Notificări facturi

În ContApp există două feluri de notificări, iar confuzia dintre ele face să pară că lipsesc setări. Unele le trimiți tu, clienților tăi, pe email, despre o factură anume. Altele ți le trimite aplicația, ție, ca să te avertizeze că ceva are nevoie de atenție. Articolul le acoperă pe toate și îți spune, pentru fiecare, unde se configurează.

Unde găsești: notificările către clienți se trimit din Vânzări → Facturare → Facturi vânzări — contabilitate.contapp.ro/venituri/facturi, iar șabloanele lor se modifică în Vânzări → Facturare → Preferințe facturi — contabilitate.contapp.ro/venituri/facturi/preferinte, tab-ul Notificări factură (scurtătura g v s n). Notificarea de discrepanțe de TVA are alt loc: Setări firmă → Setări TVA → tab-ul Notificări — contabilitate.contapp.ro/setari/tva.

Harta notificărilor

Primul rând este singurul care pleacă spre client. Toate celelalte vin la tine.

Notificarea pe email către client

Se trimite pe o factură anume, când vrei tu.

1. Deschide pagina Facturi vânzări (Vânzări → Facturare → Facturi vânzări sau scurtătura g f).
2. Deschide meniul ⋯ de pe rândul facturii și alege Trimite notificare (ultima grupă a meniului). Dacă ai factura deschisă, aceeași opțiune e în meniul de acțiuni din bara fixă de jos.

Se deschide fereastra „Notificare prin email”, cu două panouri: Destinatari (adresa clientului și Cc) și Șablon (tipul de notificare, limba și Configurare). Parcurge-le astfel:

1. În panoul Destinatari vezi unde pleacă mesajul. Adresele nu se mai scriu de mână: Email este adresa din fișa clientului, iar Cc este adresa de email a firmei tale, ca să primești și tu o copie (nu apare dacă este aceeași cu a clientului). Vrei să trimiți la altă adresă? Modific-o întâi în fișa clientului, apoi deschide din nou notificarea. Fereastra îți amintește asta chiar sub câmpul Email: „Se actualizează pe pagina cu datele de contact ale persoanei”.
2. În panoul Șablon, alege „Tipul de notificare”, ca să se precompleteze automat conținutul mesajului. Sunt patru variante:
   • Notificare de bază (anunțul că ai emis factura);
   • Notificare factură recurentă;
   • Notificare scadența facturii este astăzi;
   • Notificare scadența facturii a fost acum 7 zile.
3. Alege limba textului. Implicit este româna, dar poți trece pe engleză.
4. Dacă e nevoie, modifică subiectul sau conținutul mesajului (editorul are bară de formatare: titluri, bold, italic, liste, link). Modificarea este valabilă doar pentru trimiterea aceasta.
5. Apasă butonul Trimite din partea de jos a ferestrei: notificarea pleacă imediat către client.

Trimiți o chitanță? Regulile pentru destinatari sunt aceleași și la chitanțe: adresa vine din fișa clientului, iar copia pleacă pe emailul firmei tale. Pașii sunt în Încasări cu chitanțe.

Scadența este data până la care factura trebuie plătită. Cele două tipuri legate de scadență sunt cele care fac reamintirile pentru facturile restante.

Personalizare text notificare

Textul implicit poate fi modificat la fiecare trimitere, așa cum ai văzut la pasul 4, sau o dată pentru totdeauna, pentru toate notificările viitoare.

1. Navighează la Vânzări → Facturare → Preferințe facturi și deschide tab-ul Notificări factură (scurtătura g v s n).
2. Alege tipul și limba notificării al cărei conținut vrei să modifici și apasă Modifică. Textul se deschide într-o fereastră mare, cu previzualizarea alături, care se actualizează pe măsură ce scrii.
3. Modifică textul șablonului.

Folosește termenii variabili în loc să scrii date fixe, ca să poți refolosi șablonul pe orice factură. De exemplu, scrie %data emiterii%             în loc de o dată concretă: aplicația o înlocuiește la trimitere cu data reală a facturii.

