Discrepanțe de TVA față de baza ANAF

ContApp verifică periodic dacă ce știe el despre starea de TVA a firmei tale se potrivește cu ce are ANAF în baza de date publică. Când cele două nu se potrivesc, primești o notificare. Articolul explică ce compară verificarea, de ce merită să o lași pornită, și ce faci concret când primești un astfel de anunț.

Unde găsești: Setări firmă → Setări TVA → fila Notificări — contabilitate.contapp.ro/setari/tva?tab=vat_notifications

Ce face verificarea

ANAF publică un registru online în care oricine poate vedea dacă o firmă este înregistrată în scopuri de TVA și de când. Este aceeași sursă pe care o consultă clienții și furnizorii tăi când vor să știe dacă trebuie să îți plătească TVA.

ContApp compară două lucruri:

• ce ai declarat tu în aplicație — perioadele de activitate cu TVA din Setări TVA, adică intervalele în care ai spus că firma este înregistrată;
• ce arată baza de date publică a ANAF despre același lucru.

Dacă cele două nu coincid, aplicația îți semnalează diferența. Nu îți spune care dintre ele are dreptate — asta o stabilești tu — dar te anunță că una dintre ele e greșită.

De ce contează

Starea de TVA din setări este comutatorul de la care pornește tot ce urmează. Din ea rezultă dacă factura pe care o emiți are TVA sau nu, cu ce cotă, și în ce declarație intră.

Sunt două scenarii în care lucrurile se strică fără să îți dai seama:

• ANAF te-a înscris în scopuri de TVA, iar tu nu ai actualizat setările. ContApp continuă să emită facturi fără TVA. Ai obligația să colectezi TVA de la data înregistrării, dar nu ai făcut-o pe facturi. Corectarea presupune refacerea documentelor și, de regulă, discuții cu clienții.
• ANAF te-a scos din scopuri de TVA, iar tu nu ai actualizat setările. ContApp continuă să pună TVA pe facturi. Ai încasat de la clienți o taxă pe care nu mai aveai dreptul să o colectezi, iar facturile trebuie stornate și reemise.

În ambele cazuri, cu cât afli mai repede, cu atât sunt mai puține facturi de corectat. De aceea există notificarea: rolul ei este să scurteze intervalul dintre schimbare și descoperirea ei.

Situațiile în care se schimbă starea de TVA fără o decizie a ta sunt mai frecvente decât par: înregistrare din oficiu la depășirea plafonului, anulare din oficiu a codului de TVA, reînregistrare după o anulare. Notificarea nu presupune că ai greșit ceva — presupune doar că informația din aplicație s-a învechit.

Cum arată notificarea și pe ce canal vine

Notificarea îți spune că a fost sesizată o discrepanță între starea de TVA din ContApp și baza de date ANAF, și te trimite în Setări TVA ca să o verifici. Ajunge la tine pe canalele obișnuite de notificare ale aplicației, la adresa de e-mail a contului și în lista de notificări din ContApp.

Ce nu face notificarea: nu îți schimbă nicio setare, nu blochează facturarea, nu îți spune ce valoare este cea corectă. Este un semnal de verificare, nimic mai mult.

[Captură de ecran: notificarea de discrepanță de TVA, așa cum apare utilizatorului]

Cum amâni sau oprești notificările

Din fila Notificări din Setări TVA. Textul din aplicație este acesta:

Dacă dorești să nu mai primești notificări referitoare la discrepanțele de TVA între aplicația ContApp și baza de date ANAF, selectează una dintre opțiunile de mai jos și apasă «Salvează». Poți face această actualizare oricând vei avea nevoie.

Alegi opțiunea potrivită și apeși Salvează. Poți amâna notificările pentru o vreme, dacă știi că diferența este explicabilă și nu vrei să fii anunțat până o rezolvi, sau le poți opri de tot. Decizia nu este definitivă: te întorci în aceeași filă și o schimbi oricând.

Recomandarea noastră: nu le opri definitiv. Dacă te deranjează, amână-le. O notificare pe care ai oprit-o acum un an este exact notificarea care ți-ar fi prins bine când ANAF ți-a schimbat starea de TVA.

Ce faci când primești o notificare

Verifici, apoi corectezi. În ordinea asta, pe pași.

