Serii documente

Facturile, proformele și chitanțele pe care le emiți trebuie să aibă fiecare un număr unic, dat după o regulă stabilită dinainte. Regula aceea se numește serie. Aici declari seriile firmei tale și, pe baza lor, tipărești deciziile de numerotare — documentul intern prin care firma stabilește oficial cum își numerotează facturile.

Unde găsești: Setări firmă → Serii → tab-ul Serii (scurtătura g s s s) — contabilitate.contapp.ro/setari/serii

De ce contează seriile

Două facturi ale aceleiași firme nu pot avea niciodată același număr. Seria este partea din numărul documentului care asigură asta: un grup scurt de litere sau cifre, urmat de un număr care crește automat.

Consecința practică: fără o serie declarată nu poți emite documentul. Nu este o restricție a aplicației, ci a regulilor de facturare.

Ce serii se declară aici

În tab-ul Serii declari seriile pentru patru tipuri de document:

• factura fiscală;
• factura proformă;
• chitanța în lei;
• chitanța în valută.

Bonul fiscal nu apare în listă, și e normal — vezi mai jos de ce.

Important. Seriile trebuie să fie unice. La începutul anului ai două variante: fie continui cu seria și numărul următor celui folosit pe ultima factură din anul anterior, fie stabilești o serie nouă, cu numerotarea de la 1.

Cum adaugi o serie

Apasă Adaugă, în dreapta barei tabelului, și completează fereastra (salvezi cu Salvează sau Ctrl+S):

1. An — anul pentru care declari seria. Seria sau plaja de numere trebuie să difere de la un an la altul.
2. Tip — alegi unul dintre cele patru tipuri de document.
3. Numele Seriei — de regulă un grup scurt de caractere, litere sau cifre. De exemplu AA sau FCT.
4. Număr de cifre — câte cifre vrei să aibă numărul. Dacă completezi 3, primul document va fi numerotat 001.
5. Ultimul număr alocat — opțional. Este capătul de sus al plajei de numere pe care firma a rezervat-o pentru serie, de obicei cel trecut în decizia de numerotare. Îl poți lăsa gol și îl poți completa oricând mai târziu. Vezi mai jos la ce folosește.

Atenție. Primul număr al seriei se definește abia la emiterea primului document din ea — factură, chitanță sau proformă. Până atunci seria există, dar nu are încă un număr de start.

Resetarea numărului unei serii

Aplicația ia automat numărul celui mai recent document din serie și adaugă 1. Deci ca să schimbi de unde continuă numerotarea, modifici numărul de pe cel mai recent document, nu setarea seriei.

Exemplu: ultima factură emisă este AA20. Când adaugi o factură nouă din seria AA, aplicația propune AA21.

Numărul se poate modifica manual pe fiecare factură, dacă ai nevoie.

Serie nouă direct din factură. Dacă emiți o factură și nu ai încă o serie, alege rândul „Serie nouă” din lista Seria a facturii: se deschide aceeași fereastră de adăugare, fără să pleci de pe factură.

Ultimul număr alocat

Când firma își stabilește seriile, rezervă de regulă pentru fiecare serie o plajă de numere: de la un număr până la altul. Capătul de sus al plajei se trece în câmpul Ultimul număr alocat.

Exemplu: decizia de numerotare spune că seria AA se folosește pentru facturile de la 1 la 500. La seria AA completezi 500.

Câmpul îl găsești în formularul seriei. Pentru o serie deja declarată, îl deschizi cu iconița creion de pe rândul seriei; fereastra se numește „Editează seria”.

La ce folosește

Dacă firma ta este înregistrată în scopuri de TVA, ContApp îl folosește în D394, în secțiunea cu plajele de facturi. Pentru fiecare serie de factură din care ai emis în perioadă, declarația are două rânduri: plaja alocată și plaja emisă. Numărul final al plajei alocate vine din acest câmp.

• Dacă îl lași gol, D394 raportează ca final al plajei alocate numărul ultimei facturi emise în perioadă.
• Dacă ai emis deja facturi cu numere mai mari decât valoarea completată, D394 raportează tot numărul ultimei facturi emise. Plaja alocată nu poate fi mai mică decât cea emisă.
• Seria se potrivește după nume și an. Declarația caută seria cu același nume ca pe facturi, declarată pentru anul perioadei raportate.

Câmpul contează doar la seriile de tip factură fiscală. La proforme și chitanțe îl poți lăsa gol. La fel, dacă firma nu este înregistrată în scopuri de TVA, câmpul nu ajunge în nicio declarație.

Cum apar plajele în declarație și ce verifici înainte de depunere găsești în D394 — Declarația informativă.

Seria bonului fiscal nu se declară aici

Dacă folosești casă de marcat, bonurile fiscale au propria numerotare, iar aceasta nu vine din fila de serii. Fiecare casă de marcat își numerotează bonurile pe seria proprie, declarată pe aparat.

Motivul este simplu: bonul este emis de un aparat fiscal, iar numerotarea lui trebuie să corespundă cu ce tipărește aparatul, nu cu o regulă stabilită separat în aplicație.

Seria bonurilor se completează la Setări firmă → Case și bănci → tab-ul Casă de marcat — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci?tab=cash_register, pe fiecare aparat în parte.

Pașii compleți sunt descriși în Configurarea casei de marcat .

