Raportul Z și închiderea zilei

Bonurile introduse în ContApp nu ajung în contabilitate una câte una, ci toate deodată, când închizi ziua cu raportul Z. Închiderea este pasul care contează cel mai mult din tot modulul de casă de marcat: până la el nu ai contabilitate, iar după el nu mai poți schimba nimic. Articolul parcurge tot procesul, inclusiv ce faci când sumele nu se potrivesc.

Unde găsești: Alte vânzări → Rapoarte Z — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/rapoarte-z.

Ce este un raport Z

Raportul Z este raportul de final de zi, tipărit de casa de marcat. La sfârșitul programului dai comanda de raport Z pe aparat, iar acesta scoate o bandă de hârtie cu totalul încasărilor zilei: cât s-a vândut, pe ce cote de TVA, cum s-a plătit. Apoi își pune contoarele la zero și pornește o zi nouă.

Numele vine din practica caselor de marcat: raportul X se listează oricând, informativ, fără să șteargă nimic; raportul Z se listează o dată pe zi și încheie ziua. Fiecare raport Z are un număr propriu, dat de aparat, în ordine crescătoare.

Casele de marcat se numesc, oficial, AMEF — aparate de marcat electronice fiscale. Vei întâlni prescurtarea în interfața ContApp și în documentele ANAF.

De ce raportul tipărit este cel care contează

ContApp îți spune asta explicit în formularul de închidere:

„Raportul tipărit este cel cu valoare fiscală.”

Documentul cu valoare este banda tipărită de aparat, nu cifra din aplicație. Aparatul are memorie fiscală, este sigilat și raportează separat la ANAF. ContApp nu îl comandă și nu poate tipări un raport Z; ce face este să țină evidența contabilă a ceea ce aparatul a marcat.

De aceea la închiderea zilei nu îți cere să apeși un buton, ci să introduci totalul de pe hârtie, pe care îl compară cu suma bonurilor introduse de tine. Dacă cifrele coincid, evidența ta corespunde documentului fiscal și ziua poate intra în contabilitate. Dacă nu, ceva lipsește sau e greșit, iar aplicația nu trece peste asta.

Fluxul de închidere, pas cu pas

Deschizi Alte vânzări → Rapoarte Z, vezi zilele de lucru ale lunii selectate, fiecare cu starea ei, și alegi ziua pe care o închizi. În formularul de închidere te întâmpină textul:

„Introdu totalul de pe raportul Z tipărit de casa de marcat. Raportul tipărit este cel cu valoare fiscală. Numărul propus continuă numerotarea casei de marcat și poate fi modificat.”

Pașii sunt:

1. Ia raportul Z tipărit în mână. Fără el nu poți închide ziua corect.
2. Verifică totalul bonurilor introduse, calculat de aplicație. Este cifra ta.
3. Introdu totalul de pe raportul Z tipărit. Este cifra aparatului.
4. Verifică numărul raportului Z propus și corectează-l dacă diferă de cel de pe hârtie.
5. Compară cele două totaluri. Dacă sunt egale, închizi ziua. Dacă nu, citește secțiunea despre diferențe — nu bifa nimic până nu ai căutat cauza.
6. Închizi ziua. ContApp confirmă: „Ziua a fost închisă și înregistrată în contabilitate.”

[Captură de ecran: formularul de închidere a zilei, cu textul explicativ și cele trei câmpuri]

Câmpurile din formular

Numărul raportului Z continuă numerotarea aparatului, ca să poți lega fiecare zi din aplicație de banda ei de hârtie. Punctul de plecare se stabilește pe fișa aparatului, în câmpul Primul număr Z — vezi Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare).

Cele patru stări ale zilei

Fiecare zi de lucru se află într-una din patru stări. Le vezi în lista de rapoarte Z și îți spun ce mai ai de făcut.

