Fișele de cont
Uneori nu vrei să vezi toată contabilitatea unei luni, ci un singur lucru: ce s-a întâmplat pe un anumit cont. Cât îi datorai unui furnizor la începutul lunii, ce facturi și ce plăți au apărut, cât îi datorezi acum. Exact asta îți dă o fișă de cont. Articolul explică ce citești în ea și cum o folosești ca instrument de verificare.
Unde găsești: Contabilitate → Operațiuni perioadă → Fișe conturi (scurtătura g j f) — contabilitate.contapp.ro/registre-si-jurnale/fise-conturi
Ce este o fișă de cont
O fișă de cont este istoricul complet al unui singur cont, pe o perioadă aleasă: cu ce sold a intrat în perioadă, ce mișcări a avut, cu ce sold a ieșit.
Dacă planul de conturi e dulapul cu sertare, fișa de cont e ce vezi când scoți un sertar și te uiți în el, în ordine cronologică. Fiecare rând din fișă este o operațiune care a atins contul acela, cu data, documentul din spate și suma.
Cine vede ecranul
Ecranul Fișe conturi apare la:
- firmele care țin contabilitate în partidă dublă — pentru toate conturile lor;
- firmele în partidă simplă înregistrate în scopuri de TVA — pentru că și acolo se ține evidență pe conturi de TVA.
Firmele în partidă simplă neînregistrate în scopuri de TVA nu au ecranul în meniu, pentru că nu lucrează pe conturi contabile.
Sold inițial, rulaj, sold final
Trei cuvinte, trei propoziții simple.
| Termen | Ce înseamnă |
|---|---|
| Sold inițial | ce era pe cont în momentul în care începe perioada aleasă |
| Rulaj | totalul mișcărilor din perioadă, separat pe debit și pe credit |
| Sold final | ce a rămas pe cont la sfârșitul perioadei |
Relația dintre ele e aritmetică, nu contabilă: pornești de la soldul inițial, aplici mișcările perioadei și ajungi la soldul final. Iar soldul final al unei luni devine soldul inițial al lunii următoare — de aceea fișele se leagă una de alta, la infinit.
Un exemplu. Alegi contul unui furnizor și luna trecută. Soldul inițial arată 1.200 de lei: atât îi datorai la 1 ale lunii. În perioadă apar o factură nouă de 500 de lei și o plată de 800 de lei. Soldul final este 900 de lei: atât îi datorezi acum.
Cum se citește o fișă, de sus în jos
- Sus alegi forma fișei — tab-ul Standard sau Forma T — apoi contul și perioada. Verifică-le înainte de orice: cele mai multe nedumeriri vin din perioada greșită. În forma Standard, rândurile apar abia după ce alegi un cont.
- Primul rând din tabel este soldul inițial, așezat sub coloana Debit sau Credit. Este punctul de plecare. Dacă el e greșit, tot restul fișei va părea greșit.
- În mijloc, mișcările, în ordine cronologică. Fiecare rând are data, documentul justificativ și suma, așezată pe debit sau pe credit.
- Ultimele rânduri din tabel sunt rulajele perioadei și soldul final, tot sub Debit / Credit. Aici te uiți când vrei cifra, nu povestea.
Citirea de sus în jos nu e o formalitate: fișa e construită ca o poveste cronologică, iar sensul unui rând depinde de ce a fost înaintea lui.
Forma T
În tab-ul Forma T vezi contul pe două părți, debit și credit, cu soldurile inițiale și finale întâlnindu-se la mijloc. Fiecare parte are filtrul Cont corespondent, ca să vezi doar mișcările cu un anumit cont. Pe telefon, cele două părți se așază una sub alta.
Fișă de cont sau balanță
Cele două se confundă des, dar răspund la întrebări diferite.
| Raport | Ce arată | Când o folosești |
|---|---|---|
| Fișa de cont | un singur cont, în detaliu, operațiune cu operațiune | când știi ce cont te interesează și vrei să vezi de ce are soldul acela |
| Balanța | toate conturile, în rezumat, câte un rând pe cont | când vrei o privire de ansamblu asupra firmei |
ContApp nu are încă un ecran de balanță. Privirea de ansamblu o ai în ecranul Articole contabile; când observi un cont cu o valoare care nu îți place, deschizi fișa acelui cont ca să vezi din ce e făcută valoarea.
