Bonul cu CUI și plafonul de 100 EUR

Uneori clientul de la casă nu este o persoană, ci o firmă, și îți cere codul fiscal pe bon, ca să poată trece cumpărătura pe cheltuiala firmei lui. Bonul acela se numește, pe scurt, bon cu CUI. ContApp îl acceptă, dar te avertizează când valoarea trece de plafonul de 100 EUR și îți cere să emiți factură. Articolul explică ce este acest bon, cum îl completezi și de ce plafonul în lei arată altfel de la o zi la alta.

Unde găsești: Alte vânzări → Bon fiscal — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bon-fiscal/creaza. Lista bonurilor deja introduse este la contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bonuri-fiscale.

Ce este un bon cu CUI

Un bon fiscal obișnuit nu spune nimic despre cine a cumpărat. Scrie ce s-a vândut, cât a costat, ce TVA are și cum s-a plătit. Pentru o persoană care își cumpără un prânz, atât e nevoie.

Un bon cu CUI este același bon, dar pe care apare în plus codul fiscal al cumpărătorului — CUI-ul firmei care a plătit. Prezența codului fiscal schimbă lucrul esențial: bonul devine identificabil, adică se știe cine este cumpărătorul. Așa poate firma cumpărătoare să îl folosească drept document justificativ — hârtia pe baza căreia își trece o cheltuială în propria contabilitate.

Fără CUI pe bon, firma cumpărătoare are o bucată de hârtie care nu o numește. Cu CUI pe bon, are un document care o numește.

Codul se marchează pe aparatul de casă, în momentul vânzării. Casele de marcat de astăzi au funcția asta: introduci CUI-ul clientului înainte de a tipări bonul. ContApp nu poate adăuga CUI-ul ulterior pe un bon deja tipărit — aplicația doar reproduce ce s-a marcat pe aparat.

Când îl cere clientul

Situațiile obișnuite sunt aceleași în orice magazin:

• un angajat al unei firme cumpără consumabile, carburant, materiale mărunte și trebuie să justifice banii la întoarcere;
• un administrator plătește o masă de protocol sau o cazare și vrea cheltuiala pe firmă;
• clientul spune direct: „dați-mi bonul pe firmă” sau „puneți CUI-ul pe bon”.

Nu tu decizi dacă bonul se emite pe CUI. Clientul cere, tu marchezi codul pe aparat. Ce ține de tine este să introduci corect bonul mai târziu în ContApp și să reacționezi când aplicația îți semnalează plafonul.

Cum completezi CUI-ul în ContApp

Introducerea bonului este cea descrisă în Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — casa de marcat, data, liniile bonului, metoda de încasare. Diferența este un singur câmp: CUI-ul cumpărătorului.

1. Deschizi formularul de bon fiscal și completezi bonul ca de obicei.
2. La câmpul de CUI introduci codul fiscal al firmei cumpărătoare, exact așa cum e marcat pe bonul tipărit.
3. Salvezi.

Două lucruri de reținut:

• Codul din ContApp trebuie să fie identic cu cel de pe bonul tipărit. Bonul de pe hârtie este documentul; aplicația reproduce documentul. Dacă cele două nu se potrivesc, ai o evidență care nu corespunde realității.
• Nu completezi CUI pe bonurile obișnuite. Câmpul se lasă gol pentru vânzările către persoane fizice, adică pentru marea majoritate a bonurilor.

[Captură de ecran: formularul de bon fiscal, cu câmpul de CUI al cumpărătorului completat]

Plafonul de 100 EUR

Când valoarea unui bon cu CUI trece de 100 EUR, ContApp te oprește cu mesajul:

„Bonul cu CUI depășește plafonul de 100 EUR (… lei la cursul zilei). Emiteți factură.”

În locul punctelor de suspensie vei vedea plafonul calculat în lei. Aplicația nu compară valoarea bonului cu o sumă fixă în lei: transformă cele 100 EUR în lei la cursul zilei și compară cu rezultatul.

Sensul mesajului este simplu: pentru o vânzare de valoarea asta către o firmă, bonul cu CUI nu mai e documentul potrivit — se emite factură.

Plafonul acesta ține de legislație, nu de ContApp. Aplicația îl semnalează, dar nu îți garantează încadrarea fiscală. Dacă vrei temeiul legal exact și situațiile în care se aplică, verifică pe anaf.ro sau întreabă un contabil.

De ce plafonul în lei se schimbă de la o zi la alta

Plafonul e stabilit în euro, iar tu vinzi în lei. Undeva trebuie făcută o conversie, iar conversia se face la cursul zilei — cursul valutar valabil la data bonului.

Cursul nu e fix. Se schimbă de la o zi la alta, deci și echivalentul în lei al celor 100 EUR se schimbă. Consecința practică:

• același bon, cu aceeași valoare în lei, poate fi sub plafon într-o zi și peste plafon în alta;
• valoarea în lei din mesaj nu e o cifră pe care s-o notezi și s-o reutilizezi luna viitoare;
• comparația se face pe data bonului, nu pe data la care îl introduci în aplicație.

