Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări
Jurnalele de TVA sunt cele două rapoarte din care se nasc toate declarațiile tale de TVA: jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări. Nu le completezi tu — ContApp le construiește singur din facturile introduse. Rolul tău este să le citești și să confirmi, înainte de a depune o declarație, că fiecare document a intrat unde trebuia. Articolul explică ce înseamnă fiecare coloană, cum schimbi afișarea și ce verifici la finalul lunii.
Unde găsești: Contabilitate → Operațiuni perioadă → Jurnal de vânzări — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/jurnal-vanzari și Jurnal de cumpărări — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/jurnal-cumparari.
Ce este un jurnal de TVA
Un jurnal de TVA este lista documentelor dintr-o perioadă care au legătură cu TVA-ul, grupate după felul operațiunii, cu valorile aferente. Sunt două jurnale, pentru cele două direcții ale banilor:
- Jurnalul de vânzări adună TVA-ul colectat de la clienți, cel pe care l-ai adăugat pe facturile emise și pe care îl datorezi statului.
- Jurnalul de cumpărări adună TVA-ul plătit furnizorilor, pe care ai dreptul să îl scazi din ce datorezi.
Diferența dintre cele două este ce plătești la ANAF sau ce ai de recuperat. De aici vine importanța lor: sunt sursa cifrelor din decontul de TVA.
Doi termeni apar peste tot și merită lămuriți acum:
- Baza de impozitare (în jurnal: Baza TVA) este valoarea documentului fără TVA — suma la care se aplică cota. Dacă emiți o factură de 1.000 lei plus TVA 21%, baza de impozitare este 1.000 lei, iar TVA-ul 210 lei.
- Categoria este grupul în care aplicația așază documentul, în funcție de felul operațiunii. Categoria decide în ce rând al declarației ajunge factura. Lista completă este explicată în Categoriile de TVA din jurnale.
De ce nu se completează manual
Jurnalul nu are câmpuri de completat și nu are buton de „adaugă rând”. Tot ce vezi vine din documentele deja introduse: facturi de vânzare, facturi de achiziție, bonuri fiscale și documentele de încasare sau de plată legate de ele.
Consecința e importantă. Dacă un rând din jurnal e greșit, greșeala nu se repară în jurnal — se repară pe factură. Corectezi documentul, revii în jurnal, îl reîmprospătezi, iar rândul se recalculează. Jurnalul e doar o oglindă a datelor contabile. În schimb, e cel mai bun instrument de control: o factură introdusă în grabă se vede aici mult înainte să strice o declarație.
Cum alegi perioada
În bara de unelte a jurnalului, primul câmp este intervalul de date: îl scrii direct sau îl alegi din calendar, unde ai și presetări (luna aceasta, luna trecută, trimestrul acesta, trimestrul trecut, anul acesta…). Regula simplă: alege exact perioada pentru care vei depune declarația. Dacă firma declară lunar, alegi luna. Dacă declară trimestrial, semestrial sau anual, alegi tot intervalul de raportare, nu doar ultima lună din el.
Periodicitatea firmei tale se stabilește în Setări firmă → Setări TVA → fila Perioada TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat_timeframe. Detalii în Perioada fiscală de TVA: lunar, trimestrial, semestrial, anual.
O confuzie frecventă: dacă te uiți la o lună dintr-un trimestru și compari cu decontul trimestrial, cifrele nu se vor potrivi. Nu e o eroare — sunt perioade diferite.
Cele patru moduri de afișare
Același jurnal, aceleași date, patru feluri de a le privi. Comuți între ele din iconița-ochi din bara de unelte („Mod de afișare”): se deschide o listă cu cele patru moduri. Modul implicit îți arată atât categoriile, cât și facturile din ele.
| Mod de afișare | Ce vezi |
|---|---|
| Pe rânduri decont | Datele grupate așa cum vor apărea în declarație |
| Pe categorii | Un rând de total pentru fiecare categorie de operațiune |
| Pe facturi | Fiecare document individual, cu partenerul lui |
| Doar totaluri | Câteva rânduri de sumă, fără detalii |
Ce alegi depinde de ce întrebare ai:
- Pe rânduri decont răspunde la „ce va scrie în declarație?“. Vezi direct ce cifră se va duce în fiecare rând din D300, deci e modul de folosit înainte de depunere.
- Pe categorii răspunde la „operațiunile sunt încadrate corect?“. Aici observi rapid o categorie care nu ar trebui să existe la firma ta — de exemplu operațiuni intracomunitare, dacă nu ai vândut nimic în Uniunea Europeană.
