D394 — Declarația informativă

D394 este declarația prin care spui ANAF cu cine ai făcut afaceri în țară: fiecare client și fiecare furnizor din România, cu sumele aferente. Denumirea oficială este Declarație informativă privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național. Se numește „informativă” pentru că nu plătești nimic pe baza ei — nu calculează o taxă de virat, doar raportează. Articolul acesta îți arată ce intră în ea, cum o generezi în ContApp și ce trebuie verificat înainte de a o depune.

Unde găsești: Declarații ANAF → Declarații TVA → tab-ul D394 — contabilitate.contapp.ro/declaratii/d394

Ce raportează D394 și de ce contează

D394 se ocupă exclusiv de operațiunile efectuate pe teritoriul național — adică vânzările și cumpărările făcute cu parteneri din România. Tranzacțiile cu firme din alte state ale Uniunii Europene nu intră aici; ele se raportează separat, în D390.

Diferența față de D300 (decontul de TVA, unde declari cât TVA ai colectat și cât deduci) este importantă: D300 arată totaluri, D394 arată cine cu cine. În D300 spui „am colectat atât”; în D394 spui „din care atât de la firma X, atât de la firma Y”.

De aici vine și rostul declarației. ANAF primește D394 de la tine și D394 de la partenerul tău, apoi compară cele două declarații. Dacă tu ai declarat că ai emis o factură de 10.000 de lei către o firmă, iar firma respectivă nu a declarat nicio achiziție de la tine, apare o diferență. Diferențele astea sunt exact ce caută ANAF: ele arată fie o greșeală de raportare, fie o factură care nu a fost înregistrată de una dintre părți.

Consecința practică pentru tine: datele de identificare ale partenerilor sunt la fel de importante ca sumele. O sumă corectă raportată pe un CIF greșit nu se potrivește cu nimic în sistemul ANAF și produce o diferență, chiar dacă contabilitatea ta este perfectă.

Cine depune D394 și pentru ce perioadă

D394 o depun firmele înregistrate în scopuri de TVA — cele care colectează TVA de la clienți și îl deduc pe cel plătit furnizorilor. Dacă firma ta nu este înregistrată în scopuri de TVA, tab-ul D394 nu apare în pagina Declarații TVA – e normal.

Perioada pentru care depui urmează perioada fiscală de TVA a firmei — aceeași periodicitate pe care o folosești pentru D300: lunar, trimestrial, semestrial sau anual. În aplicație selectezi luna și anul; lunile care nu încheie o perioadă de raportare nu se pot selecta.

Termenul exact de depunere se verifică pe anaf.ro. Nu ne bazăm pe date memorate: termenele se schimbă prin ordine ale ANAF, uneori în timpul anului.

Regula de verificare

Regula este una singură, și nu are excepții: generează declarația în ContApp, dar verifică-o înainte de a o depune. Aplicația face calculul din datele tale; tu confirmi că datele erau complete și că rezultatul se potrivește cu jurnalul de vânzări și cu cel de cumpărări.

Dacă găsești o diferență pe care nu o poți explica, scrie-ne înainte să depui declarația, nu după.

În pagina Declarații TVA, tab-ul D394 este marcat Beta: funcționalitatea e disponibilă, dar încă se rafinează.

Cum generezi D394, pas cu pas

Fluxul este același pentru toate declarațiile din ContApp.

