Casa de marcat în ContApp

Dacă firma ta încasează bani direct de la persoane fizice, în magazin sau la sediu, folosești o casă de marcat. ContApp are din august 2026 un modul dedicat, care preia bonurile emise pe aparat și le transformă în contabilitate. Articolul acesta este harta modulului: ce face, ce nu face, și în ce ordine folosești fiecare ecran. Fiecare pas are un articol propriu, legat mai jos.

Unde găsești: modulul se activează la Setări firmă → Case și bănci → Case de marcat — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci. Bonurile și rapoartele sunt în meniul Alte vânzări — Bonuri fiscale și Rapoarte Z.

Ce este o AMEF

În aplicație vei întâlni prescurtarea AMEF. Ea înseamnă aparat de marcat electronic fiscal — denumirea oficială a ceea ce toată lumea numește „casă de marcat”. Este aparatul fizic de pe tejghea, cu memorie fiscală sigilată, care tipărește bonuri și care se înregistrează la ANAF.

Când în ContApp scrie „casă de marcat (AMEF)“, se referă exact la aparatul tău fizic. În aplicație creezi o fișă pentru fiecare aparat pe care îl deții.

Ce nu face ContApp — citește această secțiune prima

ContApp nu înlocuiește casa de marcat fizică. Aplicația nu comandă aparatul, nu tipărește bonuri, nu se conectează la memoria fiscală și nu comunică în locul aparatului cu ANAF.

Bonul pe care îl tipărește aparatul rămâne documentul cu valoare fiscală. El este cel pe care îl dai clientului și cel pe care îl arăți la control. La fel, raportul Z tipărit de aparat la finalul zilei este documentul care contează.

În ContApp introduci aceleași bonuri ca să intre în contabilitate și în declarații. Aplicația ține evidența, calculează, generează înregistrările contabile și pregătește declarațiile. Aparatul emite documentele; ContApp le contabilizează. Sunt două lucruri diferite și amândouă îți sunt necesare.

Aparatul de marcat rămâne sursa documentelor fiscale. Dacă cifrele din ContApp diferă de cele de pe raportul tipărit, cel tipărit are dreptate și diferența trebuie lămurită.

Un al treilea lucru pe care ContApp nu îl face: nu îți spune dacă ai obligația legală de a folosi casă de marcat. Când este obligatorie, ce excepții și ce plafoane există sunt chestiuni de legislație, care se schimbă. Verifică-le pe anaf.ro sau întreabă un contabil înainte să te bazezi pe o presupunere.

Ce acoperă modulul

Modulul are cinci zone. Le folosești în ordinea de mai jos.

Fiecare zonă are articolul ei:

• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — activarea modulului, adăugarea aparatelor, conturile implicite.
• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — formularul de bon, pas cu pas.
• Bonul cu CUI și plafonul de 100 EUR (articol nou, de legat după publicare) — ce faci când clientul e o firmă și cere bon pe CUI.
• Anularea unui bon: bonul negativ (articol nou, de legat după publicare) — cum corectezi un bon greșit.
• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — pasul care trimite ziua în contabilitate.
• Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare) — banii de pe card, comisionul băncii și contul de tranzit.

Ce este un raport Z

Raportul Z este raportul de închidere a zilei, tipărit de casa de marcat. El totalizează tot ce s-a marcat pe aparat în ziua respectivă și, odată tipărit, resetează contorul zilei. Are un număr propriu, care crește cu unu la fiecare zi de lucru.

În ContApp, raportul Z are un rol precis: este momentul în care ziua devine contabilitate. Până nu închizi ziua cu raport Z, bonurile stau introduse, dar nu au produs încă înregistrări contabile. După ce închizi ziua, aplicația generează automat înregistrările și ziua nu se mai poate modifica.

Fluxul unei zile de lucru

Așa arată o zi obișnuită, în ordine. Este cel mai important lucru de reținut din tot articolul.

1. Emiți bonurile pe casa de marcat fizică. Clientul plătește, aparatul tipărește bonul, îl dai clientului. Aici ContApp nu intervine.
2. Introduci bonurile în ContApp, la Alte vânzări → Bon fiscal. Ideal, pe parcursul zilei, nu îngrămădite la sfârșitul lunii.
3. La final de zi tipărești raportul Z de pe aparat. Este documentul cu valoare fiscală și cel din care iei cifra următoare.
4. Închizi ziua în ContApp, la Alte vânzări → Rapoarte Z, introducând totalul de pe raportul Z tipărit. Aplicația îl compară cu totalul bonurilor pe care le-ai introdus.
5. Contabilitatea se generează automat. Dacă cele două totaluri coincid, ziua se închide și se înregistrează. Vei vedea mesajul „Ziua a fost închisă și înregistrată în contabilitate.”
6. Dacă ai încasat cu cardul, mai rămâne un pas: decontarea POS, atunci când banca îți virează efectiv banii în cont.

