Codul de TVA și înregistrarea în scopuri de TVA

Codul de TVA este primul lucru pe care îl declari în ContApp dacă firma ta este înregistrată în scopuri de TVA. Până îl declari, aplicația se comportă ca pentru o firmă neplătitoare: nu îți cere cote de TVA pe facturi, nu îți arată jurnalele și nu îți propune deconturi. Articolul acesta explică ce este codul, cum îl introduci și ce se schimbă în aplicație imediat după.

Unde găsești: Setări firmă → Setări TVA → fila TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat

Ce este codul de TVA și ce înseamnă înregistrarea

Înregistrarea în scopuri de TVA este o calitate fiscală pe care o obții de la ANAF. Din momentul în care o ai, adaugi TVA la ce vinzi (asta se numește TVA colectată), scazi TVA-ul pe care l-ai plătit furnizorilor tăi (TVA deductibilă) și declari diferența la stat.

Codul de TVA este identificatorul primit odată cu această înregistrare. În practică este codul firmei precedat de prefixul de țară — pentru România, RO . El se scrie pe facturile pe care le emiți și este codul după care partenerii tăi te verifică.

Te poți înregistra în două feluri:

• prin opțiune — te înregistrezi pentru că vrei, chiar dacă nu ești obligat;
• obligatoriu — la depășirea plafonului de 300.000 lei.

Plafonul și condițiile de înregistrare se schimbă prin lege. Înainte să te bazezi pe o cifră, verifică valoarea în vigoare pe site-ul ANAF sau întreabă-ne.

Cum declari codul de TVA în ContApp

Intră în Setări firmă → Setări TVA. Prima filă, TVA, este locul în care se ține tot ce ține de înregistrarea în țară. Aici completezi:

Cele două merg împreună. Codul spune care este identificatorul firmei, perioadele spun când a fost el valabil.

[Captură de ecran: Setări TVA, fila TVA, cu câmpul codului de TVA și lista perioadelor de activitate]

Preluarea automată a datelor de la ANAF

Nu e obligatoriu să scrii datele de mână. ContApp poate lua direct de la ANAF starea firmei tale — înregistrată sau neînregistrată în scopuri de TVA.

1. Când adaugi o firmă nouă în ContApp, ai în ecranul de creare opțiunea de a descărca datele de la ANAF. Bifează-o și codul de TVA vine completat.
2. Pentru o firmă deja existentă, mergi la Setări firmă → Integrări → Date Firme ANAF — contabilitate.contapp.ro/setari/integrari — și pornești sincronizarea.
3. Direct din fila TVA, butonul Sincronizează cu ANAF aduce perioadele de activitate cu TVA așa cum sunt înregistrate în baza ANAF.

Sincronizarea este calea recomandată. Așa eviți greșelile de tastare și te asiguri că datele din aplicație corespund cu cele pe care le are ANAF despre firma ta.

[Captură de ecran: butonul Sincronizează cu ANAF din fila TVA]

Ce se schimbă în aplicație imediat

Codul de TVA nu este o informație decorativă de pe factură. El deschide funcționalități întregi. Imediat după ce îl declari, cu o perioadă de activitate care acoperă data de astăzi:

• Apar cotele de TVA pe facturi. Pe fiecare rând de factură de vânzare sau de achiziție ai de acum un selector de cotă. Cota propusă automat este cota implicită a firmei, adică 21%, dacă nu ai schimbat-o.
• Apar jurnalele de TVA. În meniul Contabilitate → Operațiuni perioada găsești Jurnalul de vânzări și Jurnalul de cumpărări. Un jurnal este lista facturilor dintr-o perioadă, grupate după felul operațiunii, cu bazele de impozitare și TVA-ul aferent. Se generează automat din facturi, nu se completează manual.
• Apar declarațiile de TVA. În Declarații ANAF → Declarații TVA apar D300 (decontul de TVA) și D394 (declarația informativă despre operațiunile din țară). Dacă firma nu e înregistrată, în locul lor vezi D301 — decontul special.

Important dacă te-ai înregistrat recent. Toate articolele de venituri și de cheltuieli definite deja în aplicație vor începe să afișeze TVA la cota implicită a firmei — atât prețurile de vânzare, cât și costurile de achiziție. Nu e o eroare. Pe fiecare factură poți alege altă cotă, iar dacă majoritatea articolelor tale au o cotă diferită, schimbă cota implicită în fila Cote TVA.