1. Alegi perioada. Selectezi anul și luna în primul card, „Perioada de raportare”. Dacă ai lucrat deja la declarația pentru perioada respectivă, aplicația încarcă versiunea salvată anterior, nu una nouă.
2. Apeși Sincronizează, în dreapta titlului cardului „Perioada de raportare”. Aplicația reface rândurile declarației din datele tale contabile: facturi de vânzare, facturi de achiziție, bonuri fiscale. Sincronizarea nu adaugă și nu inventează nimic — citește ce ai introdus.
3. Verifici rezultatul. Compari totalurile din declarație cu jurnalul de vânzări și cu jurnalul de cumpărări pentru aceeași perioadă. Aici prinzi majoritatea problemelor.
4. Completezi manual ce lipsește. Unele informații nu se pot deduce din contabilitate și le pui tu. În cardurile cu tabele (Operațiuni pe parteneri, Produse, Plaje de facturi, Încasări prin AMEF (casa de marcat), Facturi stornate…, Defalcare pe activități) apeși butonul de adăugare din antetul cardului (de exemplu „Adaugă operațiune”) sau creionul de pe rând: se deschide o fereastră în care completezi și salvezi (Ctrl+S / ⌘S). Dacă un rând e greșit, nu trebuie să-l ștergi și să-l adaugi din nou – îl modifici direct, din creion. Rândurile de care nu ai nevoie le poți șterge.
5. Salvezi, din bara fixă de jos (butonul Salvează sau Ctrl+S / ⌘S). Declarația rămâne salvată pe perioada respectivă și te poți întoarce la ea oricând. În aceeași bară vezi tot timpul Suma de control. Dacă schimbi luna, perioada veche se salvează automat.
6. Descarci fișierul și îl încarci în Spațiul Privat Virtual (SPV) — portalul ANAF prin care depui declarațiile. ContApp generează fișierul; depunerea o faci tu, semnat electronic, din SPV.

Din același ecran poți bloca perioada, cu butonul „Validare închidere perioadă” din antetul cardului „Perioada de raportare”, ca luna deja declarată să nu mai poată fi modificată din greșeală.

Dacă apeși Sincronizează și nu se întâmplă nimic vizibil, iar aplicația afișează mesajul „Această declarație nu conține nimic de raportat pentru perioada selectată (în afara datelor de identificare). Verificați perioada sau sincronizați datele înainte de a o depune.”, înseamnă exact ce scrie: pentru perioada aleasă nu există operațiuni de raportat. Verifică întâi dacă ai selectat luna corectă.

Cum arată ecranul D394

Pagina este împărțită în carduri cu titlu, pe care le găsești și în cuprinsul din stânga: Perioada de raportare, Date identificare, Reprezentant legal, Întocmit de, Operațiuni pe parteneri (cu Total bază și Total TVA sub tabel), Produse, Plaje de facturi, Facturi stornate, anulate și autofacturi, Încasări prin AMEF, Defalcare pe activități, Regimuri speciale, Rambursarea sumei negative de TVA și Rezumat. Dacă declarația nu respectă regulile ANAF, vezi toate problemele într-o casetă roșie, sus.

Cum se construiesc rezumatele pe parteneri

D394 nu conține facturi, ci rezumate pe partener. Aplicația ia toate facturile din perioadă, le grupează pe fiecare client și pe fiecare furnizor și pentru fiecare partener însumează bazele de impozitare (sumele fără TVA) și TVA-ul aferent.

Gruparea se face după codul de identificare fiscală al partenerului, nu după denumire. Motivul este simplu: ANAF potrivește declarațiile pe cod, nu pe nume. Consecințele practice:

• Un partener fără CIF completat în fișa lui nu poate fi grupat corect.
• Același partener introdus de două ori, cu două coduri diferite, apare ca doi parteneri.
• O denumire scrisă greșit nu strică nimic dacă CIF-ul e corect. Un CIF greșit strică totul, chiar dacă denumirea e perfectă.

Fișele partenerilor se corectează în Clienți — contabilitate.contapp.ro/venituri/clienti — și în lista de furnizori. După ce ai corectat un CIF, întoarce-te în declarație și apasă din nou Sincronizează, ca rezumatele să se refacă.

Bonurile fiscale și casa de marcat

Dacă firma ta emite bonuri fiscale din ContApp, ele intră în D394. Vânzările prin casa de marcat sunt tot operațiuni pe teritoriul național și se raportează, chiar dacă nu au un client identificat.

De aici vine o regulă de ordine pe care merită să o ții minte: închide zilele de casă înainte de a genera D394.

În ContApp, bonurile fiscale ale unei zile nu intră în contabilitate una câte una. Ele se adună într-un raport Z — totalul fiscal al zilei, tipărit de casa de marcat — iar ziua se înregistrează în contabilitate abia la închidere. O zi rămasă în starea Deschis nu a ajuns încă în contabilitate, deci nici în declarație. Dacă generezi D394 cât timp mai ai zile neînchise, sumele din declarație vor fi mai mici decât realitatea.

