Decontarea POS

Când clientul plătește cu cardul la casa de marcat, banii nu ajung în contul firmei în acel moment. Banca îi virează mai târziu și reține un comision, deci suma care intră în cont e mai mică decât cea plătită de client. Decontarea POS este operațiunea prin care ContApp pune lucrurile la punct: mută banii acolo unde au ajuns efectiv și trece comisionul pe cheltuieli. Articolul explică de ce e nevoie de pasul acesta, cum se face și de ce, odată făcut, ziua se blochează definitiv.

Unde găsești: Alte vânzări → Rapoarte Z — contabilitate.contapp.ro/alte-venituri/rapoarte-z. Decontarea se face pe o zi deja închisă cu raport Z. Contul de tranzit se creează în prealabil la Setări firmă → Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci.

Ce se întâmplă în realitate când clientul plătește cu cardul

Clientul trece cardul, terminalul aprobă tranzacția, tu tipărești bonul. Din punctul de vedere al clientului, a plătit. Din punctul de vedere al contului firmei, nu a intrat încă nimic.

Banii urmează un drum mai lung: tranzacția merge la banca ta prin rețeaua de plăți, iar banca îți virează încasările după una sau mai multe zile, de obicei grupate. Din suma virată reține un comision — plata pentru serviciul de procesare a plăților cu cardul.

Deci ai două sume diferite pentru aceeași vânzare:

• suma brută — ce a plătit clientul, cât scrie pe bon;
• suma netă — ce a intrat efectiv în contul firmei, după reținerea comisionului.

Diferența dintre ele este comisionul. Este o cheltuială reală a firmei și trebuie înregistrată ca atare — nu e o pierdere din venit. Venitul rămâne suma întreagă, plătită de client.

De ce ContApp are nevoie de un cont de tranzit POS

Dacă încasarea cu cardul ar intra direct în contul bancar la data bonului, ai avea două probleme deodată: contul ar arăta bani care nu au sosit încă, iar valoarea din aplicație nu s-ar potrivi niciodată cu extrasul, care arată sume nete, la alte date.

Soluția este un cont de tranzit POS — un cont intermediar, de așteptare, în care banii stau între momentul încasării și momentul în care banca îi virează efectiv. În ContApp este un tip de cont bancar, numit Cont tranzit POS, creat în fila Case și bănci.

Drumul complet al unei încasări pe card arată așa:

1. La bonul fiscal alegi metoda de încasare Card.
2. La închiderea zilei cu raport Z, suma brută intră în contul de tranzit POS.
3. La decontare, suma brută iese din tranzit, suma netă intră în bancă, iar diferența se trece pe comisioane.

După pasul trei, contul de tranzit revine la zero pentru ziua respectivă. Un cont de tranzit care rămâne cu sold în creștere de la o lună la alta este semnul cel mai clar că nu ți-ai făcut decontările.

Cum se creează contul de tranzit este explicat în Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) și în Case și bănci.

Cum se face decontarea

Momentul potrivit este când vezi banii în extrasul de cont — ai nevoie de suma netă reală, nu de o estimare. Deschizi ziua închisă din Rapoarte Z și alegi decontarea POS. Textul din interfață îți spune tot ce urmează:

„Suma brută încasată cu cardul se mută din contul de tranzit în bancă la data decontării; diferența față de suma netă intră pe comisioane bancare. După decontare, ziua nu mai poate fi redeschisă.”

Câmpurile sunt patru:

Pașii, în ordine:

1. Verifici Încasări card (brut) — totalul încasărilor cu cardul din ziua respectivă, calculat de ContApp din bonuri. Trebuie să corespundă și cu ce arată terminalul de card.
2. Introduci suma netă, exact cum apare în extras.
3. Pui data decontării — data operațiunii din extras, nu data bonurilor.
4. Alegi contul bancar în care au intrat banii.
5. Salvezi. ContApp confirmă: „Decontarea POS a fost înregistrată.”

[Captură de ecran: formularul de decontare POS, cu cele patru câmpuri completate]

Un exemplu cu cifre

Într-o zi ai încasat cu cardul 1.000 lei. Este suma de pe bonuri și cea care intră în contul de tranzit la închiderea zilei.

Trei zile mai târziu, în extrasul de cont vezi un virament de la bancă de 980 lei.

Completezi:

• Încasări card (brut): 1.000 lei — deja acolo;
• Suma netă intrată în bancă: 980 lei;
• Data decontării: data viramentului din extras;
• Contul bancar: contul în care a intrat suma.

ContApp calculează singur diferența: 20 lei comision. Rezultatul în contabilitate:

• din contul de tranzit POS ies 1.000 lei, iar contul revine la zero pentru ziua respectivă;
• în contul bancar intră 1.000 lei;
• în aceeași zi la plăti se înregistrează comisioanele bancare  reținute de 20 de lei.

