Anularea unui bon: bonul negativ

Ai marcat greșit o vânzare, clientul a returnat marfa sau bonul s-a emis din greșeală. În ContApp bonul acela nu se șterge. Se anulează cu un al doilea document, care îi inversează valorile — un bon negativ. Articolul explică de ce funcționează așa, cum se face anularea și ce faci în cazurile în care aplicația nu te lasă.

Unde găsești: Alte vânzări → Bonuri fiscale — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/bonuri-fiscale. Acțiunea de anulare se află pe bonul din listă.

De ce un bon fiscal nu se șterge

Prima reacție firească este să cauți butonul de ștergere. Nu îl vei găsi, și motivul nu e o lipsă a aplicației.

Un bon fiscal a fost deja tipărit de casa de marcat. Aparatul l-a numărat, l-a trecut în memoria lui fiscală și l-a inclus în totalurile zilei. Documentul acela există și nu poate fi făcut să nu fi existat.

Evidența trebuie deci să păstreze urma ambelor operațiuni: vânzarea care s-a produs și corectarea ei. Dacă bonul greșit ar dispărea din aplicație, ai avea o evidență care arată altfel decât aparatul, iar diferența ar apărea imediat la închiderea zilei — totalul din ContApp nu s-ar mai potrivi cu totalul de pe raportul Z tipărit.

Regula, formulată simplu: o operațiune greșită se corectează adăugând un document, nu ștergând unul. Documentul adăugat este bonul negativ.

Acțiunea Anulează (bon negativ)

Pe fiecare bon din listă ai acțiunea Anulează (bon negativ). Când o alegi, aplicația îți cere confirmarea:

„Se va emite un bon negativ legat de bonul original, cu valorile inversate.”

Citește propoziția pe bucăți, pentru că descrie exact ce se întâmplă:

• se va emite un bon negativ — se creează un document nou, care există separat în evidență;
• legat de bonul original — între cele două rămâne o legătură permanentă;
• cu valorile inversate — aceleași linii, aceleași cote de TVA, aceleași sume, dar cu semn schimbat.

După confirmare vezi:

„Bonul negativ a fost înregistrat.”

De acum în listă ai două bonuri: cel original, neschimbat, și cel negativ, care îl neutralizează. Suma lor este zero.

[Captură de ecran: lista de bonuri fiscale, cu bonul original și bonul negativ alături]

Ce se întâmplă în contabilitate

Nimic nu se rescrie. Bonul negativ produce înregistrări proprii, care merg în sens invers celor produse de bonul original:

• venitul se reduce cu valoarea bonului anulat;
• TVA-ul colectat se reduce, pe fiecare cotă folosită pe bonul original;
• încasarea se inversează — banii ies din casa, din contul de tranzit POS sau din contul bancar, după metoda de încasare a bonului original.

Rezultatul net este același ca dacă vânzarea nu ar fi avut loc. Diferența e că poți vedea, oricând, ce s-a întâmplat și când.

Ca la orice bon, înregistrările nu apar în momentul salvării. Contabilitatea se generează la închiderea zilei cu raport Z, pentru toată ziua dintr-o dată. Un bon negativ introdus într-o zi încă deschisă nu a produs nimic în contabilitate până la închiderea zilei respective.

Ține minte și efectul asupra totalului zilei: bonul negativ scade din totalul bonurilor introduse. Dacă în aceeași zi ai o vânzare de 200 lei anulată, totalul zilei din ContApp scade cu 200 lei — și trebuie să scadă și pe raportul Z tipărit, altfel apare o neconcordanță.

Legătura dintre bonul original și cel negativ

Legătura dintre cele două documente este permanentă și nu se poate desface. Contează pentru trei lucruri.

Nu se pierde motivul. Un bon negativ care ar sta singur în listă ar fi o sumă negativă fără explicație. Legat de original, se citește imediat: acest bon a anulat acel bon.

Nu se anulează de două ori. Un bon deja anulat nu mai poate fi anulat din nou. Fără legătură, ar fi ușor să emiți două bonuri negative pentru aceeași vânzare și să scazi venitul de două ori.

Verificarea e rapidă. Când cauți o diferență între bonurile introduse și raportul Z, bonurile anulate sunt primul loc unde te uiți. Legătura îți arată în câteva secunde ce s-a anulat în ziua respectivă.