Ordinea corectă, la sfârșitul perioadei:

1. Deschizi Vânzări → Alte vânzări → Rapoarte Z — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/rapoarte-z.
2. Verifici că toate zilele din perioadă sunt în starea Închis (intervalul de date îl alegi din bara tabelului). O zi rămasă Deschis se închide cu acțiunea „Închide ziua” de pe rândul ei. Zilele în starea Neconcordant (unde totalul bonurilor introduse diferă de totalul raportului Z tipărit) trebuie lămurite: ori corectezi bonurile, ori apeși acțiunea „Acceptă diferența” (roșie) de pe rândul zilei și scrii motivul în fereastră.
3. Abia apoi deschizi D394 și apeși Sincronizează.

Detaliile despre stările zilei și despre închidere sunt în Raportul Z și închiderea zilei .

Atenție și la cazul special al bonului cu CUI: dacă un client persoană juridică cere bon cu codul firmei lui, iar valoarea depășește plafonul afișat de aplicație, ContApp îți spune „Bonul cu CUI depășește plafonul de 100 EUR (… lei la cursul zilei). Emiteți factură.”. Într-un astfel de caz emiți factură, iar operațiunea intră în declarație ca factură, nu ca bon.

Ce verifici manual înainte de a depune

Lista scurtă, în ordinea în care merită parcursă:

„Facturile au intrat într-o categorie” înseamnă că niciuna nu a rămas pe categoria Nu reintră într-o categorie din jurnale. O factură fără categorie nu are cum să fie încadrată corect în declarație.

Erori frecvente

Parteneri fără CIF. Cea mai frecventă cauză de diferențe. Un client sau un furnizor a fost creat rapid, doar cu denumirea, iar codul fiscal a rămas necompletat. Rezolvare: completează CIF-ul în fișa partenerului, apoi apasă din nou Sincronizează în declarație. Verifică și partenerii persoane fizice — la ei nu ai CIF, iar tratamentul lor în declarație diferă de cel al firmelor.

CIF scris greșit. O cifră lipsă sau un prefix pus unde nu trebuie. Declarația se generează fără să reclame nimic, dar ANAF nu găsește partenerul. Verifică CIF-urile pe partenerii cu volum mare din perioadă — acolo unde o eroare doare cel mai mult.

„Această declarație nu conține nimic de raportat pentru perioada selectată.” Fie perioada aleasă chiar nu are operațiuni, fie nu ai apăsat Sincronizează, fie zilele de casă au rămas deschise și facturile nu au fost încă introduse. Le verifici în ordinea asta.

Sumele din D394 nu corespund jurnalului de vânzări. Cauzele obișnuite, în ordinea frecvenței: zile de casă neînchise, facturi introduse după ultima sincronizare, facturi cu regim de TVA greșit care ajung în altă parte a declarației, sau operațiuni intracomunitare pe care le cauți în D394 deși ele se raportează în D390. Sincronizează din nou și compară pe categorii, nu doar pe total.

Am corectat o factură, dar declarația arată vechile sume. Declarația salvată nu se actualizează singură. Orice modificare în contabilitate cere o nouă apăsare pe Sincronizează.

Văd „Înregistrările contabile se recalculează…”. Ai modificat documente, iar aplicația reface în fundal înregistrările contabile. Așteaptă câteva secunde. Dacă la salvare apare „Înregistrările contabile se recalculează, încearcă din nou în câteva secunde.”, mai încearcă o dată după scurt timp.

Văd „Datele contabile s-au modificat de la ultima sincronizare”. Ai schimbat documente după ultima sincronizare a declarației. Apasă Sincronizează, ca declarația să preia valorile noi, apoi salvează.

Articole conexe

• D300 — Decontul de taxă pe valoarea adăugată — declarația-pereche, cu totalurile din care D394 arată detalierea pe parteneri.
• D390 — Declarația recapitulativă — pentru operațiunile cu parteneri din alte state ale Uniunii Europene, care nu intră în D394.
• Cine depune ce: matricea declarațiilor — dacă nu ești sigur ce declarații are de depus firma ta.
• Raportul Z și închiderea zilei — cum se închide o zi de casă și de ce fără asta declarația iese incompletă.
• Adăugare client. Actualizare date client. Fișa client. — unde completezi și corectezi CIF-ul clienților.
• E-factura (cod 751) pentru bonuri fiscale. — cum se raportează vânzările prin casa de marcat pe partea de e-Factura.

Vezi și: Categoriile de TVA din jurnale.