Configurarea casei de marcat

Înainte să introduci primul bon fiscal, ai două lucruri de făcut: activezi modulul de casă de marcat și adaugi în aplicație fișa aparatului tău. Configurarea se face o singură dată, dar de ea depinde tot restul: seria bonurilor, casa în care intră numerarul, contul bancar în care intră transferurile și numerotarea rapoartelor Z. Dacă o faci greșit, corecturile ulterioare sunt mai anevoioase decât cei cinci minute de acum.

Unde găsești: Setări firmă → Case și bănci → fila Case de marcat — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci

Activarea modulului

Modulul de casă de marcat nu este pornit din start. Motivul este simplu: majoritatea firmelor nu folosesc casă de marcat, iar aplicația nu le încarcă meniul cu ecrane inutile.

În fila Case de marcat vei vedea textul:

„Activează modulul de casă de marcat pentru a emite bonuri fiscale și rapoarte Z.”

Pornește-l de acolo. După activare, în meniu apar intrările pentru bonuri fiscale și rapoarte Z.

Cât timp modulul nu e activat, dacă intri direct pe Bonuri fiscale sau pe Rapoarte Z, aplicația te trimite automat aici, în setări. Nu este o eroare și nu ai greșit adresa. Paginile acelea nu au ce să îți arate până nu există un modul activ și cel puțin o casă de marcat definită, așa că te duc direct la locul în care rezolvi lipsa.

[Captură de ecran: fila Case de marcat, cu modulul neactivat și textul de activare vizibil]

Adăugarea unei case de marcat

După activare apare butonul Adaugă casă de marcat. Deasupra listei vei citi explicația din interfață:

„Casele de marcat (AMEF) ale firmei. Fiecare casă își numerotează bonurile pe seria proprie și stabilește casa și banca în care intră încasările din raportul Z.”

Merită despicată, pentru că spune tot ce face acest ecran.

AMEF înseamnă aparat de marcat electronic fiscal — denumirea oficială a casei de marcat. Fișa pe care o creezi aici reprezintă un aparat fizic real, de pe tejgheaua ta.

Fiecare casă își numerotează bonurile pe seria proprie. Bonurile nu se numerotează la nivel de firmă, ci la nivel de aparat. Dacă ai două aparate, ai două numerotări paralele, independente. Este exact cum funcționează și în realitate.

Stabilește casa și banca în care intră încasările. Pe fișa aparatului alegi o singură dată unde ajung banii. Pe bonul individual nu mai alegi contul — el vine de la casa de marcat.

Ce completezi la adăugare:

• denumirea aparatului — un nume după care îl recunoști tu: „Casa magazin”, „AMEF sediu”. Nu e un câmp fiscal, e pentru orientarea ta;
• seria de bonuri — sub care se numerotează bonurile emise pe acest aparat;
• Primul număr Z — de unde pornește numerotarea rapoartelor de închidere a zilei;
• Casa (numerar) — contul de casă în care intră încasările în numerar;
• Banca (transfer) — contul bancar în care intră încasările prin transfer bancar.

Primul număr Z și de ce trebuie să continue aparatul

Primul număr Z este numărul de la care ContApp începe să numeroteze rapoartele Z. Este singurul câmp din tot ecranul care depinde de ceva din afara aplicației.

Casa de marcat fizică numerotează singură rapoartele Z, de la punerea în funcțiune. Dacă aparatul tău a tipărit deja 348 de rapoarte Z până când începi să folosești ContApp, următorul raport pe care îl va tipări va fi numărul 349. Atunci Primul număr Z trebuie să fie 349, nu 1.

Motivul: raportul tipărit de aparat și înregistrarea din ContApp trebuie să fie același document, cu același număr. Dacă numerotarea din aplicație pornește de la 1, ai două serii paralele care nu se pot pune cap la cap. La o verificare, nu vei putea arăta care înregistrare din contabilitate corespunde cărui raport tipărit.

Ia numărul de pe ultimul raport Z tipărit de aparat, adaugă unu și scrie rezultatul aici. Dacă aparatul e nou și nu a tipărit încă nimic, pornești de la 1.

La închiderea fiecărei zile, aplicația îți propune numărul următor din serie. Textul din interfață o spune explicit: „Numărul propus continuă numerotarea casei de marcat și poate fi modificat.” Poți deci corecta manual un număr, dacă seria s-a desincronizat.

Conturile implicite: Casa și Banca

Cele două conturi de pe fișa aparatului decid unde aterizează banii în contabilitate:

Configurează-le înainte de primul bon, nu după. Motivul este mecanismul de închidere a zilei: la închiderea cu raport Z, ContApp generează automat înregistrările contabile folosind aceste conturi. Odată ziua închisă, ea nu se mai poate modifica. Dacă banii au intrat în casa greșită sau în contul bancar greșit, corectura cere redeschiderea zilei — iar după decontarea POS redeschiderea nu mai este posibilă.

