Contabilitate în partidă dublă în ContApp

Firmele nu țin toate contabilitatea în același fel. Unele țin evidența banilor care intră și ies, altele țin o evidență completă a întregii activități. ContApp le acoperă pe amândouă, iar sistemul în care se află firma ta schimbă ce vezi în meniu, cum se numesc ecranele și ce documente poți scoate. Articolul acesta explică diferența dintre cele două sisteme, în cuvinte de zi cu zi, și îți arată exact ce se schimbă în aplicație.

Unde găsești: ecranele specifice partidei duble stau în meniul Contabilitate → Operațiuni perioadă.

Ce înseamnă partidă simplă

În partidă simplă ții evidența banilor care intră și ies. Ai încasat 1.000 de lei de la un client: notezi o încasare. Ai plătit 300 de lei unui furnizor: notezi o plată. La final de lună aduni intrările, aduni ieșirile și vezi ce a rămas.

Registrul de bază al acestui sistem este chiar Registrul jurnal de încasări și plăți: o listă cronologică de mișcări de bani. Este simplu de ținut și de verificat, exact pentru că urmărește un singur lucru — banii.

Limita lui e tot aici. Dacă ai emis o factură pe care clientul nu a plătit-o, în partidă simplă ea nu apare nicăieri în registru, pentru că nu s-au mișcat bani. La fel o factură de la furnizor pe care încă nu ai achitat-o.

Ce înseamnă partidă dublă

În partidă dublă fiecare operațiune se înregistrează în două locuri în același timp: un cont primește, un alt cont dă. De aici și numele — orice mișcare are două capete, iar cele două capete sunt întotdeauna egale în valoare.

Un exemplu. Emiți o factură de 1.000 de lei unui client. În partidă dublă se înregistrează simultan două lucruri: firma a realizat un venit de 1.000 de lei și, în același timp, clientul îi datorează 1.000 de lei. Când clientul plătește, se înregistrează iar două lucruri: banii au intrat în bancă și datoria clientului a scăzut. Nimic nu se pierde pe drum.

Câștigul e mare. În orice moment poți vedea situația completă a firmei, nu doar mișcările de bani: ce ai, ce ți se datorează, ce datorezi tu, cât ai câștigat și cât ai cheltuit. Apare și o verificare naturală: dacă cele două capete nu se echilibrează, ceva e greșit, iar greșeala se vede.

Prețul e complexitatea. ContApp face însă partea grea automat: tu introduci documentele obișnuite — facturi, încasări, plăți, bonuri — iar aplicația construiește înregistrările contabile în spate.

În ce sistem e firma ta

Nu decizi tu asta după preferință. Sistemul de contabilitate depinde de forma juridică a firmei și de opțiunile fiscale pe care le-a exercitat, iar regulile se schimbă în timp.

Orientativ, PFA-urile și celelalte forme de activitate independentă țin de regulă contabilitate în partidă simplă, iar societățile țin de regulă partidă dublă. Există însă excepții și situații de trecere dintr-un sistem în altul, așa că nu trata propoziția de mai sus ca pe o regulă.

Nu știi sigur în ce sistem e firma ta? Întreabă contabilul înainte să schimbi ceva în aplicație — de această setare depind toate documentele pe care le scoți.

În ContApp sistemul de contabilitate este o caracteristică a firmei, stabilită la configurare. Nu e un buton pe care îl comuți zilnic.

Ce se schimbă concret în ContApp

Meniul

Ecranul Articolele contabile apare la ambele sisteme. Fișele de cont apar la partidă dublă și, la partidă simplă, doar dacă firma e înregistrată în scopuri de TVA. Firmele în partidă simplă au în plus registrele proprii sistemului lor, cum e Registrul jurnal de încasări și plăți.

Dacă un ecran despre care ai citit nu apare la tine în meniu, prima explicație este aceasta: aplicația nu îți arată ecrane pe care nu ai ce să faci.

Etichetele: același ecran, două denumiri

Aici e cea mai frecventă sursă de confuzie, așa că merită spus limpede. Ecranul cu lista categoriilor în care se așază operațiunile firmei există la ambele sisteme, dar are două nume diferite:

Este același ecran, în același loc: primul tab al paginii Setări firmă → Setări contabile, care va apărea în curând în aplicație. Doi utilizatori care citesc același articol de documentație vor vedea, deci, interfețe cu etichete diferite. Dacă în articol scrie „Planul de conturi” și tu vezi „Categorii fiscale”, nu ai greșit pagina — firma ta e în partidă simplă.

Documentele

Documentele de zi cu zi se introduc identic în ambele sisteme: factură de vânzare, factură de achiziție, încasare, plată, bon fiscal. Diferența e ce se produce din ele. În partidă dublă, fiecare document generează automat o înregistrare pe conturi, vizibilă în articolele contabile și în fișele de cont. În partidă simplă, documentul alimentează registrele de încasări și plăți și evidența fiscală.

Harta zonei Contabilitate → Operațiuni perioadă

În meniul lateral, secțiunea Contabilitate se deschide ca un arbore, iar sub ea Operațiuni perioadă are cinci intrări, dar nu toate apar la toate firmele. Le poți deschide și din tastatură: g j a (Articole contabile), g j f (Fișe conturi), g j v / g j c (jurnalele), g j l (Închidere perioadă).

Reține nuanța de pe rândul al doilea: fișele de cont apar și la firmele în partidă simplă înregistrate în scopuri de TVA, pentru că și acolo se ține evidența pe conturi de TVA. Articolele contabile apar la ambele sisteme.

Linkuri directe: Articole contabile · Fișe conturi · Jurnal de vânzări · Jurnal de cumpărări · Închidere perioadă.

De unde continui

Cele trei articole următoare acoperă, pe rând, piesele partidei duble:

• Planul de conturi — lista conturilor firmei și ce înseamnă codurile lor.
• Articolele contabile — înregistrările propriu-zise, generate din documente.
• Fișele de cont — istoricul unui singur cont, pe o perioadă.

Erori frecvente

Nu văd „Articole contabile” în meniu. Ecranul apare la ambele sisteme, deci verifică întâi dacă utilizatorul tău are drept de acces la Contabilitate. Dacă îl are și tot nu apare, scrie-ne la [email protected].

În articol scrie „Planul de conturi”, dar eu văd „Categorii fiscale”. Este același ecran, cu denumirea folosită la partidă simplă. Citește mai departe, restul instrucțiunilor se aplică.

Nu găsesc „Setări contabile” în meniul de setări. Ecranul nu este încă disponibil în aplicație: este în pregătire și va apărea în meniul Setări firmă. Până atunci, conturile folosite de firma ta le vezi în Articole contabile și în Fișe conturi.

Articole conexe

• Despre Contabilitatea în Partidă Simplă — celălalt sistem, explicat pe larg; citește-l dacă firma ta nu e în partidă dublă.
• Categorii fiscale - tipuri de venituri și cheltuieli — același ecran ca planul de conturi, sub denumirea folosită la partidă simplă.
• Prezentare generală — o privire de ansamblu asupra aplicației, dacă ești la primii pași.
• Meniul ContApp — cum e organizat meniul lateral și de ce unele intrări apar doar unor firme.
• Registrul Jurnal de Încasări și Plăți — registrul de bază al partidei simple, pentru comparație.
• Lista de documente generate din ContApp — ce poți exporta, în funcție de sistemul de contabilitate al firmei.

Vezi și: Noua interfață ContApp.