CUI și cod de TVA: cea mai frecventă confuzie

Sunt două lucruri diferite și le confundă aproape toată lumea.

Cifrele sunt de obicei aceleași. Diferența este prefixul RO  și, mai important, faptul că prezența codului de TVA înseamnă o obligație fiscală, nu doar o identificare. O firmă are mereu CUI. Nu are întotdeauna cod de TVA.

Din asta decurge o regulă practică: nu scrie RO  în fața CUI-ului dacă firma nu e înregistrată în scopuri de TVA. Facturile ar arăta ca ale unui plătitor de TVA, iar partenerii tăi te-ar declara greșit la ANAF.

A treia variantă, ușor de confundat cu primele două, este CIF-ul pentru tranzacții intracomunitare: un cod special, pe care îl poți avea și fără să fii plătitor de TVA în țară, și care servește exclusiv operațiunilor din Uniunea Europeană. Are filă separată în Setări TVA și articol separat.

Codul singur nu e suficient

Aici se împotmolesc cele mai multe configurări. Poți avea codul de TVA completat corect și totuși să nu vezi nimic schimbat în aplicație.

Motivul este că ContApp nu lucrează cu o bifă „firma e plătitoare de TVA — da sau nu”, ci cu intervale de timp. O firmă poate intra în TVA, ieși, și intra din nou. Facturile de acum trei ani trebuie să rămână așa cum au fost emise atunci. De aceea aplicația are nevoie să știe nu doar codul, ci și de când până când a fost valabil.

Concret: dacă nu există o perioadă de activitate cu TVA care să acopere data facturii, factura respectivă se comportă ca a unei firme neplătitoare, oricât de corect ar fi completat codul.

După ce ai declarat codul, mai ai deci doi pași:

1. adaugi perioada sau perioadele de activitate cu TVA — manual sau prin sincronizare cu ANAF;
2. alegi perioada fiscală — lunar, trimestrial, semestrial sau anual — care decide în ce luni poți depune D300 și D394.

Erori frecvente

„Perioada selectată se suprapune cu o altă perioadă de activitate TVA sau cu CIF Tranzacții Intracomunitare” — încerci să adaugi un interval care se atinge de unul deja existent. Două perioade nu pot acoperi aceeași zi, pentru că atunci aplicația nu ar ști ce regim să aplice unei facturi din ziua respectivă. Corectează datele perioadei existente în loc să adaugi una nouă.

Am completat codul de TVA, dar pe factură nu apare TVA. Lipsește perioada de activitate cu TVA care să acopere data facturii. Verifică lista de perioade din fila TVA.

Nu văd meniul „Declarații TVA”. Aceeași cauză: fie codul nu e declarat, fie perioada de activitate nu acoperă data la care te uiți.

Văd D301 în loc de D300. Este comportamentul corect pentru o firmă care nu e înregistrată în scopuri de TVA. Dacă te aștepți la D300, înregistrarea nu e declarată în aplicație pentru perioada respectivă.

„Clientul este din UE, dar nu ați adăugat la setări TVA, un CIF valabil pentru Tranzacții Intracomunitare. Verificați în ghid dacă vă trebuie unul.” — codul de TVA din țară nu acoperă operațiunile intracomunitare. Ai nevoie de codul special, din fila CIF Intracomunitar.

Datele din ContApp diferă de cele de la ANAF. Rulează sincronizarea din fila TVA. Aplicația te poate anunța automat când apar astfel de diferențe, dacă pornești notificările de discrepanțe din fila Notificări.

Articole conexe

• Perioadele de activitate cu TVA (articol nou, de legat după publicare) — pasul următor obligatoriu: intervalele în care codul a fost valabil.
• Perioada fiscală de TVA: lunar, trimestrial, semestrial, anual (articol nou, de legat după publicare) — cât de des raportezi și în ce luni se pot depune declarațiile.
• Cote de TVA. Deductibilitate TVA. — lista cotelor disponibile și cum se alege cota implicită.
• CIF tranzacții intracomunitare — codul special pentru operațiunile din Uniunea Europeană, dacă îți trebuie unul.
• Datele firmei. Actualizare date firme. — unde se declară CUI-ul și restul datelor de identificare.
• Configurări esențiale în ContApp — lista completă a setărilor de făcut la început.