Deschis. Ziua în curs. Poți adăuga bonuri, le poți modifica, poți anula un bon cu bon negativ. O zi lăsată deschisă nu produce contabilitate, deci nu apare nici în jurnalul de vânzări, nici în declarații.

Închis. Cazul curat: totalurile au coincis și ziua a intrat în contabilitate. Bonurile nu se mai pot modifica — „Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.”

Neconcordant. Ai încercat să închizi ziua, dar totalurile diferă. Nu e o eroare de aplicație, e semnalul că evidența ta nu corespunde documentului fiscal.

Acceptat cu diferență. Ai închis ziua așa cum este, cu diferența explicată. Ziua intră în contabilitate, iar starea și motivul rămân vizibile permanent.

Ce se întâmplă la o diferență

Când totalurile nu se potrivesc, vezi mesajul:

„Zi neconcordantă: bonuri … lei, raport Z tipărit … lei. Ziua nu se postează până la lămurire.”

În locul punctelor apar cele două sume: bonurile introduse de tine și totalul declarat de pe hârtie. Reține ultima propoziție: ziua nu se postează până la lămurire. E o protecție. O zi postată cu date care nu corespund documentului fiscal ar produce un venit greșit, un TVA greșit și o încasare greșită, iar toate trei ar ajunge în jurnale și în declarații.

Cum cauți o diferență

Diferențele au aproape întotdeauna cauze banale. Parcurge lista în ordine — prima verificare rezolvă majoritatea cazurilor.

1. Numără bonurile. Compară câte bonuri ai în ContApp cu câte arată raportul Z tipărit. Dacă numărul diferă, ai un bon lipsă sau unul introdus de două ori — cea mai frecventă cauză.
2. Caută diferența ca sumă a unui bon. Dacă lipsa e exact 145,50 lei, caută un bon de 145,50 lei. Cel mai probabil e chiar el.
3. Verifică data bonurilor. Un bon cu data de ieri sau de mâine dispare din ziua lui și apare în alta. Uită-te și în ziua vecină: un plus egal cu minusul de aici îți confirmă cauza.
4. Verifică bonurile anulate. Un bon negativ scade din totalul zilei. Dacă anularea s-a făcut în ContApp dar nu pe aparat, sau invers, apare exact o astfel de diferență. Vezi Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare).
5. Verifică casa de marcat de pe fiecare bon. Cu mai multe aparate, un bon atribuit greșit dă două diferențe egale: minus pe unul, plus pe celălalt.
6. Verifică sumele tastate. O cifră inversată — 1.250 în loc de 1.520 — dă o diferență care nu seamănă cu nicio valoare de bon.
7. Recitește banda. Uneori greșeala e în totalul copiat de pe hârtie, nu în bonuri.
8. Verifică metodele de încasare, dacă totalul general se potrivește dar defalcarea pe numerar și card nu.

Dacă ai găsit cauza, corectează bonul și reia închiderea. Ziua trece în Închis.

Cum se acceptă o diferență

Sunt situații în care diferența rămâne, deși ai căutat: o eroare de operare pe aparat, o zi veche pe care nu o mai poți reconstitui. Pentru ele există bifa Acceptă diferența, cu câmpul obligatoriu Motivul diferenței:

„Ziua are o diferență între bonurile introduse și raportul Z tipărit. Acceptarea o închide așa cum este, cu motivul consemnat în istoric.”

Ziua se închide cu valorile ei, intră în contabilitate, trece în starea Acceptat cu diferență, iar motivul rămâne în istoric. Trei recomandări practice:

• Nu folosi acceptarea ca scurtătură. Bifa e pentru excepții. Dacă o folosești des, problema e în modul de lucru — cel mai adesea bonuri introduse la câteva săptămâni distanță.
• Scrie un motiv folositor. „Diferență” nu ajută pe nimeni; „lipsă bon 137, marcat pe aparat” spune ce s-a întâmplat. Îl vei citi tu peste șase luni, sau contabilul.
• Pentru o diferență mare, întreabă un contabil înainte de a accepta.

