TVA la încasare

TVA la încasare este un regim în care TVA-ul îl datorezi statului abia când clientul îți plătește factura, nu în ziua în care o emiți. Dacă firma ta aplică acest regim, îl declari în ContApp pe perioade, iar aplicația calculează singură ce TVA e deja datorat și ce TVA încă așteaptă banii. Articolul acesta îți arată ce se schimbă în setări, în jurnale și în decont.

Unde găsești: Setări firmă → Setări TVA → fila TVA la încasare — contabilitate.contapp.ro/setari/tva

Ce este TVA la încasare

Ca să înțelegi regimul, pornește de la cel obișnuit.

În regimul obișnuit, TVA-ul devine datorat în momentul în care emiți factura. Ai emis pe 3 martie o factură de 1.000 de lei plus TVA? TVA-ul de pe factura aceea intră în decontul lunii martie și îl plătești statului la termen, chiar dacă clientul nu ți-a dat niciun leu. Banii statului îi scoți din buzunarul tău și aștepți să îi recuperezi de la client.

În regimul de TVA la încasare, TVA-ul devine datorat abia în momentul în care banii intră efectiv la tine — în bancă sau în casă. Aceeași factură emisă pe 3 martie, încasată pe 20 iunie, produce TVA de plată în iunie, nu în martie.

Pe partea de achiziții logica e simetrică: TVA-ul de pe facturile primite de la furnizori îl poți deduce (adică scădea din ce datorezi) în momentul în care plătești factura, nu în momentul în care o primești.

Regimul nu schimbă cât TVA plătești în total. Schimbă când îl plătești.

De ce contează

Contează enorm dacă lucrezi cu clienți care plătesc târziu.

Imaginează-ți o firmă care emite facturi cu termen de plată la 60 sau 90 de zile. În regimul obișnuit, ea plătește TVA-ul din facturi pe care nu le-a încasat. Practic, finanțează statul din banii proprii, câteva luni, în fiecare lună. TVA la încasare elimină exact această situație: nu dai banii înainte să îi primești.

De aceea regimul e util mai ales firmelor care vând către alte firme, cu termene lungi de plată, și mai puțin celor care încasează pe loc.

Dacă firma ta poate sau trebuie să aplice TVA la încasare este o chestiune de încadrare fiscală, cu condiții și plafoane stabilite de lege. ContApp nu decide asta în locul tău — tu îi spui aplicației ce regim are firma, iar ea calculează în consecință. Dacă nu ești sigur, întreabă un contabil înainte de a bifa perioada.

Cum declari perioadele de activitate cu TVA la încasare

ContApp nu lucrează cu o simplă bifă „da / nu”. Lucrează cu perioade, adică intervale de timp în care firma a aplicat regimul. Motivul e practic: o firmă poate intra în TVA la încasare, poate ieși din el, poate reintra, iar documentele din fiecare interval trebuie să rămână calculate după regulile valabile la data lor.

Pașii sunt:

1. Deschide Setări firmă → Setări TVA și mergi pe fila TVA la încasare.
2. Dacă nu ai declarat nimic, aplicația afișează starea Neînregistrat. Asta înseamnă că, din punctul de vedere al aplicației, firma nu aplică regimul, iar toate facturile se tratează în regimul obișnuit.
3. Apasă Adaugă perioadă de activitate cu TVA la încasare.
4. Completează data de la care regimul se aplică și, dacă regimul s-a încheiat, data până la care. Dacă regimul e în vigoare și acum, lași sfârșitul necompletat.
5. Salvează.

Din acest moment, orice document cu data cuprinsă în perioada declarată este tratat în regimul de TVA la încasare. Documentele din afara perioadei rămân în regimul obișnuit.

[Captură de ecran: fila TVA la încasare din Setări TVA, cu starea Neînregistrat și butonul Adaugă perioadă de activitate cu TVA la încasare]

Perioadele nu se pot suprapune între ele. Dacă încerci să adaugi un interval care se intersectează cu unul deja salvat, aplicația refuză și îți cere să corectezi datele.

Ce se schimbă în jurnale

Aici se vede cel mai clar efectul regimului. Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări capătă două grupuri noi de coloane.

Cei doi termeni sunt tot ce trebuie să înțelegi:

• Exigibil înseamnă TVA-ul pe care îl datorezi deja statului pentru perioada la care te uiți. E partea încasată de la clienți (sau plătită furnizorilor, în jurnalul de cumpărări). Această parte intră în decont.
• Neexigibil înseamnă TVA-ul aferent facturilor pe care încă nu le-ai încasat. Există în evidență, e vizibil în jurnal, dar nu îl datorezi încă. Va deveni exigibil în luna în care clientul plătește.