Verifică mesajul final în previzualizarea din fereastră, apoi apasă Salvează (sau Ctrl+S). Dacă închizi fereastra cu modificări nesalvate, aplicația te întreabă înainte.

Câte notificări poți trimite

Trimiterea manuală a notificărilor are o limită. Rolul ei este să protejeze reputația serverului de email al ContApp: un singur cont care trimite sute de mesaje în rafală poate duce la blocarea emailurilor pentru toată lumea. Limita este activă din start, nu trebuie să o configurezi tu nicăieri.

Cele două se aplică în același timp și te oprește prima dintre ele pe care o atingi. Cele 24 de ore curg de la prima notificare trimisă, nu de la miezul nopții: dacă ai trimis prima notificare azi la ora 10, contorul zilnic se eliberează mâine la ora 10.

Mai sunt patru lucruri de știut despre felul în care se numără:

• Limita este pe utilizator, nu pe firmă și nu pe factură. Dacă ai mai multe firme în același cont, toate consumă din același contor.
• Un mesaj trimis și în copie (Cc) se numără o singură dată.
• O trimitere care nu reușește consumă din limită. Adresa vine din fișa clientului, așa că merită să o verifici acolo înainte să trimiți.
• Trimiterea este protejată de verificarea Google (reCAPTCHA), care lucrează invizibil. Dacă butonul nu face nimic, cauza este de obicei un blocker de reclame; vezi Butonul de autentificare nu face nimic sau formularul de contact dă eroare.

Ce vezi când ai atins limita

Nu se strică nimic și nu pierzi ce ai scris. În locul confirmării de trimitere apare un mesaj de avertizare care îți spune cât mai ai de așteptat:

„Această operațiune nu poate fi efectuată. Trebuie să mai aștepți 4 minute”

Dacă mai ai de așteptat mai puțin de un minut, mesajul este de forma „Te rog să încerci în 30 de secunde”. Formularul rămâne deschis, cu textul tău în el, așa că poți relua trimiterea imediat ce trece intervalul. Aplicația nu afișează un contor cu trimiterile rămase, așa că singurul reper sunt cifrele din tabelul de mai sus.

Cum ceri o limită mai mare

Limitele se pot ridica pentru contul tău, dar nu există un buton în aplicație pentru asta. Dacă felul în care lucrezi cere mai mult — trimiți reamintiri la zeci de facturi la final de lună, de exemplu — scrie la [email protected] sau pe forum și spune-ne:

• adresa de email a contului pentru care ceri modificarea;
• câte notificări trimiți într-o zi obișnuită și câte într-o zi aglomerată;
• dacă ai nevoie de limita mai mare permanent sau doar într-o anumită perioadă.

Modificarea se face pe contul tău și intră în vigoare imediat, fără să ieși și să reintri în aplicație. Tot de la suport poți cere și resetarea contorului, dacă ai consumat trimiterile pe ziua respectivă și ai o factură care nu poate aștepta până mâine.

Notificările pe care ți le trimite aplicația

Sunt patru și le primești automat, pe email. Singura pe care o poți opri este cea pentru e-facturile descărcate din SPV: Setări firmă → Integrări → tab-ul ANAF e-Factura, cardul Notificări (și atunci o vezi în continuare în clopoțelul din antet). Nu au legătură cu clienții: ele te avertizează pe tine.

Netransmitere e-Factura. E-Factura este varianta electronică a facturii, pe care o trimiți statului prin SPV (Spațiul Privat Virtual — platforma online a ANAF). Transmiterea are un termen legal, iar ContApp poate porni trimiterea automat. Dacă o factură nu ajunge în SPV, notificarea te anunță cât mai poți repara situația. Este cea mai utilă dintre cele patru, pentru că netransmiterea se sancționează.

Expirare token ANAF. Tokenul este cheia de acces prin care ContApp vorbește cu SPV în numele firmei tale. Are o durată de viață limitată, iar când expiră se opresc atât trimiterile, cât și descărcările de facturi — fără niciun mesaj de eroare vizibil în ziua respectivă. Notificarea aceasta te previne înainte, ca să reînnoiești accesul la timp.

e-Facturi descărcate. ContApp poate aduce singură facturile pe care ți le-au trimis furnizorii prin SPV. Notificarea te anunță că au sosit documente noi și că le poți prelua în contabilitate.