La ce o folosești practic
Trei situații în care fișa de cont este exact instrumentul potrivit.
Verificarea unui furnizor. Un furnizor îți spune că mai are de încasat de la tine o sumă. Deschizi fișa contului de furnizori, pe contul analitic al acelui furnizor (subcontul lui, dacă îl ai deschis), pentru perioada în discuție, și compari rând cu rând: ce facturi are înregistrate firma ta și ce plăți i-ai făcut. Diferența apare de obicei dintr-o factură neintrodusă sau dintr-o plată alocată pe altă factură.
Verificarea unui client. Aceeași logică, pe partea de încasat. Fișa îți spune de ce soldul clientului e cel afișat: ce facturi sunt emise și ce încasări au fost legate de ele.
Verificarea contului de TVA înainte de declarație. Înainte de a genera decontul, deschizi fișa contului de TVA pentru perioada de raportare. Soldul final îți spune ce ar trebui să reiasă din declarație. Dacă declarația arată altceva, ai de căutat o factură cu cotă sau regim greșit ales. Merită făcută împreună cu verificarea din jurnalele de TVA — cele două se controlează reciproc.
Alegerea perioadei
Perioada nu e un detaliu, e jumătate din răspuns. Câteva reguli practice:
- Pentru o verificare de rutină, alege luna — este perioada la care sunt aliniate declarațiile și închiderile.
- Când lămurești o diferență cu un partener, alege tot intervalul în discuție, chiar dacă trece peste mai multe luni. O fișă pe tot intervalul e mai clară decât trei fișe lunare puse una lângă alta.
- Când soldul inițial ți se pare greșit, lărgește perioada în urmă. Cauza e aproape întotdeauna într-o lună anterioară, nu în cea pe care te uiți.
- Pentru verificarea de TVA, alege exact perioada de raportare a firmei, nu luna calendaristică, dacă cele două nu coincid.
Erori frecvente
Fișa e goală. Contul nu a avut mișcări în perioada aleasă și avea sold inițial zero. Verifică perioada și, dacă e cazul, alege un interval mai larg.
Soldul inițial nu e cel pe care îl aștept. Cauza e într-o perioadă anterioară. Cere fișa aceluiași cont pe lunile de dinainte și urmărește de unde apare diferența.
Soldul din fișă diferă de soldul afișat în fișa partenerului. Fișa de cont și fișa de partener nu sunt același lucru — vezi secțiunea următoare. Diferența vine de obicei din documente înregistrate în perioade diferite sau din alocări de plăți.
Nu văd ecranul „Fișe conturi”. Firma este în partidă simplă și nu este înregistrată în scopuri de TVA. În combinația asta ecranul nu apare.
Fișă de cont nu e același lucru cu fișa unui partener
Merită spus separat, pentru că denumirile seamănă. În ContApp există și fișa clientului și fișa furnizorului (le deschizi din lista de clienți, respectiv din lista de furnizori, într-o fereastră largă): ecrane care adună tot ce ai cu un partener anume — datele lui, documentele emise sau primite, soldul. Acelea sunt fișe de partener.
Fișa de cont, în schimb, este o fișă contabilă: privește un cont din planul de conturi, nu o persoană sau o firmă. Cele două se suprapun parțial, atunci când contul are analitice pe parteneri, dar nu sunt interschimbabile. Când cineva îți cere „fișa de cont”, cere documentul contabil.
Articole conexe
- Articolele contabile — toate înregistrările perioadei, când nu vrei un singur cont.
- Planul de conturi — de unde alegi contul pentru care ceri fișa.
- Jurnalele de TVA: vânzări și cumpărări — a doua verificare de făcut înainte de decont, alături de fișa contului de TVA.
- Adăugare furnizor. Actualizare date furnizor. Fișa furnizor. — fișa de partener pe partea de cheltuieli, ca să nu confunzi cele două tipuri de fișă.
- Adăugare client. Actualizare date client. Fișa client. — echivalentul pe partea de venituri.
- Reglare sold clienți și furnizori. Reglare facturi stornate. — ce faci după ce fișa ți-a arătat că un sold nu e corect.