat sau la înregistrarea lui la ANAF. Vezi Erori la autorizarea accesului la e-Factura.

Articole conexe

• Erori la autorizarea accesului la e-Factura. Verificare pas cu pas — dacă reautorizarea dă eroare.
• Configurarea ContApp pentru trimiterea și descărcarea de e-facturi din SPV — procedura completă, inclusiv autorizarea prin contabil.
• Obținerea certificatului de semnătură digitală. Accesul în SPV pe CUI sau CIF — de unde iei certificatul și cum îl înregistrezi.
• Recuperare e-Facturi nedescărcate din SPV — ce faci cu facturile pierdute cât timp accesul a fost expirat.
• Descărcarea automată a facturilor din SPV — cum funcționează preluarea automată, când conexiunea este validă.

Vezi și: Noua interfață ContApp.