Ultimul punct merită atenție. Dacă introduci bonurile cu întârziere, cursul folosit rămâne cel al zilei în care s-a vândut, nu cel al zilei în care tastezi. E corect așa, dar înseamnă că nu poți verifica „din cap” încadrarea unui bon vechi fără să te uiți la cursul de atunci. Cursurile pe care lucrează aplicația se văd în Istoric valutar.

Ce faci la depășire: emiți factură

Soluția este cea din mesaj: emiți factură. Nu ai nevoie să reconstruiești documentul de la zero — din bonul introdus se poate genera factura direct.

1. Deschizi bonul din lista de bonuri fiscale.
2. Alegi acțiunea de emitere a facturii.
3. Verifici datele clientului, liniile și cotele de TVA preluate din bon.
4. Salvezi factura.

ContApp păstrează legătura dintre bon și factura emisă din el, ca să nu înregistrezi venitul de două ori. Asta e important: încasarea a avut loc o singură dată, la casă, și rămâne o singură încasare în contabilitate, indiferent că există și bon și factură.

Din practică, două recomandări:

• Rezolvă factura în aceeași zi. Cât ziua e deschisă, ai încă loc de manevră. După închiderea zilei cu raport Z, bonul nu se mai modifică.
• Ia datele complete ale clientului la casă. Pentru factură ai nevoie de denumire, CUI, adresă, nu doar de CUI. Dacă firma nu e deja în lista ta de clienți, o adaugi — vezi Adăugare client.

Detaliile despre emiterea facturii din bon și despre legătura dintre cele două documente sunt în Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare).

Bonurile cu CUI în declarația D394

D394 este declarația informativă în care firmele înregistrate în scopuri de TVA raportează operațiunile efectuate pe teritoriul național, defalcate pe parteneri. Ea se deschide la contabilitate.contapp.ro/declaratii/d394.

Aici se vede de ce contează CUI-ul de pe bon. Drumul datelor este același pentru toate bonurile: bonuri introduse → ziua închisă cu raport Z → jurnal de vânzări → declarație. Ce diferă e informația despre partener:

• bonurile fără CUI provin de la persoane fizice și nu au un partener identificabil;
• bonurile cu CUI au un partener identificabil, cu cod fiscal, ca o factură.

Condiția rămâne aceeași ca la orice bon: ziua trebuie închisă cu raport Z. O zi rămasă deschisă nu a produs contabilitate, deci nu ajunge nici în jurnal, nici în declarație.

Cum se raportează concret fiecare categorie depinde de instrucțiunile ANAF în vigoare pentru anul respectiv. Verifică-le pe anaf.ro sau cu un contabil înainte de depunere. Vezi și D394 — Declarația informativă (articol nou, de legat după publicare).

Erori frecvente

„Bonul cu CUI depășește plafonul de 100 EUR (… lei la cursul zilei). Emiteți factură.” Bonul are CUI și o valoare peste echivalentul în lei al celor 100 EUR, la cursul zilei bonului. Soluția: emiți factură, cel mai simplu direct din bon.

Clientul îmi cere CUI după ce bonul a fost deja tipărit. Pe bonul tipărit nu se mai poate adăuga nimic — este un document fiscal deja emis de aparat. Ce se poate face este să emiți o factură pentru vânzarea respectivă, legată de bon. Nu introduce CUI-ul doar în ContApp, pe un bon care nu îl are pe hârtie: ai crea o diferență între evidență și document.

Am introdus bonul în ContApp și abia apoi clientul a cerut CUI. Cât ziua e încă deschisă, bonul se poate modifica — dar doar dacă și bonul tipărit conține CUI-ul. Dacă nu îl conține, vezi situația de mai sus: soluția este factura.

Valoarea în lei a plafonului nu e cea de săptămâna trecută. Este normal. Plafonul e în euro și se transformă în lei la cursul zilei, iar cursul se schimbă.

Am emis factura, dar mi se pare că venitul e trecut de două ori. Verifică dacă factura a fost generată din bon, cu acțiunea din lista de bonuri. Dacă ai făcut factura separat, ca document independent, ai într-adevăr același venit în două locuri. Vezi Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi. pentru ce faci cu documentul în plus.

Nu pot modifica bonul. Ziua a fost închisă cu raport Z. Mesajul este „Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.” Vezi Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) pentru condițiile de redeschidere.

Articole conexe

• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — formularul complet, metodele de încasare și emiterea facturii din bon.
• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — pasul care duce bonurile, inclusiv cele cu CUI, în contabilitate.
• E-factura (cod 751) pentru bonuri fiscale — când o vânzare pe bon trebuie transmisă și în sistemul e-Factura.
• Factura de vânzări — cum arată factura pe care o emiți la depășirea plafonului.
• Adăugare client. Actualizare date client. Fișa client. — de unde iei datele complete ale firmei cumpărătoare.
• Istoric valutar — cursurile valutare pe care lucrează aplicația și cum se văd pe zile.