Casele și conturile bancare se definesc separat, în fila Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci. Dacă în listele de pe fișa aparatului nu găsești contul care îți trebuie, înseamnă că el nu există încă și trebuie creat acolo mai întâi.

Contul de tranzit POS

Când te uiți la tipurile de cont din Case și bănci, vei observa un tip numit Cont tranzit POS. El există special pentru încasările cu cardul.

Iată de ce e nevoie de el. Când clientul plătește cu cardul, banii nu ajung imediat în contul firmei. Banca îi virează după una sau mai multe zile și reține un comision. Suma pe care o vezi la finalul zilei pe bonuri este suma brută, plătită de clienți; suma care intră efectiv în bancă este cea netă, după comision.

Dacă banii de pe card ar intra direct în contul bancar, contul tău ar arăta sume care nu au sosit încă, și cu o valoare care nu se va potrivi niciodată cu extrasul. Contul de tranzit POS este un cont de așteptare: acolo stau încasările cu cardul din momentul bonului până la momentul virării. La decontare, suma brută se mută din tranzit în bancă, iar diferența față de suma netă intră pe cheltuiala cu comisioanele bancare.

Ai nevoie deci de un cont de tip Cont tranzit POS dacă accepți plata cu cardul. Dacă încasezi doar numerar, nu îți trebuie. Toată procedura este explicată în Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).

Mai multe case de marcat

Dacă firma are mai multe aparate — două puncte de vânzare, sau două case în același magazin — adaugi o fișă pentru fiecare. Nu încerci să le încadrezi într-una singură.

Consecințele sunt cele firești:

• fiecare aparat are seria lui de bonuri și numerotarea lui de rapoarte Z;
• fiecare aparat poate avea conturi diferite, dacă încasările din puncte diferite merg în case diferite;
• ziua se închide separat pe fiecare aparat, cu raportul Z tipărit de acel aparat.

La introducerea unui bon alegi pe care casă de marcat a fost emis. De acolo vin seria și conturile. Vezi Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare).

Bonurile fiscale nu se numerotează din Serii documente, unde stau seriile de facturi și de chitanțe. Numerotarea lor aparține aparatului și se configurează aici.

Modificarea și ștergerea unei case de marcat

O fișă de casă de marcat se poate modifica oricând. Atenție însă la ce anume schimbi: dacă schimbi contul de casă sau contul bancar, modificarea se aplică de acolo înainte. Zilele deja închise rămân înregistrate cu conturile care erau valabile atunci, și e corect așa — contabilitatea nu se rescrie retroactiv.

Ștergerea are o singură restricție, dar e fermă. Dacă pe aparat s-a înregistrat activitate, ștergerea este refuzată cu mesajul:

„Casa de marcat are bonuri sau rapoarte Z și nu poate fi ștearsă.”

Este o protecție împotriva pierderii de documente: un bon nu poate rămâne fără casa de marcat pe care a fost emis. Pentru un aparat scos din uz, soluția practică nu este ștergerea, ci să nu îl mai folosești la bonuri noi. Istoricul lui rămâne intact și verificabil.

Erori frecvente

„Adaugă mai întâi o casă de marcat în Setări firmă, secțiunea Case/Bănci.” Ai activat modulul, dar nu ai creat încă nicio fișă de aparat, și încerci să introduci un bon. Un bon are nevoie de o casă de marcat, pentru serie și pentru conturi. Întoarce-te aici și apasă Adaugă casă de marcat.

„Casa de marcat are bonuri sau rapoarte Z și nu poate fi ștearsă.” Aparatul are activitate înregistrată. Nu se poate șterge, ca să nu rămână bonuri orfane. Lasă-l în listă și nu îl mai folosi.

Intru pe Bonuri fiscale și ajung în setări. Modulul nu e activat, sau nu există nicio casă de marcat. Redirecționarea e intenționată și te duce exact acolo unde rezolvi lipsa.

Nu găsesc în liste casa sau contul bancar de care am nevoie. Ele nu se creează de pe fișa aparatului. Adaugă-le întâi în fila Case și bănci, apoi revino aici.

Numărul raportului Z din ContApp nu se potrivește cu cel tipărit. Primul număr Z a fost pus greșit, cel mai des pe 1, în loc să continue numerotarea aparatului. La închiderea zilei numărul propus se poate corecta manual, iar pe fișa aparatului poți repara punctul de plecare pentru zilele viitoare.

Articole conexe

• Case și bănci — unde creezi casele, conturile bancare și contul de tip Cont tranzit POS, înainte de a le alege aici.
• Serii documente — seriile de facturi și de chitanțe; bonurile fiscale, în schimb, se numerotează pe casa de marcat.
• Casa de marcat în ContApp (articol nou, de legat după publicare) — imaginea de ansamblu a modulului și fluxul unei zile de lucru.
• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — pasul următor, după ce configurarea e gata.
• Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare) — de ce ai nevoie de un cont de tranzit și ce se întâmplă la virarea banilor de la bancă.
• Configurări esențiale în ContApp — restul setărilor de făcut la începutul lucrului cu aplicația.