- Pe facturi răspunde la „care document a produs cifra asta?“. Vezi documentele individuale, cu număr, dată și partener; e modul de lucru la verificări.
- Doar totaluri răspunde la „mai e ceva de făcut aici?“. Control rapid, doar ordinul de mărime.
Totalurile din jurnal
Categoriile, totalul fiecărei categorii („Total” urmat de numele categoriei) și totalul general sunt rânduri evidențiate în tabel. Dacă perioada nu are documente, jurnalul îți spune „Nu sunt intrări”. Jurnalul nu are paginare: vezi toată perioada aleasă pe o singură pagină.
Coloanele jurnalului
Coloanele sunt grupate ca în interfață. Nu toate apar întotdeauna: unele depind de jurnal și de regimul firmei.
Document și partener
| Coloană | Ce conține |
|---|---|
| Document — Data | Data documentului, cea care decide în ce perioadă intră |
| Document — Număr | Seria și numărul documentului |
| Furnizor sau Client — Denumire | Numele partenerului; „Furnizor” la cumpărări, „Client” la vânzări |
| Furnizor sau Client — CIF | Codul fiscal al partenerului, așa cum e completat pe fișa lui |
CIF-ul partenerului nu e un detaliu cosmetic. Din el se deduce dacă operațiunea e internă, intracomunitară sau în afara Uniunii Europene. Fără el, documentul nu poate fi încadrat corect.
Valorile de TVA
| Coloană | Ce conține |
|---|---|
| Factura | Documentul de bază la care se referă rândul |
| Document de plată / de încasare | Documentul cu care a fost plătită sau încasată factura, dacă există |
| Cota TVA | Procentul aplicat, de exemplu 21%, 11% sau 0% |
| Baza TVA | Valoarea fără TVA — suma la care s-a aplicat cota |
| Valoare TVA | TVA-ul propriu-zis |
| Total | Baza plus TVA-ul, adică valoarea documentului |
De unde vine cota de pe un rând afli în Cotele de TVA în ContApp; cât din TVA poți deduce, în Deductibilitatea TVA: DI, ND și N50.
Operațiuni exigibile
„Exigibil” înseamnă datorat acum: TVA-ul pe care trebuie să îl declari și să îl plătești în perioada curentă.
| Coloană | Ce conține |
|---|---|
| Total exigibil | Valoarea documentului pentru care TVA-ul a devenit datorat |
| Baza TVA exigibilă | Partea din bază pentru care TVA-ul a devenit datorat |
| TVA exigibilă | TVA-ul datorat în perioada curentă |
| Neachitat | Cât a rămas neîncasat sau neplătit din document |
Operațiuni neexigibile
„Neexigibil” înseamnă încă nedatorat. TVA-ul există pe factură, dar nu intră în decontul acestei perioade, pentru că nu s-a produs încă evenimentul care îl face datorat: încasarea sau plata facturii.
| Coloană | Ce conține |
|---|---|
| Baza TVA neexigibilă | Partea din bază pentru care TVA-ul nu e încă datorat |
| TVA neexigibilă | TVA-ul care așteaptă încasarea sau plata |
Când apar coloanele de exigibilitate
Aceste două grupuri de coloane au sens doar dacă firma aplică TVA la încasare — regimul în care TVA-ul devine datorat abia când clientul îți plătește factura, nu la emiterea ei. La firmele în regim obișnuit TVA-ul e datorat la data facturii, indiferent dacă ai fost plătit; acolo nu există „neexigibil”, deci coloanele nu apar. Detalii în TVA la încasare.
Dacă firma e la TVA la încasare, urmărește coloana Neachitat: îți arată ce facturi țin TVA-ul „în așteptare”. Când o factură se încasează, valoarea migrează din grupul neexigibil în cel exigibil.
Observații și Declarații
Observații preia notele de pe document — util când ai consemnat acolo motivul unei încadrări speciale.
Declarații îți arată în ce declarații intră rândul: D300, D394, D390. Servește la două lucruri: verifici dintr-o privire dacă un document ajunge unde te aștepți — o achiziție intracomunitară care nu apare la D390 e un semnal că lipsește ceva pe factură — și explici diferențele dintre declarații fără să le deschizi una după alta.
Căutarea în jurnal
Jurnalul are căutare proprie, în dreapta barei de unelte: scrii numărul documentului sau numele partenerului și apeși Enter. La număr, zerourile din față nu contează: „FF1” găsește și „FF0001”. Funcționează cel mai bine în modul Pe facturi. Este drumul obișnuit când o cifră din declarație nu îți place: pleci de la totalul suspect și cauți partenerul. Jurnalul nu are panoul de filtre al celorlalte liste; în schimb ai filtrul „Toate categoriile” din bara de unelte, care îți arată o singură categorie. Pentru filtrele din celelalte tabele, vezi Filtrare date.
