Închiderea și blocarea perioadei

După ce ai depus declarațiile pentru o lună sau un trimestru, ai un interes practic ca nimeni să nu mai umble la documentele din perioada aceea. Închiderea perioadei face exact asta: o marchează ca terminată și blochează modificările. Articolul explică ce se întâmplă la închidere, ce nu se mai poate face după, cum închizi anul și de ce redeschiderea este o operațiune de care e mai bine să te ferești.

Unde găsești: Contabilitate → Operațiuni perioadă → Închidere perioadă — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/inchidere-perioada

Ce înseamnă închiderea unei perioade

O perioadă este intervalul pentru care raportezi. Închiderea se face pe luni: dacă depui trimestrial, închizi ultima lună a trimestrului (de exemplu martie) – lunile ianuarie și februarie se închid automat odată cu ea.

Când închizi o perioadă, îi spui aplicației: „aici am terminat”. Documentele din interval devin blocate — nu se mai pot modifica, șterge sau adăuga. Evidența din perioada aceea rămâne exact așa cum era în ziua în care ai depus declarațiile.

Închiderea nu este o obligație legală și nu se transmite nimănui. Este un mecanism de protecție pentru evidența ta.

De ce contează

Motivul e simplu și se vede cel mai bine pe un exemplu.

Depui D300 pentru luna martie. TVA-ul de plată iese 4.000 de lei, plătești, dosarul e închis. În mai, cineva deschide o factură din martie, corectează o cantitate și salvează. Acum ai două realități: declarația depusă la ANAF spune 4.000, iar evidența din ContApp spune altceva. Nimeni nu te avertizează, pentru că nimic nu s-a stricat tehnic — s-a stricat doar corespondența dintre ce ai declarat și ce ai în contabilitate.

Diferența asta se descoperă de obicei târziu: la un control, la o solicitare de rambursare, sau la închiderea anului, când cifrele nu se potrivesc și nu mai știe nimeni de ce.

Închiderea perioadei previne situația la rădăcină: după ce ai depus, documentele nu se mai pot atinge. Cu atât mai important dacă în firmă lucrează mai multe persoane, sau dacă ai contabil care intră în cont — nu poți sta cu ochii pe fiecare editare.

Cum se face

Sunt două locuri din care poți porni închiderea.

Din pagina dedicată. Contabilitate → Operațiuni perioadă → Închidere perioadă. Anul îl alegi din selectorul de an din antet; pagina îți arată un tabel cu lunile anului (Facturi venituri, Facturi cheltuieli, Tranzacții, Alte documente). Pe rândul lunii apeși butonul pătrat cu lacăt: conturat înseamnă lună deschisă, plin înseamnă lună închisă. Atenție: când închizi o lună, ContApp închide automat și toate lunile dinaintea ei care erau încă deschise. Luna în curs nu se poate închide până nu se termină. Dacă butonul e gri, trecerea mouse-ului îți spune de ce nu poți închide luna încă.

Direct din ecranul unei declarații. După ce ai salvat și descărcat declarația, folosești butonul „Validare închidere perioadă”, din antetul cardului „Perioada de raportare”, lângă Sincronizează. Butonul dispare după ce luna e închisă. Este calea firească: ai terminat cu declarația, blochezi luna, mergi mai departe.

Ambele fac același lucru. A doua e doar mai comodă, pentru că apare exact în momentul în care închiderea are sens.

Avertismentul de pe declarații. Dacă descarci sau sincronizezi o declarație pe o lună care nu e încă închisă, aplicația îți arată un avertisment cu link direct la Închidere perioadă. Nu te oprește: e doar o amintire ca, după depunere, să închizi luna.

Ce se întâmplă la închidere

Închiderea nu e o simplă bifă. Aplicația rulează un set de operațiuni contabile care încheie perioada, iar acestea merg în lanț, una după alta: fiecare pornește după ce s-a terminat cea dinainte, pentru că rezultatul uneia intră în calculul următoarei.

Consecința practică: procesul poate dura. La o firmă cu multe documente în perioadă, închiderea nu e instantanee. Este normal. Lasă operațiunea să se termine, nu închide pagina și nu porni închiderea de două ori.

La final, perioada apare marcată ca închisă și documentele din ea sunt blocate.

Ce nu se mai poate face după închidere

Ce rămâne accesibil este tot ce nu schimbă cifrele: te uiți la jurnale, descarci registre, tipărești facturi vechi, exporți. Blocajul este pe scris, nu pe citit.

Cum se redeschide o perioadă și de ce e mai bine să nu

O perioadă închisă se poate redeschide, dar numai în ordine inversă: în pagina Închidere perioadă apeși lacătul plin al ultimei luni închise, ca să devină gol. Lunile închise mai vechi se redeschid pe rând, începând cu cea mai recentă: până atunci lacătul lor e estompat, iar la trecerea mouse-ului vezi ce lună trebuie redeschisă întâi.

Faptul că se poate nu înseamnă că e o idee bună. Redeschiderea desface exact protecția pentru care ai închis perioada, iar de aici pornesc două probleme:

• Rezultatele închiderii se anulează. Fiecare lună redeschisă își anulează înregistrările de închidere, care trebuie refăcute la următoarea închidere. Și pentru că redeschiderea merge doar de la ultima lună închisă spre trecut, ca să ajungi la o lună mai veche redeschizi și toate lunile închise de după ea.
• Declarațiile depuse rămân depuse. Redeschizi perioada, modifici documentul, dar la ANAF stă în continuare declarația veche. Ai creat exact nepotrivirea pe care închiderea o prevenea, doar că acum cu voia ta.