Coloana Neachitat îți arată, pentru o factură care a intrat parțial la exigibil, cât a mai rămas neîncasat din ea. E utilă la facturile plătite în tranșe: o factură încasată pe jumătate are jumătate din TVA la exigibil și jumătate la neexigibil, iar coloana Neachitat îți spune cât mai aștepți.

Unde găsești jurnalele: Contabilitate → Operațiuni perioada — Jurnal de vânzări și Jurnal de cumpărări.

[Captură de ecran: jurnalul de vânzări cu grupurile Operațiuni exigibile și Operațiuni neexigibile, inclusiv coloana Neachitat]

Cum se mută o factură din neexigibil în exigibil

Nu muți nimic manual. Mutarea o face înregistrarea încasării.

1. Emiți factura. TVA-ul de pe ea apare în jurnal în coloanele neexigibile, la luna facturii.
2. Clientul plătește. Tu înregistrezi încasarea la Încasări și plăți → Încasări și o legi de factura respectivă.
3. La luna încasării, TVA-ul aferent sumei încasate trece în coloanele exigibile.

Dacă încasarea e parțială, trece doar partea corespunzătoare. Restul rămâne neexigibil și așteaptă.

Consecința practică: la firmele cu TVA la încasare, legarea încasării de factură nu e un moft de ordine, e ceea ce produce TVA-ul de plată. O încasare neînregistrată sau înregistrată fără a fi legată de factură lasă TVA-ul în neexigibil și îți subevaluează decontul.

Pe partea de cumpărări e la fel, cu plățile: TVA-ul de pe factura de la furnizor devine deductibil când înregistrezi plata la Încasări și plăți → Plăți.

Efectul pe D300

D300 este decontul de TVA — declarația în care spui cât TVA ai colectat, cât deduci și cât rezultă de plată sau de recuperat. O găsești la Declarații ANAF → D300.

Regula e simplă: în D300 intră doar partea exigibilă. TVA-ul neexigibil nu apare ca TVA colectat, pentru că nu îl datorezi încă.

Asta înseamnă că, la o firmă cu TVA la încasare, cifrele din decont nu se potrivesc cu totalul facturilor emise în lună — și e corect să nu se potrivească. Ce trebuie să se potrivească este totalul coloanelor exigibile din jurnal cu rândurile din decont.

Fluxul rămâne cel obișnuit: alegi anul și luna, apeși Sincronizează ca aplicația să refacă rândurile din datele contabile, verifici, completezi manual ce nu se poate deduce din contabilitate, salvezi și descarci fișierul pentru încărcare în Spațiul Privat Virtual.

Erori frecvente

„TVA-ul din declarație e mai mic decât suma facturilor emise.” Dacă firma ta are TVA la încasare și ai facturi neîncasate, acesta este comportamentul corect, nu o eroare. TVA-ul de pe facturile neîncasate e neexigibil și nu intră în decont. Deschide jurnalul de vânzări și compară decontul cu coloanele Operațiuni exigibile, nu cu totalul facturilor. Diferența ar trebui să se regăsească exact în coloanele Operațiuni neexigibile.

Am încasat factura, dar TVA-ul a rămas în neexigibil. Încasarea nu e legată de factură. Deschide încasarea și verifică dacă are factura atașată. O sumă intrată în bancă, dar neatribuită unei facturi, nu poate muta nimic din neexigibil în exigibil.

Facturi vechi apar în regimul obișnuit, deși firma are TVA la încasare. Perioada declarată nu acoperă data acelor documente. Verifică fila TVA la încasare și data de început a perioadei.

Fila arată în continuare starea Neînregistrat. Perioada nu a fost salvată sau a fost salvată cu date în afara intervalului la care te uiți. Reintră în formularul Adaugă perioadă de activitate cu TVA la încasare și verifică datele.

Nu pot adăuga perioada, aplicația refuză. Se suprapune cu o perioadă existentă. Corectează data de sfârșit a perioadei anterioare înainte de a adăuga una nouă.

Articole conexe

• TVA în ContApp (publicat ca art. 264; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — harta întregii zone de TVA și ordinea corectă de configurare.
• Perioadele de activitate cu TVA (articol nou, de legat după publicare) — cum funcționează perioadele în general, inclusiv cele de înregistrare în scopuri de TVA.
• Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări (publicat ca art. 265; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — toate coloanele și modurile de afișare ale jurnalelor.
• D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată (publicat ca art. 266; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — cum se completează și se verifică decontul, rând cu rând.
• Încasări clienți — cum înregistrezi corect o încasare și o legi de factură; pas obligatoriu în acest regim.
• Facturi încasate parțial (facturi din care s-au reținut comisioane) — situația în care factura se încasează pe bucăți, cea care umple coloana Neachitat.