Facturi neachitate ale clienților. Îți semnalează facturile emise rămase neîncasate, ca să nu descoperi restanțele abia la închiderea perioadei.

Unde vezi notificările în aplicație

Pe lângă email, aplicația îți arată notificările în clopoțelul din antet. Panoul lateral are în titlu numărul de notificări necitite, comutatorul Vezi toate / Vezi necitite, notificările grupate pe zile și meniul ⋯ pe fiecare (citită / necitită / șterge), plus Marchează toate ca citite.

Notificarea de discrepanțe de TVA

Aceasta se configurează în alt loc: Setări firmă → Setări TVA → tab-ul Notificări.

O discrepanță este o diferență între ce are ContApp în evidența firmei tale și ce are ANAF în baza sa de date — de exemplu perioada fiscală de raportare sau starea de înregistrare în scopuri de TVA. Aplicația compară periodic cele două și te anunță când nu se potrivesc. Merită să o lași pornită: o diferență descoperită la timp costă mult mai puțin decât o declarație depusă greșit.

Dacă totuși vrei să o oprești, în ecran vei citi:

„Dacă dorești să nu mai primești notificări referitoare la discrepanțele de TVA între aplicația ContApp și baza de date ANAF, selectează una dintre opțiunile de mai jos și apasă «Salvează». Poți face această actualizare oricând vei avea nevoie.”

Alegerea nu este definitivă: poți reveni oricând în același ecran.

Erori frecvente

Nu găsesc „Notificări” în setările de TVA. Tab-ul îl ai la orice firmă, înregistrată sau nu în scopuri de TVA: Setări firmă → Setări TVA → tab-ul Notificări.

Am modificat șablonul, dar clientul a primit textul vechi. Modificarea făcută în formularul de trimitere este valabilă doar pentru mesajul acela. Pentru schimbări permanente, modifică șablonul în Vânzări → Facturare → Preferințe facturi, tab-ul Notificări factură.

Notificarea a plecat, dar clientul spune că nu a primit-o. Verifică întâi adresa de email de pe fișa clientului: fereastra de trimitere o ia de acolo și nu o poți schimba în fereastră. Apoi roagă clientul să caute și în mesajele nedorite.

Am oprit notificările de discrepanțe și acum vreau să le repornesc. Întoarce-te în Setări firmă → Setări TVA → tab-ul Notificări, alege altă opțiune din listă și apasă Salvează din subsolul cardului.

Nu am primit notificarea de netransmitere pentru o factură pe care chiar nu am trimis-o. Verifică dacă adresa de email a contului tău este cea corectă. Notificările aplicației merg la utilizator, nu la firmă.

Nu mai pot trimite notificări, îmi scrie că trebuie să aștept. Ai atins una dintre cele două limite de trimitere: 5 notificări pe minut sau 50 în 24 de ore. Mesajul de pe ecran îți spune cât mai ai de așteptat. Dacă limita este prea mică pentru felul în care lucrezi, scrie la suport și ți-o ridicăm.

Butonul de trimitere este gri și nu pot trimite notificarea. Clientul nu are o adresă de email validă în fișă. Apasă Actualizează datele clientului din fereastra de trimitere, completează adresa în cardul Date de contact, salvează și deschide din nou notificarea.

Articole conexe

• Preferințe facturi — restul setărilor de pe facturi, în același ecran cu șabloanele de notificare.
• Facturi recurente în ContApp — facturile pentru care există un tip de notificare dedicat.
• Expirarea accesului la SPV și a certificatului de semnătură digitală — ce faci când tokenul ANAF expiră.
• Descărcarea automată a facturilor din SPV — mecanismul din spatele notificării de e-facturi descărcate.
• Erori la transmiterea e-facturii din ContApp — de citit când primești o notificare de netransmitere.
• Discrepanțe de TVA față de baza ANAF — ce înseamnă fiecare diferență semnalată și cum o rezolvi.

Vezi și: Noua interfață ContApp.