Numerotarea rapoartelor Z

Raportul Z este raportul de închidere a zilei, tipărit de casa de marcat. Aparatul îl numerotează singur, iar ContApp trebuie să continue exact aceeași numerotare, altfel evidența din aplicație nu se mai potrivește cu rola aparatului.

Primul număr Z este câmpul care leagă aplicația de aparat. Îl completezi o singură dată, când adaugi casa de marcat în Setări firmă → Case și bănci → tab-ul Casă de marcat: ultimul raport Z tipărit + 1, iar la un aparat nou, 1. Dacă aparatul tău a tipărit deja 214 rapoarte înainte de a începe să lucrezi în ContApp, completezi 215, iar de acolo numerotarea continuă automat.

La închiderea zilei, în Vânzări → Alte vânzări → Rapoarte Z, cu acțiunea Închide ziua de pe rândul zilei — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/rapoarte-z — completezi Număr raport Z, numărul de pe hârtia tipărită de aparat. ContApp ți-l propune singur, continuând numerotarea, și îl poți modifica.

Documentul cu valoare fiscală este raportul tipărit de casa de marcat. Ce introduci în ContApp trebuie să reproducă exact ce scrie pe hârtie, inclusiv numărul.

Închiderea zilei, cu toate câmpurile ei și cu ce se întâmplă la diferențe, este descrisă în Raportul Z și închiderea zilei .

Deciziile de numerotare

Decizia de numerotare este documentul intern prin care firma stabilește oficial ce serii folosește și de la ce număr pornesc. Se întocmește înainte de a emite primul document numerotat și se păstrează la firmă.

După ce ai completat seriile, deschide fila Decizii de numerotare (scurtătura g s s d) — contabilitate.contapp.ro/setari/serii?tab=numbering_decisions — și apasă Adaugă.

Completezi:

• Numărul — numărul deciziei, ca număr întreg pozitiv (1, 2, 3…). Poate fi prima decizie a firmei, a doua, a treia și așa mai departe; un număr cu litere (de exemplu „PAR1”) nu mai este acceptat.
• Data deciziei — pentru firmele înființate în anul anterior, este de regulă prima zi a anului sau una din primele zile ale anului început. Pentru firmele înființate în cursul anului, este de regulă o dată dinaintea emiterii primului document care are nevoie de numerotare.
• Corpul deciziei — completezi datele titularului în spațiile libere.
• Documentele pentru care se emite decizia — le alegi din tabelul de serii al ferestrei, cu Selectează pe rândul fiecăreia.

Ce poți face cu o decizie existentă

• Iconița creion — deschide decizia pentru modificare (titlul ferestrei este „Modifică:”, urmat de numărul deciziei).
• Din meniul ⋯ de pe rând o poți tipări sau descărca (Printează și Descarcă, în prima grupă) ori șterge (Șterge, în a doua grupă; ștergerea îți cere confirmare).

Decizia tipărită se semnează și se păstrează la dosarul firmei.

Serii pentru încasările din CRM

Dacă vinzi prin modulul CRM - Vânzări și încasezi online de la clienți, unele modalități de plată depind direct de seriile declarate aici:

Dacă o modalitate de plată nu apare în listă sau nu se poate activa, verifică întâi dacă seria de care are nevoie este declarată pentru anul curent. Lista completă a modalităților este în Modalități plată oferite clienților.

Erori frecvente

Nu pot emite o factură: aplicația nu îmi propune niciun număr. Nu ai o serie de factură declarată pentru anul respectiv. Adaugă una în tab-ul Serii și încearcă din nou.

La 1 ianuarie facturile au început de la un număr pe care l-am folosit deja. Seria nouă a preluat o plajă folosită anul anterior. Seriile sau plajele de numere trebuie să difere de la un an la altul: fie continui numerotarea din anul trecut, fie folosești o serie nouă, care începe de la 1.

Nu găsesc tipul de document „bon fiscal” în lista de serii. Bonul fiscal nu se numerotează de aici. Seria lui se declară pe casa de marcat, în tab-ul Casă de marcat din Setări firmă → Case și bănci.

Numărul raportului Z propus de aplicație nu se potrivește cu cel tipărit de aparat. Câmpul Primul număr Z din fișa casei de marcat nu a fost completat corect, sau ai închis zile în ContApp fără să existe rapoarte tipărite. Corectează numărul direct în câmpul Număr raport Z la închiderea zilei: valoarea propusă se poate modifica.

Am schimbat numărul de cifre al seriei, dar documentele vechi au rămas cu vechiul format. Este corect. Documentele deja emise nu se renumerotează, pentru că un document emis nu se mai modifică. Modificarea se aplică de la următorul document.

O modalitate de plată din CRM - Vânzări nu se poate activa. Îi lipsește seria de care depinde — de chitanță sau de factură. Declar-o pentru anul curent și revino.

Articole conexe

• Factura de vânzări — locul în care se folosesc efectiv seriile declarate aici.
• Încasări cu chitanțe. Cu și fără factură. — când ai nevoie de o serie de chitanță și cum se emite.
• Case și bănci — de unde se activează modulul de casă de marcat și unde se declară seria bonurilor.
• Modalități plată oferite clienților — ce serie cere fiecare modalitate de plată din CRM - Vânzări.
• Configurarea casei de marcat — seria bonurilor și restul setărilor unui aparat.
• Raportul Z și închiderea zilei — câmpurile Număr raport Z și Primul număr Z, în context.

Vezi și: Scurtături din tastatură și căutarea rapidă Ctrl+K.