Emiterea bonului fiscal

Bonul fiscal se emite pe casa de marcat, iar în ContApp îl introduci ca să intre în contabilitate. Nu tipărești bonul din aplicație: aparatul l-a tipărit deja și acela este documentul cu valoare fiscală. Aici doar reproduci ce s-a marcat, iar ContApp face restul — venit, TVA, încasare, înregistrări contabile. Articolul acesta parcurge formularul, câmp cu câmp, și explică ce decizie contează cel mai mult: metoda de încasare.

Unde găsești: Alte vânzări → Bon fiscal — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bon-fiscal/creaza. Lista tuturor bonurilor este la contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bonuri-fiscale.

Înainte de primul bon

Ai nevoie de două lucruri deja făcute:

1. modulul de casă de marcat activat, la Setări firmă → Case și bănci → Case de marcat;
2. cel puțin o casă de marcat adăugată în aplicație.

Dacă lipsesc, aplicația te oprește cu mesajul „Adaugă mai întâi o casă de marcat în Setări firmă, secțiunea Case/Bănci.” Ambele se rezolvă în Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare).

Formularul, pas cu pas

1. Alegi casa de marcat. Primul câmp și cel mai important. Detalii mai jos.
2. Verifici data. Trebuie să fie data la care bonul a fost efectiv emis pe aparat, nu ziua în care îl introduci. Data decide în care zi de lucru intră bonul și, prin asta, în care raport Z.
3. Adaugi liniile bonului — produsele sau serviciile vândute, cu cantități, prețuri și cotele de TVA corespunzătoare. Aceleași cote pe care le are aparatul configurate.
4. Alegi metoda de încasare — Numerar, Card sau Transfer bancar. Detalii mai jos; nu trece peste acest câmp.
5. Completezi CUI-ul clientului, dacă bonul a fost emis pe CUI, la cererea unei firme. Este un caz special, tratat separat.
6. Salvezi. Bonul intră în lista de bonuri a zilei și așteaptă închiderea zilei cu raport Z.

[Captură de ecran: formularul de bon fiscal, cu selectorul de metodă de încasare desfășurat]

De ce contează casa de marcat aleasă

Casa de marcat nu este o etichetă informativă. Din fișa ei vin două lucruri pe care nu le mai alegi pe bon:

• seria și numerotarea bonului — fiecare aparat își numerotează bonurile pe seria proprie, independent de celelalte;
• conturile în care intră banii — casa pentru numerar și contul bancar pentru transfer, configurate o singură dată pe fișa aparatului.

Dacă firma are un singur aparat, câmpul e o formalitate. Dacă are mai multe, alegerea greșită trimite banii în casa altui punct de vânzare și strică închiderea zilei pe ambele aparate: pe unul va lipsi o sumă, pe celălalt va fi una în plus. Cum ziua se închide separat pe fiecare aparat, greșeala apare imediat, ca neconcordanță.

Metoda de încasare și ce face fiecare în contabilitate

Aici se decide unde ajung banii. Cele trei opțiuni nu sunt interschimbabile.

Numerar. Cazul simplu. Banii intră în casa configurată pe fișa aparatului, la data bonului. Soldul casei crește și se regăsește în numerarul din sertar.

Card. Banii nu intră direct în bancă, ci într-un cont de tranzit POS — un cont de așteptare. Motivul: banca nu îți virează încasările de pe card în aceeași secundă. Le virează după una sau mai multe zile și reține un comision. Dacă suma ar intra direct în contul bancar, contul ar arăta bani care nu au sosit încă, iar valoarea nu s-ar potrivi niciodată cu extrasul. Când banca virează efectiv, faci decontarea POS: suma brută se mută din tranzit în bancă, iar diferența față de suma netă primită intră pe cheltuiala cu comisioanele bancare (contul 627). Vezi Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).

Transfer bancar. Banii intră direct în contul bancar configurat pe fișa aparatului. Fără cont de tranzit, fără comision de repartizat.

O metodă aleasă greșit se poate corecta cât ziua e încă deschisă. După închiderea zilei cu raport Z, nu.

Ce se generează automat în contabilitate

Salvarea bonului nu produce încă înregistrări contabile. Bonurile stau adunate în ziua lor de lucru. Contabilitatea se generează la închiderea zilei cu raport Z, dintr-o dată, pentru toată ziua.

Atunci ContApp scrie singur:

• venitul zilei și TVA-ul aferent, defalcate pe cotele folosite pe bonuri;
• încasarea, în casa, în contul de tranzit POS sau în contul bancar, după metodele de pe bonuri;
• stingerea facturii, dacă un bon a acoperit o factură emisă anterior.

Le recunoști în contabilitate după descrierile generate automat: „Raport Z — încasări” urmat de metoda de încasare, respectiv „Stingere factură (Raport Z …)“.

Nu ai de introdus nimic manual. Dacă un venit nu apare în contabilitate, cauza obișnuită nu e o înregistrare pierdută, ci o zi rămasă neînchisă.

Copierea unui bon

Din lista de bonuri poți copia un bon existent. Se creează unul nou, cu aceleași linii, aceleași cantități și aceeași metodă de încasare, pe care îl ajustezi și îl salvezi.