Ce se generează în contabilitate la închidere

La închiderea zilei, ContApp confirmă cu „Ziua a fost închisă și înregistrată în contabilitate.” și scrie singur, pentru toată ziua deodată, venitul și TVA-ul defalcate pe cote, încasările pe fiecare metodă — numerar în casa firmei, card în contul de tranzit POS, transfer în contul bancar — și stingerea facturilor acoperite de bonuri. Le recunoști după descrierile generate automat:

• „Raport Z … — încasări …“ — venitul și încasarea zilei, cu numărul raportului și metoda de încasare;
• „Stingere factură … (Raport Z …)“ — încasarea unei facturi printr-un bon din ziua respectivă.

Nu ai de introdus nimic manual. Dacă un venit din bonuri nu apare în contabilitate, cauza obișnuită este o zi rămasă Deschis sau Neconcordant, nu o înregistrare pierdută.

Încasările cu cardul au un pas în plus: stau în contul de tranzit POS până când banca virează banii. Vezi Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).

Redeschiderea zilei și limita ei

O zi închisă se poate redeschide. Aplicația confirmă cu „Ziua a fost redeschisă.”, iar bonurile devin din nou modificabile. Corectezi și reînchizi ziua cu același raport Z tipărit.

Există însă o limită definitivă: după decontarea POS, ziua nu se mai redeschide. Decontarea mută banii încasați cu cardul din contul de tranzit în bancă, la data la care banca i-a virat, și trece comisionul pe cheltuieli. Ea leagă ziua de un extras de cont real, iar bonurile nu se mai pot schimba pentru că suma decontată nu se mai poate schimba.

Regula de lucru: verifică ziua înainte de a o deconta. Dacă ziua e deja decontată și ai totuși o corectură, o faci în ziua curentă.

Erori frecvente

„Zi neconcordantă: bonuri … lei, raport Z tipărit … lei. Ziua nu se postează până la lămurire.” Totalul bonurilor introduse diferă de totalul de pe hârtie. Parcurge lista din secțiunea „Cum cauți o diferență”. Acceptă diferența doar dacă nu găsești cauza.

„Nicio zi cu bonuri fiscale în luna selectată.” În luna selectată nu există bonuri, deci nu există zile de închis. Cel mai des ai selectat luna greșită; altfel, chiar nu ai introdus bonuri în luna aceea.

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.” Încerci să adaugi sau să modifici un bon în ziua închisă. Redeschide ziua, dacă nu ai făcut deja decontarea POS.

Nu pot redeschide ziua. Cel mai probabil a fost deja decontată pe POS, iar blocarea e definitivă. Corectura se face în ziua curentă.

Nu văd bifa „Acceptă diferența”. Bifa apare numai la o zi aflată în starea Neconcordant. Dacă totalurile se potrivesc, nu ai ce accepta — închide ziua normal.

Numărul raportului Z propus nu e cel de pe hârtie. Corectează-l aici, la închidere. Dacă se repetă zilnic, câmpul Primul număr Z de pe fișa aparatului a fost pus greșit — cel mai des pe 1, în loc să continue numerotarea aparatului.

Am închis ziua, dar venitul nu apare în jurnalul de vânzări. Verifică starea zilei: o zi Neconcordant nu s-a postat.

Articole conexe

• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — cum se introduc bonurile care alcătuiesc totalul zilei.
• Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare) — corectura unui bon greșit și efectul ei pe totalul zilei.
• Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare) — pasul de după închidere, pentru încasările cu cardul.
• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — de unde vin numerotarea rapoartelor Z și conturile de încasare.
• Jurnal de casă/bancă — unde verifici încasările produse de zilele închise.
• Reglare sold clienți și furnizori. Reglare facturi stornate. — dacă stingerea unei facturi prin bon a lăsat un sold nepotrivit.