Redeschiderea are sens într-un singur tip de situație: ai descoperit o eroare reală, materială, în perioada închisă, și ai decis împreună cu un contabil că se corectează la sursă și se rectifică declarația. Nu pentru o denumire scrisă greșit, nu pentru un client trecut cu adresa incompletă, nu pentru o factură pe care vrei „doar să o aranjezi”.

Înainte de a redeschide o perioadă, întreabă-te dacă problema se poate rezolva cu un document nou în perioada curentă. De cele mai multe ori răspunsul e da, iar atunci nu redeschide nimic.

Ordinea corectă

Închiderea este ultimul pas, nu primul. Ordinea de urmat, în fiecare lună sau trimestru:

1. Verifici jurnalele. Deschizi jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări pentru perioada încheiată. Te uiți dacă toate documentele au intrat într-o categorie și dacă nu a rămas nimic nerezolvat. Aici se prind greșelile, cât mai sunt ieftine.
2. Corectezi ce e de corectat — pe documente, direct, cât perioada e încă deschisă.
3. Generezi și depui declarațiile. Sincronizezi, verifici, salvezi, descarci fișierul și îl încarci în Spațiul Privat Virtual.
4. Închizi perioada — de preferat din ecranul declarației, imediat după ce ai depus.

Dacă inversezi pașii 3 și 4 nu se rupe nimic, dar te complici: închizi, descoperi o eroare la sincronizare, și trebuie să redeschizi. Verifică întâi, închide la final.

Lucrezi pe mai multe firme? În Listă firme, coloana Perioadă închisă îți arată la fiecare firmă dacă are luni închise și cât de în urmă e ultima („Neînchisă”, „o lună în urmă”, „3 luni în urmă”). Dacă apeși pe ea, ajungi direct în Închidere perioadă la firma respectivă.

Închiderea anului

Pentru an nu există o operațiune separată. Anul se închide odată cu ultima lui perioadă: decembrie, sau trimestrul al IV-lea dacă depui declarațiile trimestrial. Faci exact pașii de mai sus, în aceeași ordine, ca în orice altă lună.

Când o faci: înainte să generezi Declarația unică pentru anul respectiv. Declarația se întocmește pe cifrele din tot anul. Dacă anul rămâne deschis, o modificare făcută după depunere schimbă evidența din ContApp, dar nu și declarația deja depusă — aceeași nepotrivire din exemplul de mai sus, doar că pe un an întreg.

Erori frecvente

„Nu pot edita o factură veche.” Aproape întotdeauna cauza este că factura se află într-o perioadă închisă. Verifică data documentului și lacătul lunii în pagina Închidere perioadă. Dacă rolul tău îți permite să modifici documente din perioade închise, aplicația îți arată o fereastră cu „Continuă” (sau Shift + Enter) în loc să te oprească — folosește-o doar în cazurile descrise mai sus.

Ce nu faci: redeschizi perioada ca să repari factura. Ce faci în schimb, în funcție de ce anume e greșit:

• Cifrele sunt greșite — baza, cota de TVA, cantitatea, prețul. Emiți un document de corecție în perioada curentă: o factură de stornare pentru cea greșită și, dacă e cazul, una nouă corectă. Perioada închisă rămâne intactă, corecția se vede în perioada în care ai făcut-o. Este și modul corect din punct de vedere contabil: o factură emisă nu se rescrie, se corectează cu un alt document.
• Datele nu afectează cifrele — o denumire, o adresă, o observație. De regulă nu merită să faci nimic: documentul original a plecat deja la client și la ANAF exact așa cum este. Corectezi datele partenerului în fișa lui, ca să iasă corect pe documentele viitoare.

„Închiderea durează foarte mult.” Operațiunile de închidere rulează în lanț, iar la un volum mare de documente durează. Nu reîncărca pagina și nu porni închiderea a doua oară. Dacă trece un timp nerezonabil, scrie-ne.

„Nu găsesc Închidere perioadă în meniu.” Se află la Contabilitate → Operațiuni perioadă, în același grup cu jurnalele (sau scrie „închidere” în Ctrl+K / ⌘K ori tastează pe rând g, j, l). Mai ai și butonul „Închidere perioadă” din rândul de acțiuni rapide de pe Dashboard: are lacăt plin când anul trecut e închis, iar altfel e conturat cu text roșu. Dacă tot nu apare, verifică ce drepturi are utilizatorul cu care ești autentificat — nu toate rolurile au acces la operațiunile de perioadă.

„Am închis o perioadă greșită.” Redeschide-o imediat, înainte de a introduce alte documente și înainte de a închide perioade ulterioare. Cu cât intervine mai puțin între închidere și redeschidere, cu atât e mai simplu.

Articole conexe

• Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări — verificarea obligatorie înainte de a închide o perioadă.
• D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată — declarația din ecranul căreia se poate declanșa direct blocarea perioadei.
• Articolele contabile — înregistrările contabile ale perioadei, inclusiv cele produse de operațiunile de închidere.
• Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi. — cum se emite corect un document de corecție în perioada curentă.
• Registrul Jurnal de Încasări și Plăți — registrul de verificat înainte de închidere la firmele în partidă simplă.

Vezi și: Scurtături din tastatură și căutarea rapidă Ctrl+K, Perioada fiscală de TVA: lunar, trimestrial, semestrial, anual.