Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări

Jurnalele de TVA sunt cele două rapoarte din care se nasc toate declarațiile tale de TVA: jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări. Nu le completezi tu — ContApp le construiește singur din facturile introduse. Rolul tău este să le citești și să confirmi, înainte de a depune o declarație, că fiecare document a intrat unde trebuia. Articolul explică ce înseamnă fiecare coloană, cum schimbi afișarea și ce verifici la finalul lunii.

Unde găsești: Contabilitate → Operațiuni perioada → Jurnal de vânzări — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/jurnal-vanzari și Jurnal de cumpărări — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/jurnal-cumparari.

Ce este un jurnal de TVA

Un jurnal de TVA este lista documentelor dintr-o perioadă care au legătură cu TVA-ul, grupate după felul operațiunii, cu valorile aferente. Sunt două jurnale, pentru cele două direcții ale banilor:

Jurnalul de vânzări adună TVA-ul colectat de la clienți, cel pe care l-ai adăugat pe facturile emise și pe care îl datorezi statului.
Jurnalul de cumpărări adună TVA-ul plătit furnizorilor, pe care ai dreptul să îl scazi din ce datorezi.

Diferența dintre cele două este ce plătești la ANAF sau ce ai de recuperat. De aici vine importanța lor: sunt sursa cifrelor din decontul de TVA.

Doi termeni apar peste tot și merită lămuriți acum:

Baza de impozitare (în jurnal: Baza TVA) este valoarea documentului fără TVA — suma la care se aplică cota. Dacă emiți o factură de 1.000 lei plus TVA 21%, baza de impozitare este 1.000 lei, iar TVA-ul 210 lei.
Categoria este grupul în care aplicația așază documentul, în funcție de felul operațiunii. Categoria decide în ce rând al declarației ajunge factura. Lista completă este explicată în Categoriile de TVA din jurnale (articol nou, de legat după publicare).

De ce nu se completează manual

Jurnalul nu are câmpuri de completat și nu are buton de „adaugă rând”. Tot ce vezi vine din documentele deja introduse: facturi de vânzare, facturi de achiziție, bonuri fiscale și documentele de încasare sau de plată legate de ele.

Consecința e importantă. Dacă un rând din jurnal e greșit, greșeala nu se repară în jurnal — se repară pe factură. Corectezi documentul, revii în jurnal, îl reîmprospătezi, iar rândul se recalculează. Jurnalul e doar o oglindă a datelor contabile. În schimb, e cel mai bun instrument de control: o factură introdusă în grabă se vede aici mult înainte să strice o declarație.

Cum alegi perioada

Sus, în pagină, alegi intervalul pe care vrei să îl vezi. Regula simplă: alege exact perioada pentru care vei depune declarația. Dacă firma declară lunar, alegi luna. Dacă declară trimestrial, semestrial sau anual, alegi tot intervalul de raportare, nu doar ultima lună din el.

Periodicitatea firmei tale se stabilește în Setări firmă → Setări TVA → fila Perioada TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat_timeframe. Detalii în Perioada fiscală de TVA: lunar, trimestrial, semestrial, anual (articol nou, de legat după publicare).

O confuzie frecventă: dacă te uiți la o lună dintr-un trimestru și compari cu decontul trimestrial, cifrele nu se vor potrivi. Nu e o eroare — sunt perioade diferite.

[Captură de ecran: jurnalul de vânzări, cu selectorul de perioadă și butonul de mod de afișare]

Cele patru moduri de afișare

Același jurnal, aceleași date, patru feluri de a le privi. Comuți între ele din selectorul de mod de afișare. Modul implicit îți arată atât categoriile, cât și facturile din ele.

Mod de afișare	Ce vezi
Pe rânduri decont	Datele grupate așa cum vor apărea în declarație
Pe categorii	Un rând de total pentru fiecare categorie de operațiune
Pe facturi	Fiecare document individual, cu partenerul lui
Doar totaluri	Câteva rânduri de sumă, fără detalii

Ce alegi depinde de ce întrebare ai:

Pe rânduri decont răspunde la „ce va scrie în declarație?“. Vezi direct ce cifră se va duce în fiecare rând din D300, deci e modul de folosit înainte de depunere.
Pe categorii răspunde la „operațiunile sunt încadrate corect?“. Aici observi rapid o categorie care nu ar trebui să existe la firma ta — de exemplu operațiuni intracomunitare, dacă nu ai vândut nimic în Uniunea Europeană.
Pe facturi răspunde la „care document a produs cifra asta?“. Vezi documentele individuale, cu număr, dată și partener; e modul de lucru la verificări.
Doar totaluri răspunde la „mai e ceva de făcut aici?“. Control rapid, doar ordinul de mărime.