Este util pentru vânzări repetitive: același meniu, același pachet de servicii, aceeași marfă vândută de zeci de ori pe zi. În loc să reconstruiești bonul de la zero, copiezi ultimul și schimbi doar ce diferă. Verifică totuși de fiecare dată data și metoda de încasare — sunt exact câmpurile pe care copierea le aduce moștenite și pe care e cel mai ușor să le uiți.

Emiterea unei facturi din bon

Dintr-un bon introdus în ContApp poți emite direct o factură legată de el. Aplicația face legătura între cele două documente, ca să nu înregistrezi venitul de două ori.

Ai nevoie de asta când:

• clientul este o firmă și îți cere factură pentru cheltuiala lui;
• clientul persoană fizică cere factură pentru garanție, decont sau rambursare;
• bonul a fost emis pe CUI și depășește plafonul la care aplicația îți cere factură.

Nu emiți factură pentru fiecare bon. Marea majoritate a bonurilor rămân doar bonuri. Emiți factură atunci când cineva o cere sau când e obligatorie — iar când este obligatorie ține de legislație, nu de aplicație. Verifică pe anaf.ro sau întreabă un contabil dacă nu ești sigur.

Pentru bonurile care trebuie transmise și în sistemul e-Factura, sub codul 751, vezi articolul dedicat legat mai jos.

Ce se întâmplă după închiderea zilei

Închiderea zilei cu raport Z este definitivă prin proiectare. Odată închisă ziua, nu mai poți adăuga un bon nou în ea și nu mai poți modifica un bon existent. Aplicația refuză cu mesajul:

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.”

Nu este o restricție arbitrară. Ziua a fost deja înregistrată în contabilitate, pe baza totalului dintr-un raport Z tipărit, care nu se mai poate retipări altfel. Dacă bonurile s-ar putea schimba după aceea, contabilitatea nu ar mai corespunde documentului fiscal.

Ce faci dacă totuși ai o corectură de făcut:

• ai uitat un bon sau ai greșit o sumă — ziua se poate redeschide, se corectează și se reînchide. Atenție: dacă ai făcut deja decontarea POS pentru ziua respectivă, redeschiderea nu mai este posibilă.
• ai emis greșit un bon pe aparat — corectura nu se face prin ștergere, ci printr-un bon negativ, care inversează valorile bonului original. Vezi Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare).

Ordinea recomandată de lucru

Introdu bonurile pe parcursul zilei sau la finalul ei, înainte de a închide ziua cu raport Z. Nu le lăsa pentru finalul lunii.

Trei motive concrete:

1. Ziua trebuie închisă cu raportul Z tipărit în acea zi. Ca să compari totalul din aplicație cu totalul de pe hârtie, ai nevoie de amândouă la îndemână, cât timp mai ții minte ce s-a întâmplat.
2. Neconcordanțele se rezolvă cât sunt proaspete. O diferență de câțiva lei într-o zi de ieri se elucidează în două minute. Aceeași diferență, căutată trei săptămâni mai târziu printre treizeci de zile, devine o după-amiază pierdută.
3. Contabilitatea și declarațiile se bazează pe zilele închise. O zi rămasă deschisă nu a produs înregistrări contabile, deci nu apare nici în jurnalul de vânzări, nici în declarații. Vei descoperi lipsa exact în ziua în care trebuie să depui.

Ritmul sănătos: bonurile pe parcursul zilei, raportul Z la închidere, decontarea POS când vine extrasul de la bancă.

Erori frecvente

„Adaugă mai întâi o casă de marcat în Setări firmă, secțiunea Case/Bănci.” Nu ai nicio fișă de aparat în aplicație. Bonul are nevoie de una, pentru serie și pentru conturi.

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.” Încerci să adaugi sau să modifici un bon într-o zi deja închisă. Dacă modificarea e justificată, redeschide ziua — dar nu se mai poate după decontarea POS.

Am intrat pe Bon fiscal și am ajuns în setări. Modulul de casă de marcat nu e activat. Redirecționarea este intenționată și te duce în locul unde îl pornești.

Am introdus bonul, dar nu văd venitul în contabilitate. Este normal cât timp ziua e deschisă. Contabilitatea se generează la închiderea zilei cu raport Z.

Bonurile de pe card nu apar în contul bancar. Este corect. Ele stau în contul de tranzit POS până la decontare.

Totalul bonurilor introduse nu se potrivește cu raportul Z tipărit. Ziua trece în starea Neconcordant și nu se postează în contabilitate. Caută un bon lipsă, un bon introdus de două ori sau o sumă tastată greșit.

„Bonul cu CUI depășește plafonul de 100 EUR (… lei la cursul zilei). Emiteți factură.” Ai introdus un bon pe CUI-ul unei firme, cu o valoare peste plafonul semnalat de aplicație. Vezi Bonul cu CUI și plafonul de 100 EUR (articol nou, de legat după publicare).

Articole conexe

• Bonul cu CUI și plafonul de 100 EUR (articol nou, de legat după publicare) — ce faci când clientul este o firmă și cere bonul pe CUI.
• Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare) — singura cale corectă de a corecta un bon greșit.
• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — pasul care transformă bonurile zilei în contabilitate.
• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — de unde vin seria și conturile pe care le folosește bonul.
• E-factura (cod 751) pentru bonuri fiscale — când un bon trebuie transmis și ca e-factură.
• Încasări cu chitanțe. Cu și fără factură. — diferența dintre chitanță și bon fiscal, ca să nu dublezi venitul.