1. Verifici pe site-ul ANAF. Deschide registrul public al persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA de pe site-ul ANAF și caută firma după codul fiscal. Notează exact ce scrie: dacă este înregistrată sau nu, și de la ce dată. Datele sunt partea importantă, nu doar starea.
2. Compari cu ce ai în ContApp. Deschide Setări firmă → Setări TVA → fila TVA și uită-te la perioadele de activitate cu TVA. Compară începuturile și sfârșiturile de perioadă cu ce ai citit la pasul 1.
3. Corectezi perioada de activitate cu TVA din ContApp. Dacă ANAF are dreptate — și în majoritatea cazurilor are, fiind sursa oficială — ajustezi perioada din aplicație: îi pui data de sfârșit corectă, îi corectezi data de început, sau adaugi o perioadă nouă. Cum se face exact este explicat în articolul despre perioadele de activitate cu TVA.
4. Verifici facturile emise în intervalul afectat. Este pasul pe care majoritatea îl sar și singurul care contează pentru bani. Deschide lista de facturi de vânzare din perioada dintre data reală a schimbării și ziua în care ai corectat setarea. Uită-te dacă au TVA acolo unde trebuia și nu au acolo unde nu trebuia. Facturile greșite se corectează prin stornare și reemitere.
5. Verifici jurnalele și declarațiile perioadei. Dacă intervalul afectat include o perioadă pentru care ai depus deja declarații, jurnalele de TVA nu mai corespund. Regenerează declarația și, dacă cifrele s-au schimbat, discută cu un contabil despre rectificare înainte de a depune ceva.

Dacă, invers, crezi că ANAF are datele greșite, ContApp nu te poate ajuta: diferența se lămurește la administrația fiscală, nu în aplicație.

De ce nu se corectează automat

Ar fi tentant ca aplicația să își alinieze singură setările la ce găsește în baza ANAF. Nu o face, din trei motive.

• O schimbare de stare de TVA rescrie documente. Perioadele de activitate cu TVA decid cum se calculează fiecare factură. O modificare automată ar putea schimba retroactiv facturi emise, trimise clienților și raportate în declarații depuse.
• Baza publică nu spune totul. Registrul arată starea, dar nu contextul: o anulare urmată de reînregistrare, o decizie contestată, o dată de la care efectele se produc altfel decât apare în registru. Decizia îți aparține.
• Răspunderea este a ta. Facturile le emiți tu și tu răspunzi de ele. Aplicația îți semnalează problema și îți arată unde se rezolvă; ce scrie în evidența firmei tale rămâne decizia ta.

Erori frecvente

„Primesc notificări deși totul e în regulă.” De cele mai multe ori diferența nu este pe stare, ci pe dată: în ContApp perioada începe pe 1 ale lunii, iar în registrul ANAF apare o altă zi, sau invers. Compară datele exacte, nu doar faptul că firma e plătitoare de TVA. A doua cauză frecventă: o perioadă de activitate cu TVA rămasă fără dată de sfârșit, deși înregistrarea s-a încheiat. A treia: informația din registrul public se actualizează cu întârziere după o decizie recentă — dacă tocmai ți s-a schimbat starea, mai așteaptă și verifică din nou.

„Nu primesc notificări deloc.” Verifică fila Notificări din Setări TVA — este posibil ca notificările să fie amânate sau oprite dintr-o setare făcută mai demult. Verifică apoi adresa de e-mail a contului și folderul de spam. Reține și că verificarea nu rulează la fiecare minut: între o schimbare la ANAF și notificare poate trece timp, așa că absența unei notificări nu este o garanție că totul e în regulă. Verificarea manuală în registrul ANAF, o dată pe an sau când depășești un plafon, rămâne utilă.

„Am corectat setarea, dar notificarea revine.” Corectura nu s-a salvat sau nu acoperă exact diferența semnalată. Redeschide fila TVA și confirmă că perioada afișată în listă are datele pe care le-ai vrut, nu pe cele vechi.

Articole conexe

• Perioadele de activitate cu TVA (articol nou, de legat după publicare) — locul în care se corectează efectiv diferența semnalată de notificare.
• Notificări facturi — celelalte notificări din ContApp și unde se configurează fiecare.
• Codul de TVA — ce înseamnă înregistrarea în scopuri de TVA și cum se declară în aplicație.
• Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi. — cum corectezi facturile emise greșit în intervalul afectat.
• Factura de vânzări — de ce apare sau nu apare TVA pe o factură.
• Configurări esențiale în ContApp — restul setărilor care merită verificate periodic.