Contabilitate în partidă dublă în ContApp
Firmele nu țin toate contabilitatea în același fel. Unele țin evidența banilor care intră și ies, altele țin o evidență completă a întregii activități. ContApp le acoperă pe amândouă, iar sistemul în care se află firma ta schimbă ce vezi în meniu, cum se numesc ecranele și ce documente poți scoate. Articolul acesta explică diferența dintre cele două sisteme, în cuvinte de zi cu zi, și îți arată exact ce se schimbă în aplicație.
Unde găsești: ecranele specifice partidei duble stau în meniul Contabilitate → Operațiuni perioada, iar planul de conturi la Setări firmă → Setări contabile.
Ce înseamnă partidă simplă
În partidă simplă ții evidența banilor care intră și ies. Ai încasat 1.000 de lei de la un client: notezi o încasare. Ai plătit 300 de lei unui furnizor: notezi o plată. La final de lună aduni intrările, aduni ieșirile și vezi ce a rămas.
Registrul de bază al acestui sistem este chiar Registrul jurnal de încasări și plăți: o listă cronologică de mișcări de bani. Este simplu de ținut și de verificat, exact pentru că urmărește un singur lucru — banii.
Limita lui e tot aici. Dacă ai emis o factură pe care clientul nu a plătit-o, în partidă simplă ea nu apare nicăieri în registru, pentru că nu s-au mișcat bani. La fel o factură de la furnizor pe care încă nu ai achitat-o.
Ce înseamnă partidă dublă
În partidă dublă fiecare operațiune se înregistrează în două locuri în același timp: un cont primește, un alt cont dă. De aici și numele — orice mișcare are două capete, iar cele două capete sunt întotdeauna egale în valoare.
Un exemplu. Emiți o factură de 1.000 de lei unui client. În partidă dublă se înregistrează simultan două lucruri: firma a realizat un venit de 1.000 de lei și, în același timp, clientul îi datorează 1.000 de lei. Când clientul plătește, se înregistrează iar două lucruri: banii au intrat în bancă și datoria clientului a scăzut. Nimic nu se pierde pe drum.
Câștigul e mare. În orice moment poți vedea situația completă a firmei, nu doar mișcările de bani: ce ai, ce ți se datorează, ce datorezi tu, cât ai câștigat și cât ai cheltuit. Apare și o verificare naturală: dacă cele două capete nu se echilibrează, ceva e greșit, iar greșeala se vede.
Prețul e complexitatea. ContApp face însă partea grea automat: tu introduci documentele obișnuite — facturi, încasări, plăți, bonuri — iar aplicația construiește înregistrările contabile în spate.
În ce sistem e firma ta
Nu decizi tu asta după preferință. Sistemul de contabilitate depinde de forma juridică a firmei și de opțiunile fiscale pe care le-a exercitat, iar regulile se schimbă în timp.
Orientativ, PFA-urile și celelalte forme de activitate independentă țin de regulă contabilitate în partidă simplă, iar societățile țin de regulă partidă dublă. Există însă excepții și situații de trecere dintr-un sistem în altul, așa că nu trata propoziția de mai sus ca pe o regulă.
Încadrarea firmei tale este o decizie profesională. Dacă nu ești sigur în ce sistem se află firma, întreabă contabilul sau verifică pe anaf.ro. Nu schimba setarea din aplicație pe baza unei presupuneri — de ea depind toate documentele pe care le scoți.
În ContApp sistemul de contabilitate este o caracteristică a firmei, stabilită la configurare. Nu e un buton pe care îl comuți zilnic.
Ce se schimbă concret în ContApp
Meniul
Firmele în partidă dublă au în meniu ecrane care nu apar la celelalte: Articolele contabile și Fișele conturi. Firmele în partidă simplă au în schimb registrele proprii sistemului lor, cum e Registrul jurnal de încasări și plăți.
Dacă un ecran despre care ai citit nu apare la tine în meniu, prima explicație este aceasta: aplicația nu îți arată ecrane pe care nu ai ce să faci.