Ce nu se poate anula

Anularea are o limită clară: nu se poate anula un bon dintr-o zi deja închisă cu raport Z. Aplicația refuză cu mesajul:

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.”

Motivul este cel din spatele întregului modul. Ziua închisă a fost înregistrată în contabilitate pe baza unui total dintr-un raport Z tipărit. Dacă bonurile din ea s-ar putea schimba după închidere, contabilitatea nu ar mai corespunde documentului fiscal.

Ce faci în schimb, în ordinea de la simplu la complicat:

1. Redeschide ziua, dacă mai este posibil. O zi închisă se poate redeschide, apoi corecta și reînchide. Vezi Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare).
2. Dacă ziua nu se mai redeschide — cazul tipic este că ai făcut deja decontarea POS pentru ea, moment după care blocarea devine definitivă — corectura se face în ziua curentă, nu în cea închisă. Emiți bonul negativ în ziua în care lucrezi, iar el va intra în raportul Z al zilei respective.
3. Dacă e vorba de o vânzare pentru care ai emis și factură, corectura documentului se face pe partea de facturi, prin stornare. Vezi Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi..

Al doilea caz merită o precizare. O corectură făcută într-o zi ulterioară este vizibilă în evidență ca operațiune a zilei în care ai făcut-o — și e corect așa. Dacă suma e semnificativă sau atinge o lună deja declarată, întreabă un contabil cum se prezintă corectura, înainte să o faci.

Diferența față de stornarea unei facturi

Cele două seamănă, dar nu sunt același lucru și se folosesc în locuri diferite ale aplicației.

Ce au în comun este principiul: în ambele cazuri documentul greșit rămâne, iar corectura se face prin al doilea document, cu valori inverse. Nici factura nu se șterge, odată emisă.

Ce le deosebește, în practică:

• Bonul negativ este legat de o zi de lucru. Poate fi emis doar cât ziua e deschisă, pentru că totalul zilei trebuie să corespundă raportului Z tipărit.
• Factura storno nu depinde de o zi de casă, dar are propriile reguli, mai ales dacă factura a fost deja transmisă în e-Factura. Pentru cazul acela vezi Factura storno. Corectarea erorilor din e-factura trimisă în SPV.

Atenție la situația mixtă: dacă ai emis o factură din bon, iar acum vânzarea se anulează, ai două documente de corectat, nu unul. Bonul se anulează cu bon negativ, factura se stornează. Dacă corectezi doar unul, evidența rămâne dezechilibrată.

Erori frecvente

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.” Încerci să anulezi un bon dintr-o zi închisă. Redeschide ziua dacă se mai poate, altfel emite corectura în ziua curentă.

Nu găsesc butonul de ștergere a bonului. Nu există, și e intenționat. Un bon tipărit de aparat nu se șterge din evidență. Folosește Anulează (bon negativ).

Am anulat greșit un bon bun. Nu încerci să ștergi bonul negativ. Introduci un bon nou, care reface vânzarea corectă, cu aceleași linii, aceleași cote și aceeași metodă de încasare ca originalul. Cele trei documente rămân în evidență — vânzarea, anularea, vânzarea refăcută — iar rezultatul net este cel corect. Cât ziua e deschisă, operațiunea durează un minut.

Am anulat bonul, dar totalul zilei nu se potrivește cu raportul Z. Verifică dacă și pe aparat s-a făcut corectura corespunzătoare. Raportul Z tipărit reflectă ce s-a marcat pe aparat; ContApp reflectă ce ai introdus. Cele două trebuie să spună același lucru.

Am anulat bonul, dar clientul are și factură. Factura este un document separat și trebuie stornată separat. Bonul negativ nu o atinge.

Bonul negativ nu apare în contabilitate. Este normal cât ziua e deschisă. Contabilitatea se generează la închiderea zilei cu raport Z.

Articole conexe

• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — cum se introduce un bon și de ce metoda de încasare contează și la anulare.
• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — ce înseamnă o zi închisă și în ce condiții se redeschide.
• Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare) — pasul după care ziua nu se mai redeschide deloc.
• Modificare. Ștergere. Stornare. Anulare facturi. — echivalentul acestor operațiuni pe partea de facturi.
• Factura storno. Corectarea erorilor din e-factura trimisă în SPV — dacă vânzarea anulată avea și o factură transmisă la ANAF.
• Reglare sold clienți și furnizori. Reglare facturi stornate. — dacă după corecturi soldul unui client a rămas nepotrivit.