Atașarea de documente în e-factura

Uneori o factură are nevoie de documente lângă ea: un contract, un proces-verbal, un aviz de însoțire, o situație de lucrări, un tabel cu detalierea consumurilor. ContApp îți dă două posibilități diferite, iar diferența dintre ele este importantă. Poți ține documentele atașate la factură, în aplicație, ca arhivă a ta. Sau le poți trimite împreună cu e-Factura, ca să ajungă la client prin sistemul ANAF. Articolul îți arată cum se face fiecare, ce fișiere sunt acceptate și până când mai poți atașa.

Unde găsești: Vânzări → Facturare → Facturi vânzări — contabilitate.contapp.ro/venituri/facturi · Achiziții → Facturi achiziții → Facturi achiziții — contabilitate.contapp.ro/cheltuieli/facturi

Două lucruri diferite, ușor de confundat

Înainte de pași, ține minte distincția. Ea decide ce faci mai departe.

Prima variantă este arhiva ta internă: pui acolo tot ce vrei să găsești lângă factură când o cauți peste doi ani. A doua este o transmitere oficială — documentul devine parte din factura electronică depusă, iar odată trimisă, nu se mai poate schimba nimic.

Atașarea de documente la factură

Merge la fel pe facturile de vânzare și pe cele de achiziție.

1. Deschide factura la care vrei să adaugi documente.
2. Coboară până la secțiunea „Documente factură” (în coloana din stânga, sub Câmpuri e-Factura opționale; e strânsă implicit) și apasă pe titlul ei ca s-o deschizi. Pe factura de achiziție, documentele sunt tot într-un panou strâns, sub detaliile facturii.
3. Trage fișierele direct în zona de încărcare a secțiunii sau apasă pe ea ca să le alegi din calculator. Vezi progresul încărcării și limitele chiar în zonă.

Limitele pentru documentele ținute în ContApp:

Documentele acestea folosesc spațiul de documente al firmei, același pe care îl gestionezi din ContApp Drive.

Atașarea de documente la e-Factura

Aici apare singura regulă care nu se poate ocoli: atașamentele se adaugă numai înainte ca e-Factura să fie trimisă la ANAF. După transmitere nu mai poți adăuga nimic la factura respectivă. Dacă documentul era obligatoriu, singura cale de corecție rămâne o factură de corecție — vezi articolele conexe.

Pașii:

1. Deschide lista de facturi și găsește factura pentru care nu ai trimis încă e-Factura.
2. Deschide meniul ⋯ de pe rândul facturii.
3. Alege Trimite e-factura.
4. Fereastra care se deschide te întreabă dacă vrei să atașezi documente la e-Factura și are două zone: „Încarcă fișiere noi” (zonă de tragere) și „Selectează fișiere existente”, unde documentele deja atașate la factură apar ca rânduri cu comutator: activezi doar ce vrei să trimiți.
5. Încarcă fișierele, apoi trimite e-Factura.

Aceeași fereastră o deschizi și cu factura deschisă, din butonul „Trimite e-factura” din bara fixă de jos.

Ce fișiere poți trimite cu e-Factura

Limitele sunt diferite de cele ale documentelor ținute în aplicație. Sunt mai multe fișiere permise, dar fiecare trebuie să fie mai mic.

Ce sunt aceste tipuri, dacă nu îți spun nimic denumirile:

• PDF — document pentru tipărire și citire, formatul cel mai potrivit pentru contracte și procese-verbale;
• PNG și JPEG — imagini, de exemplu fotografia unui document semnat;
• CSV — tabel simplu, salvat ca text, cu valorile separate prin virgulă;
• XLSX — fișier de calcul Excel;
• ODS — fișier de calcul OpenDocument, formatul folosit de LibreOffice și OpenOffice.

Orice altceva — arhive ZIP, documente Word, fișiere de imagine în alte formate — nu se poate trimite. Dacă ai nevoie să transmiți un document Word, transformă-l în PDF înainte.

Dacă un fișier depășește 3 MB, ai două soluții: îl comprimi (la un PDF scanat, o rezoluție mai mică reduce mult dimensiunea) sau îl împarți în mai multe fișiere.

Când trebuie să te grăbești

Fereastra în care poți atașa documente se închide în momentul trimiterii, iar trimiterea nu depinde numai de tine.

• Termenul de transmitere a e-facturii în SPV este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Este intervalul în care factura trebuie să ajungă în sistem.
• Trimiterea automată, dacă ai activat-o, pleacă la aproximativ 2 zile (48 de ore) de la data facturii și încearcă transmiterea până în a 3-a zi.

Concluzia practică: dacă lucrezi cu trimiterea automată activată, ai aproximativ două zile de la data facturii ca să adaugi atașamentele. După ce transmiterea automată pleacă, nu mai poți atașa nimic. Dacă știi că o factură are nevoie de documente anexate, pregătește-le înainte de a o emite sau imediat după.

Atenție: facturile emise cu o dată din trecut (data facturii înaintea zilei în care le-ai creat) nu pleacă automat. Pe acestea le trimiți tu, din „Trimite e-factura”.

Trimiterea automată se activează din Vânzări → Facturare → Preferințe facturi → tab-ul Opțiuni factură (scurtătura g v s o); configurarea accesului la SPV este descrisă în articolul legat mai jos.

Erori frecvente

Nu găsesc opțiunea de atașare în fereastra de e-Factura. Caută în fereastră zonele „Încarcă fișiere noi” și „Selectează fișiere existente”.

Opțiunea „Trimite e-factura” e gri în meniul ⋯. Treci cu mouse-ul peste ea: aplicația îți spune motivul (de exemplu, factura e încă ciornă: „Emite factura pentru a putea realiza această acțiune”). Dacă factura e emisă, cel mai probabil e-Factura a fost deja transmisă. Verifică starea facturii în lista de e-facturi vânzări — contabilitate.contapp.ro/venituri/e-facturi.

Fișierul nu se încarcă. Verifică două lucruri, în ordine: mărimea (maximum 3 MB pentru e-Factura, 5 MB pentru documentele de factură) și tipul fișierului. Un document Word sau o arhivă ZIP nu sunt acceptate la e-Factura.

Am trimis e-Factura și abia apoi mi-am amintit de anexă. Nu se mai poate adăuga la factura transmisă. Poți păstra documentul atașat la factură în ContApp, pentru arhiva ta, și îl poți trimite clientului separat. Dacă anexa era parte obligatorie a facturii, vezi articolul despre corectarea e-facturilor transmise.

Am nevoie să trimit un mesaj furnizorului, nu un document. Atașamentele nu sunt mesaje. Pentru comunicarea cu furnizorii prin sistem există o funcție separată — vezi articolul dedicat, mai jos.

Articole conexe

• Cum transmiți e-Factura din ContApp. Dovada trimiterii e-facturii. — tot ce se întâmplă după ce apeși trimite, inclusiv cum verifici că a ajuns.
• Configurarea ContApp pentru trimiterea și descărcarea de e-facturi din SPV — de aici pornești; trimiterea automată o activezi sau o oprești din Vânzări → Facturare → Preferințe facturi → tab-ul Opțiuni factură.
• Mesaje către furnizori prin e-factura — dacă vrei să comunici, nu să atașezi un document.
• Despre ContApp Drive — cum administrezi spațiul de documente al firmei și ce ocupă din el.
• Factura storno. Corectarea erorilor din e-factura trimisă în SPV — soluția când ai trimis o factură căreia îi lipsea o anexă obligatorie.
• Salvarea e-facturii în spațiul de documente — cum ajunge e-factura în arhiva ta, lângă documentele atașate.