Etichetele: același ecran, două denumiri
Aici e cea mai frecventă sursă de confuzie, așa că merită spus limpede. Ecranul cu lista categoriilor în care se așază operațiunile firmei există la ambele sisteme, dar are două nume diferite:
| Sistemul firmei | Cum se numește ecranul |
|---|---|
| Partidă dublă | Planul de conturi |
| Partidă simplă | Categorii fiscale |
Este același ecran, în același loc, la Setări firmă → Setări contabile. Doi utilizatori care citesc același articol de documentație vor vedea, deci, interfețe cu etichete diferite. Dacă în articol scrie „Planul de conturi” și tu vezi „Categorii fiscale”, nu ai greșit pagina — firma ta e în partidă simplă.
Documentele
Documentele de zi cu zi se introduc identic în ambele sisteme: factură de vânzare, factură de achiziție, încasare, plată, bon fiscal. Diferența e ce se produce din ele. În partidă dublă, fiecare document generează automat o înregistrare pe conturi, vizibilă în articolele contabile și în fișele de cont. În partidă simplă, documentul alimentează registrele de încasări și plăți și evidența fiscală.
Harta zonei Contabilitate → Operațiuni perioada
Meniul Operațiuni perioada are cinci intrări, dar nu toate apar la toate firmele.
| Intrare | Ce găsești | Cine o vede |
|---|---|---|
| Articole contabile | Înregistrările contabile generate din documentele tale | doar partidă dublă |
| Fișe conturi | Istoricul unui cont: sold inițial, mișcări, sold final | partidă dublă, plus partidă simplă cu TVA |
| Jurnal de vânzări | Facturile emise, cu bazele și TVA-ul aferent | firmele înregistrate în scopuri de TVA |
| Jurnal de cumpărări | Facturile primite, cu bazele și TVA-ul aferent | firmele înregistrate în scopuri de TVA |
| Închidere perioadă | Blocarea unei luni împotriva modificărilor ulterioare | toate firmele |
Reține nuanța de pe rândul al doilea: fișele de cont apar și la firmele în partidă simplă înregistrate în scopuri de TVA, pentru că și acolo se ține evidența pe conturi de TVA. Articolele contabile, în schimb, rămân exclusiv la partidă dublă.
Linkuri directe: Articole contabile · Fișe conturi · Jurnal de vânzări · Jurnal de cumpărări · Închidere perioadă.
[Captură de ecran: meniul Contabilitate → Operațiuni perioada desfășurat, la o firmă în partidă dublă, cu toate cele cinci intrări vizibile]
De unde continui
Cele trei articole următoare acoperă, pe rând, piesele partidei duble:
- Planul de conturi (articol nou, de legat după publicare) — lista conturilor firmei și ce înseamnă codurile lor.
- Articolele contabile (articol nou, de legat după publicare) — înregistrările propriu-zise, generate din documente.
- Fișele de cont (articol nou, de legat după publicare) — istoricul unui singur cont, pe o perioadă.
Erori frecvente
Nu văd „Articole contabile” în meniu. Firma este în partidă simplă. Ecranul nu există pentru sistemul acesta; nu e o eroare de configurare. Dacă ți se pare că firma e încadrată greșit, întreabă-ne.
Văd „Fișe conturi”, dar nu văd „Articole contabile”. Firma este în partidă simplă și e înregistrată în scopuri de TVA. Este exact combinația în care apar fișele, dar nu apar articolele contabile.
În articol scrie „Planul de conturi”, dar eu văd „Categorii fiscale”. Este același ecran, cu denumirea folosită la partidă simplă. Citește mai departe, restul instrucțiunilor se aplică.
Nu găsesc „Setări contabile” în meniul de setări. Pagina se activează treptat pe conturi. Dacă nu apare încă la tine, scrie-ne.
Articole conexe
- Despre Contabilitatea în Partidă Simplă — celălalt sistem, explicat pe larg; citește-l dacă firma ta nu e în partidă dublă.
- Categorii fiscale - tipuri de venituri și cheltuieli — același ecran ca planul de conturi, sub denumirea folosită la partidă simplă.
- Prezentare generală — o privire de ansamblu asupra aplicației, dacă ești la primii pași.
- Meniul ContApp — cum e organizat meniul lateral și de ce unele intrări apar doar unor firme.
- Registrul Jurnal de Încasări și Plăți — registrul de bază al partidei simple, pentru comparație.
- Lista de documente generate din ContApp — ce poți exporta, în funcție de sistemul de contabilitate al firmei.