Coloanele jurnalului

Coloanele sunt grupate ca în interfață. Nu toate apar întotdeauna: unele depind de jurnal și de regimul firmei.

Document și partener

Coloană	Ce conține
Document — Data	Data documentului, cea care decide în ce perioadă intră
Document — Număr	Seria și numărul documentului
Furnizor sau Client — Denumire	Numele partenerului; „Furnizor” la cumpărări, „Client” la vânzări
Furnizor sau Client — CIF	Codul fiscal al partenerului, așa cum e completat pe fișa lui

CIF-ul partenerului nu e un detaliu cosmetic. Din el se deduce dacă operațiunea e internă, intracomunitară sau în afara Uniunii Europene. Fără el, documentul nu poate fi încadrat corect.

Valorile de TVA

Coloană	Ce conține
Factura	Documentul de bază la care se referă rândul
Document de plată / de încasare	Documentul cu care s-a stins factura, dacă există
Cota TVA	Procentul aplicat: 21%, 19%, 11%, 9%, 5% sau 0%
Baza TVA	Valoarea fără TVA — suma la care s-a aplicat cota
Valoare TVA	TVA-ul propriu-zis
Total	Baza plus TVA-ul, adică valoarea documentului

De unde vine cota de pe un rând se explică în Cote de TVA. Deductibilitate TVA..

Operațiuni exigibile

„Exigibil” înseamnă datorat acum: TVA-ul pe care trebuie să îl declari și să îl plătești în perioada curentă.

Coloană	Ce conține
Total exigibil	Valoarea documentului pentru care TVA-ul a devenit datorat
Baza TVA exigibilă	Partea din bază pentru care TVA-ul a devenit datorat
TVA exigibilă	TVA-ul datorat în perioada curentă
Neachitat	Cât a rămas neîncasat sau neplătit din document

Operațiuni neexigibile

„Neexigibil” înseamnă încă nedatorat. TVA-ul există pe factură, dar nu intră în decontul acestei perioade, pentru că nu s-a produs încă evenimentul care îl face datorat: încasarea sau plata facturii.

Coloană	Ce conține
Baza TVA neexigibilă	Partea din bază pentru care TVA-ul nu e încă datorat
TVA neexigibilă	TVA-ul care așteaptă încasarea sau plata

Când apar coloanele de exigibilitate

Aceste două grupuri de coloane au sens doar dacă firma aplică TVA la încasare — regimul în care TVA-ul devine datorat abia când clientul îți plătește factura, nu la emiterea ei. La firmele în regim obișnuit TVA-ul e datorat la data facturii, indiferent dacă ai fost plătit; acolo nu există „neexigibil”, deci coloanele nu apar. Detalii în TVA la încasare (articol nou, de legat după publicare).

Dacă firma e la TVA la încasare, urmărește coloana Neachitat: îți arată ce facturi țin TVA-ul „în așteptare”. Când o factură se încasează, valoarea migrează din grupul neexigibil în cel exigibil.

[Captură de ecran: jurnalul în modul Pe facturi, cu grupurile Operațiuni exigibile și Operațiuni neexigibile vizibile]

Observații și Declarații

Observații preia notele de pe document — util când ai consemnat acolo motivul unei încadrări speciale.

Declarații îți arată în ce declarații intră rândul: D300, D394, D390. Servește la două lucruri: verifici dintr-o privire dacă un document ajunge unde te aștepți — o achiziție intracomunitară care nu apare la D390 e un semnal că lipsește ceva pe factură — și explici diferențele dintre declarații fără să le deschizi una după alta.

Căutarea în jurnal

Jurnalul are căutare proprie: găsești un document după număr sau după numele partenerului, fără să parcurgi toată luna. Funcționează cel mai bine în modul Pe facturi. Este drumul obișnuit când o cifră din declarație nu îți place: pleci de la totalul suspect și cauți partenerul. Pentru filtrări mai ample, vezi Filtrare date.

