Articolele contabile

Când introduci o factură sau o plată în ContApp, aplicația nu doar o salvează: o și înregistrează în contabilitate. Înregistrarea aceea se numește articol contabil, iar ecranul de mai jos ți le arată pe toate, într-un singur loc. Este locul în care verifici o lună înainte de a o închide și în care lămurești de ce un raport arată o sumă la care nu te așteptai.

Unde găsești: Contabilitate → Operațiuni perioadă → Articole contabile (scurtătura g j a) — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/articole-contabile

Ecranul apare la firmele în partidă dublă și la cele în partidă simplă. La partidă simplă, dacă firma a fost vreodată plătitoare de TVA, ai în plus selectorul de moduri de afișare, descris mai jos.

Ce este un articol contabil

Un articol contabil este înregistrarea propriu-zisă a unei operațiuni. El răspunde la patru întrebări: ce cont a fost debitat, ce cont a fost creditat, cu ce sumă și pe baza cărui document.

Ca să înțelegi cele două cuvinte: debitul este capătul din stânga al înregistrării, contul care primește. Creditul este capătul din dreapta, contul care dă. Fiecare operațiune are ambele capete, iar cele două sunt întotdeauna egale în valoare — de aici și numele sistemului, partidă dublă.

Un exemplu concret. Banca îți reține un comision de 10 lei. Articolul contabil arată așa: contul de cheltuieli cu serviciile bancare (codul 627 în planul de conturi) este debitat cu 10 lei, pentru că el primește cheltuiala, iar contul de bancă este creditat cu 10 lei, pentru că din el au ieșit banii. Documentul justificativ este extrasul de cont.

Nu trebuie să știi tu ce cont se debitează și ce cont se creditează. Trebuie doar să poți citi înregistrarea și să recunoști operațiunea din spatele ei.

Articolele se generează automat

Aici e cea mai importantă idee a articolului: înregistrările obișnuite nu le scrii de mână. Ele se produc automat din documentele pe care le introduci — facturi de vânzare, facturi de achiziție, încasări, plăți, bonuri fiscale, rapoarte Z, amortizări.

Consecința practică e simplă și merită reținută: dacă un articol contabil e greșit, nu îl corectezi în ecranul acesta. Te întorci la documentul din care a fost generat, îl corectezi acolo, iar înregistrarea se reface. Ecranul Articole contabile este o oglindă a documentelor tale, nu un caiet în care se scrie.

De aceea folosești ecranul pentru verificare, nu pentru introducere de date.

Pentru cazurile rare în care contabilul tău îți cere o înregistrare manuală, ai butonul Adaugă. Butonul Sincronizează reface articolele generate din documente pentru intervalul ales în filtrul Dată — îl folosești după ce ai corectat documente. Ștergerea de pe rând e pentru înregistrările adăugate manual.

Cele trei moduri de afișare

La firmele în partidă simplă care au fost plătitoare de TVA, lista are trei moduri de afișare, din butonul cu ochi (Mod de afișare) din bara de unelte a tabelului: îl apeși și alegi modul din meniu. Alegi modul în funcție de ce vrei să verifici. La firmele în partidă dublă lista arată mereu toate înregistrările, fără selector.

Modul Încasări și plăți e cel pe care îl deschizi când vrei să confirmi că tot ce a trecut prin bancă a intrat și în contabilitate, și nimic în plus. Modul Operațiuni TVA e util înainte de D300: dacă o sumă din decont nu îți iese, aici vezi din ce înregistrări s-a format.

Căutarea și filtrul pe cont

Ecranul are căutare (pornește singură de la 3 caractere sau imediat, cu Enter) și două filtre, Dată (interval) și Cont, pe care le deschizi din butonul-pâlnie din bara de unelte; pâlnia îți arată câte filtre sunt active. Filtrul Cont este unificat — alegi un cont și rămân doar înregistrările în care contul acela apare, indiferent dacă e pe debit sau pe credit.

Filtrul pe cont este cel mai bun instrument de lămurit nepotriviri. Dacă suma de pe un cont nu îți iese, filtrezi pe contul respectiv și te uiți la fiecare rând, pe rând.