Observă ce nu s-a schimbat: venitul a rămas 1.000 lei. Clientul a plătit atât, TVA-ul s-a colectat pe atât. Comisionul e o cheltuială separată a firmei, nu o reducere de venit. Confuzia asta e frecventă și duce la venituri raportate în minus.

De ce ziua se blochează definitiv după decontare

Formularul te avertizează: „După decontare, ziua nu mai poate fi redeschisă.”

O zi închisă cu raport Z se poate, în mod normal, redeschide pentru corecturi. După decontare, nu — pentru că decontarea leagă ziua de un fapt exterior aplicației: un virament bancar real, cu o sumă și o dată care apar în extras.

Dacă bonurile zilei s-ar putea schimba după decontare, s-ar schimba și suma brută, iar diferența față de suma netă — adică comisionul — ar deveni o cifră fără corespondent în realitate. Contabilitatea ar arăta un comision pe care banca nu l-a reținut niciodată.

Regula de lucru: decontarea e ultimul pas, nu primul. Verifică ziua, compară totalul bonurilor cu raportul Z tipărit, corectează, și abia apoi decontează.

Dacă o zi deja decontată are nevoie de o corectură, ea se face în ziua curentă — cu un bon negativ sau cu un bon nou, după caz. Vezi Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare).

Dacă banca a virat o sumă pentru mai multe zile

Este cazul obișnuit, mai ales pentru weekend: banca virează o singură sumă care acoperă încasările din două, trei sau mai multe zile.

Decontarea în ContApp este legată de ziua ei, așa că un virament comun trebuie despărțit pe zile. Cum procedezi:

1. Cere detalierea. Banca sau procesatorul de plăți pune la dispoziție un raport cu tranzacțiile pe zile, în aplicația de internet banking sau în portalul de comerciant. Din el afli ce sumă brută și ce comision corespund fiecărei zile.
2. Deconteză fiecare zi separat, cu suma netă care îi corespunde. Data decontării este aceeași pentru toate — data viramentului.
3. Verifică la final că suma sumelor nete pe care le-ai introdus este egală cu viramentul din extras. Dacă e egală, contul bancar va corespunde extrasului, iar conturile de tranzit ale zilelor decontate vor fi la zero.

Dacă nu obții detalierea pe zile, nu ghici. Întreabă banca sau un contabil înainte de a înregistra sume repartizate aproximativ — o repartizare greșită între zile îți lasă comisioane care nu corespund nicăieri, iar zilele decontate nu se mai pot redeschide.

Pentru compararea sistematică a extrasului cu ce ai în aplicație, vezi Importul tranzacțiilor bancare în contabilitate.

Erori frecvente

Nu găsesc contul de tranzit POS. Cel mai probabil nu a fost creat. Nu se creează din formularul de decontare, ci în fila Case și bănci din setări, ca un cont de tipul Cont tranzit POS. Vezi Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) și Case și bănci.

Suma netă nu corespunde. Verifică în această ordine: (1) viramentul acoperă mai multe zile — atunci trebuie despărțit; (2) data decontării e alta decât cea a viramentului; (3) încasările brute ale zilei sunt greșite, adică un bon are metoda de încasare greșită sau lipsește; (4) banca a virat în alt cont decât cel selectat.

Am nevoie să redeschid o zi deja decontată. Nu se poate, iar blocarea este definitivă. Corectura se face în ziua curentă, cu un bon negativ pentru ce a fost greșit și, dacă e nevoie, cu un bon nou pentru ce e corect.

Contul de tranzit POS are un sold care crește lună de lună. Ai încasări cu cardul nedecontate. Fiecare zi cu încasări pe card are nevoie de decontarea ei. Parcurge zilele închise și decontează-le pe rând, cu extrasul în față.

Comisionul mi se pare prea mare. ContApp nu calculează comisionul, doar diferența dintre ce a plătit clientul și ce ai declarat că a intrat în bancă. Dacă diferența e mai mare decât te aștepți, verifică suma netă introdusă și detalierea de la bancă.

Am pus comisionul ca reducere de venit. Greșit, și se corectează. Venitul este suma plătită de client, integral. Comisionul este o cheltuială separată, pe contul 627, iar decontarea îl înregistrează singură.

Articole conexe

• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — pasul dinaintea decontării; până ziua nu e închisă, nu ai ce deconta.
• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — unde se stabilesc conturile aparatului, inclusiv contul de tranzit POS.
• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — de ce metoda de încasare Card duce banii în tranzit și nu direct în bancă.
• Case și bănci — unde creezi contul de tip Cont tranzit POS și conturile bancare.
• Importul tranzacțiilor bancare în contabilitate — cum aduci extrasul în aplicație ca să potrivești sumele decontate.
• Facturi încasate parțial (facturi din care s-au reținut comisioane) — situația asemănătoare, când comisionul e reținut din încasarea unei facturi.