Exportul jurnalului
Din butoanele PDF și XLSX din bara de unelte scoți două tipuri de fișiere (numele fișierului conține tipul jurnalului, perioada și firma):
- XLSX — fișier de calcul, pentru verificări proprii, comparații între luni sau trimiterea către un contabil.
- PDF — documentul de arhivă, cu format fix. Titlurile documentelor generate sunt „Jurnal de vanzari, platitor de TVA” și „Jurnal de cumparari, platitor de TVA”.
După ce depui declarația, exportă PDF-ul jurnalelor și păstrează-l alături de ea. Așa vei putea reconstitui oricând de unde au venit cifrele. Vezi și Lista de documente generate din ContApp.
Ce faci înainte de a depune declarația
Un singur lucru contează, dar contează mult: niciun document nu trebuie să rămână „nerezolvat” sau în categoria „Nu reintră într-o categorie”. Ambele înseamnă că pe document lipsește ceva — regimul de TVA, cota, CIF-ul partenerului sau tipul articolului. Documentul există în contabilitate, dar nu are unde să între în declarație, iar dacă depui așa, declarația va fi incompletă, fără niciun mesaj de eroare. Completează ce lipsește pe document, apoi reîmprospătează jurnalul. Detalii în Categoriile de TVA din jurnale.
Cum verifici o lună în cinci minute
- Deschide Jurnal de vânzări și selectează perioada pentru care vei depune declarația.
- Pune modul Doar totaluri. Dacă ordinul de mărime nu seamănă cu ce știi despre luna respectivă, probabil ai facturi neintroduse.
- Treci pe Pe categorii și verifică dacă apare categoria „Nu reintră într-o categorie”. Dacă apare cu valoare diferită de zero, oprește-te și rezolvă mai întâi asta.
- Verifică restul categoriilor: există vreuna care nu are ce căuta la firma ta? O categorie intracomunitară la o firmă care vinde doar în țară înseamnă un partener cu CIF greșit.
- Treci pe Pe facturi și parcurge lista. Cauți documente fără CIF de partener, cu cotă 0% neexplicată sau cu numere lipsă din serie.
- La TVA la încasare, verifică coloana Neachitat: facturile încasate trebuie să fi ieșit din neexigibil.
- Verifică pe câteva rânduri coloana Declarații, mai ales pe operațiunile intracomunitare, unde trebuie să apară și D390.
- Repetă pașii 1–7 pentru Jurnal de cumpărări.
- Corectează pe documente tot ce ai găsit, reîmprospătează ambele jurnale și reia pasul 3. Nu treci la declarație până când categoria „Nu reintră într-o categorie” nu e goală.
- Exportă jurnalele în PDF pentru dosarul lunii, apoi deschide declarația și apasă Sincronizează.
Erori frecvente
Jurnalul e gol. Verifică fila TVA din Setări firmă → Setări TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat: jurnalele au conținut doar pentru perioadele în care firma e înregistrată în scopuri de TVA. Dacă perioada de activitate cu TVA nu acoperă luna, jurnalul va fi gol.
Jurnalul arată altă sumă decât declarația. Trei cauze posibile: perioada selectată în jurnal nu e aceeași cu perioada declarației; ai corectat documente după sincronizarea declarației, deci trebuie să apeși din nou Sincronizează; sau ai corectat documente fără să reîmprospătezi jurnalul.
O factură introdusă nu apare în jurnal. Verifică data documentului: dacă e în afara perioadei selectate, e normal. Verifică apoi dacă are cotă de TVA — un document fără cotă nu produce rânduri de TVA.
Apar rânduri cu valoare 0. Nu e neapărat o eroare: operațiunile scutite și cele neimpozabile au TVA zero, dar baza lor se raportează. Ce nu e normal e o factură cu cotă normală care apare cu TVA zero.
Nu văd coloanele de exigibilitate. Firma nu aplică TVA la încasare.
Articole conexe
- Categoriile de TVA din jurnale — lista completă a categoriilor, cu explicația fiecăreia.
- D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată — cum devin cifrele din jurnal rânduri de decont.
- TVA la încasare — dacă vrei să înțelegi ce mișcă valorile între exigibil și neexigibil.
- Factura de vânzări — locul în care se decid cota și regimul de TVA.
- Factura de achiziții — echivalentul pe partea de cheltuieli, cu deductibilitatea TVA.
Vezi și: Noua interfață ContApp.