Un lucru de reținut despre filtre: un filtru rămas activ este cea mai frecventă cauză pentru „nu găsesc operațiunea”. Când o înregistrare pe care o cauți nu apare, primul reflex e să golești filtrele (butonul Șterge din panoul de filtre), nu să presupui că lipsește din contabilitate. Reține că filtrele rămân memorate pe firmă și la următoarea deschidere a paginii — numărul de pe pâlnie îți arată că sunt active.

Subtotaluri și totaluri

Ultimele rânduri ale tabelului sunt Subtotal (suma paginii) și Total (suma tuturor rândurilor filtrate); iconița ⓘ de lângă fiecare îți explică diferența. Ele îți dau imediat suma pe ce e afișat în acel moment — deci se schimbă când schimbi modul de afișare sau când aplici un filtru.

Folosește-le ca verificare rapidă. Dacă filtrezi pe un cont și subtotalul de pe debit nu e egal cu ce te aștepți, ai un punct de plecare concret pentru investigație. Atenție însă: totalul reflectă selecția curentă, nu întreaga lună. Dacă vrei totalul lunii, scoate filtrele.

Exportul în XLSX

Lista se exportă în Excel din butonul de export din bara de unelte. Exportul urmează filtrele și căutarea, conține setul complet de coloane al listei și are un nume descriptiv (tipul listei, data, firma).

Exportul e util în trei situații: când vrei să trimiți contabilului doar o parte din înregistrări, când vrei să faci propriile totaluri în Excel, și când ai nevoie de o copie a lunii înainte de a o închide.

Cum verifici o lună înainte de închidere

O rutină scurtă, în cinci pași, care prinde majoritatea problemelor.

1. Selectează luna și deschide modul Toate. Uită-te la totalul general: e de ordinul de mărime la care te aștepți pentru luna aceea?
2. Treci pe modul Încasări și plăți și compară cu extrasele de bancă și cu registrul de casă. Fiecare mișcare de bani trebuie să aibă corespondent.
3. Treci pe modul Operațiuni TVA și compară cu jurnalele de TVA. Diferențele apar de obicei din facturi cu cotă sau regim greșit ales.
4. Caută documentele care lipsesc. Facturile pe care nu le-ai introdus nu produc articole contabile, deci nu apar nici aici. Verifică e-facturile primite și cheltuielile mărunte.
5. Corectează la sursă, pe document, apoi reia verificarea. Abia când luna arată corect, o închizi din Închidere perioadă — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/inchidere-perioada.

Închiderea perioadei blochează luna împotriva modificărilor ulterioare, deci merită făcută abia după verificare.

Erori frecvente

Nu găsesc o operațiune despre care sunt sigur că am introdus-o. Verifică, în ordinea asta: perioada selectată (poate te uiți la altă lună), modul de afișare (în Încasări și plăți nu apar facturile neîncasate), și filtrele active — mai ales filtrul pe cont, care rămâne aplicat până îl scoți.

Sumele nu corespund cu un raport. De obicei cauza este selecția, nu contabilitatea. Totalurile de jos se calculează pe ce e afișat, iar raportul se calculează pe toată perioada. Scoate filtrele, pune modul Toate și compară din nou. Dacă diferența rămâne, filtrează pe contul care nu îți iese și identifică rândul care nu ar trebui să fie acolo.

Vreau să corectez un articol contabil și nu pot. Pentru înregistrările generate din documente, corectează documentul care le-a generat: înregistrarea se reface. Creionul de pe rând deschide fereastra „Editează”, cu numărul înregistrării în titlu.

Nu văd deloc ecranul „Articole contabile”. Verifică dacă utilizatorul tău are drept de acces la Contabilitate. Dacă îl are și tot nu apare, scrie-ne la [email protected].

Luna nu se mai modifică. Perioada a fost închisă. Redeschide-o din Închidere perioadă dacă ai dreptul, apoi corectează.

Articole conexe

• Contabilitate în partidă dublă în ContApp — de ce ai ecranul acesta și ce mai vine la pachet cu el.
• Planul de conturi — conturile care apar pe debit și pe credit în fiecare articol.
• Fișele de cont — când vrei istoricul unui singur cont, nu lista tuturor înregistrărilor.
• Închiderea și blocarea perioadei — pasul care urmează după ce ai verificat luna.
• Lista de documente generate din ContApp — ce mai poți exporta din aplicație, în afara acestui XLSX.
• Filtrare date — cum funcționează filtrele și căutarea, în general, în ContApp.

Vezi și: Noua interfață ContApp.