Exportul jurnalului

Din jurnal scoți două tipuri de fișiere:

XLSX — fișier de calcul, pentru verificări proprii, comparații între luni sau trimiterea către un contabil.
PDF — documentul de arhivă, cu format fix. Titlurile documentelor generate sunt Jurnal de vanzari, platitor de TVA și Jurnal de cumparari, platitor de TVA .

După ce depui declarația, exportă PDF-ul jurnalelor și păstrează-l alături de ea. Așa vei putea reconstitui oricând de unde au venit cifrele. Vezi și Lista de documente generate din ContApp.

Ce faci înainte de a depune declarația

Un singur lucru contează, dar contează mult: niciun document nu trebuie să rămână „nerezolvat” sau în categoria „Nu reintră într-o categorie”. Ambele înseamnă că pe document lipsește ceva — regimul de TVA, cota, CIF-ul partenerului sau tipul articolului. Documentul există în contabilitate, dar nu are unde să intre în declarație, iar dacă depui așa, declarația va fi incompletă, fără niciun mesaj de eroare. Completează ce lipsește pe document, apoi reîmprospătează jurnalul. Detalii în Categoriile de TVA din jurnale (articol nou, de legat după publicare).

Cum verifici o lună în cinci minute

Deschide Jurnal de vânzări și selectează perioada pentru care vei depune declarația.
Pune modul Doar totaluri. Dacă ordinul de mărime nu seamănă cu ce știi despre luna respectivă, probabil ai facturi neintroduse.
Trece pe Pe categorii și verifică dacă apare categoria „Nu reintră într-o categorie”. Dacă apare cu valoare diferită de zero, oprește-te și rezolvă mai întâi asta.
Verifică restul categoriilor: există vreuna care nu are ce căuta la firma ta? O categorie intracomunitară la o firmă care vinde doar în țară înseamnă un partener cu CIF greșit.
Trece pe Pe facturi și parcurge lista. Cauți documente fără CIF de partener, cu cotă 0% neexplicată sau cu numere lipsă din serie.
La TVA la încasare, verifică coloana Neachitat: facturile încasate trebuie să fi ieșit din neexigibil.
Verifică pe câteva rânduri coloana Declarații, mai ales pe operațiunile intracomunitare, unde trebuie să apară și D390.
Repetă pașii 1–7 pentru Jurnal de cumpărări.
Corectează pe documente tot ce ai găsit, reîmprospătează ambele jurnale și reia pasul 3. Nu treci la declarație până când categoria „Nu reintră într-o categorie” nu e goală.
Exportă jurnalele în PDF pentru dosarul lunii, apoi deschide declarația și apasă Sincronizează.

Erori frecvente

Nu găsesc jurnalele în meniu. Apar doar la firmele înregistrate în scopuri de TVA. Verifică fila TVA din Setări firmă → Setări TVA — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat. Dacă perioada de activitate cu TVA nu acoperă luna, jurnalul va fi gol.

Jurnalul arată altă sumă decât declarația. Trei cauze posibile: perioada selectată în jurnal nu e aceeași cu perioada declarației; ai corectat documente după sincronizarea declarației, deci trebuie să apeși din nou Sincronizează; sau ai corectat documente fără să reîmprospătezi jurnalul.

O factură introdusă nu apare în jurnal. Verifică data documentului: dacă e în afara perioadei selectate, e normal. Verifică apoi dacă are cotă de TVA — un document fără cotă nu produce rânduri de TVA.

Apar rânduri cu valoare 0. Nu e neapărat o eroare: operațiunile scutite și cele neimpozabile au TVA zero, dar baza lor se raportează. Ce nu e normal e o factură cu cotă normală care apare cu TVA zero.

Nu văd coloanele de exigibilitate. Firma nu aplică TVA la încasare.

Articole conexe

Categoriile de TVA din jurnale (articol nou, de legat după publicare) — lista completă a categoriilor, cu explicația fiecăreia.
D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată (publicat ca art. 266; colecția Modul TVA e încă privată — se leagă la deschiderea ei) — cum devin cifrele din jurnal rânduri de decont.
TVA la încasare (articol nou, de legat după publicare) — dacă vrei să înțelegi ce mișcă valorile între exigibil și neexigibil.
Factura de vânzări — locul în care se decid cota și regimul de TVA.
Factura de achiziții — echivalentul pe partea de cheltuieli, cu deductibilitatea TVA.