Dacă totalul de pe raportul tipărit nu este egal cu totalul bonurilor introduse, ziua intră în starea Neconcordant și nu se postează în contabilitate până la lămurire. Detaliile sunt în Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare).

[Captură de ecran: lista Rapoarte Z, cu o zi în starea Deschis și una în starea Închis]

Cele trei metode de încasare

Pe fiecare bon alegi cum a plătit clientul. Alegerea nu este cosmetică: ea decide unde ajung banii în contabilitate.

Contul de tranzit POS este un cont de așteptare. Când clientul plătește cu cardul, banii nu ajung instantaneu în contul firmei: banca îi virează după una sau câteva zile și reține un comision. Ca să nu arate contul bancar sume care nu au intrat încă, ContApp ține banii de pe card într-un cont intermediar. La decontare îi mută în bancă, iar diferența dintre suma brută încasată de la clienți și suma netă primită de la bancă intră pe cheltuiala cu comisioanele bancare.

Casa și banca în care intră încasările nu se aleg pe fiecare bon — vin din fișa casei de marcat, unde le configurezi o singură dată. Vezi Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare).

Ce se generează automat în contabilitate

După închiderea zilei, ContApp scrie singur înregistrările. Le recunoști în contabilitate după descriere:

• „Raport Z — încasări”, urmat de metoda de încasare, pentru veniturile zilei;
• „Stingere factură (Raport Z …)“, când un bon a acoperit o factură emisă anterior;
• „Comision decontare POS — Raport Z …“, pentru comisionul reținut de bancă.

Nu trebuie să introduci nimic manual în contabilitate pentru bonuri. Dacă vezi că lipsește ceva, cauza este aproape întotdeauna o zi rămasă nedeschisă sau neînchisă, nu o înregistrare pierdută.

Bonurile și declarația D394

D394 este declarația informativă în care raportezi operațiunile efectuate pe teritoriul național. O depun firmele înregistrate în scopuri de TVA.

Bonurile fiscale intră în D394 pe același drum ca facturile: din bonurile introduse se construiește jurnalul de vânzări, iar din jurnal se construiește declarația. Nu retastezi nimic. Condiția este ca zilele să fie închise cu raport Z — o zi rămasă deschisă nu a produs contabilitate, deci nu are cum să apară în declarație.

Diferența practică față de facturi este că majoritatea bonurilor se emit către persoane fizice, fără CUI, deci fără partener identificabil. Bonurile emise pe CUI, către firme, au partener. Modul exact în care fiecare categorie se raportează în declarație depinde de instrucțiunile ANAF în vigoare — verifică-le pe anaf.ro sau cu un contabil înainte de depunere.

Declarația se deschide la contabilitate.contapp.ro/declaratii/d394. Vezi și D394 — Declarația informativă (articol nou, de legat după publicare).

Bon, factură sau chitanță — ce folosești

Trei documente care se confundă frecvent:

• Bonul fiscal îl emiți din casa de marcat, către clienți care plătesc pe loc. Nu are nevoie de datele clientului.
• Factura o emiți când clientul o cere sau când e obligatorie. Din orice bon introdus în ContApp poți emite direct o factură legată de el, fără să dublezi venitul.
• Chitanța este dovada că ai primit numerar pe baza unei facturi. Nu înlocuiește bonul fiscal și nu se emite pentru aceeași încasare, ca să nu înregistrezi venitul de două ori.

Pentru bonurile care ajung în e-Factura, sub codul 751, vezi articolul dedicat legat mai jos.

Erori frecvente

Am deschis Bonuri fiscale și am ajuns în setări. Este comportamentul normal cât timp modulul nu e activat. Paginile de bonuri și de rapoarte Z te trimit automat la Setări firmă → Case și bănci → Case de marcat, ca să pornești modulul de acolo.

„Adaugă mai întâi o casă de marcat în Setări firmă, secțiunea Case/Bănci.” Modulul e activat, dar nu ai încă nicio fișă de aparat. Un bon are nevoie de o casă de marcat, pentru serie și pentru conturi.

„Ziua a fost închisă cu raport Z și nu mai poate fi modificată.” Ai încercat să adaugi sau să modifici un bon într-o zi deja închisă. Dacă modificarea e justificată, ziua se poate redeschide — atenție însă, după decontarea POS redeschiderea nu mai este posibilă.

Totalul din ContApp nu se potrivește cu raportul tipărit. Ziua trece în starea Neconcordant și nu se postează. Caută întâi bonul lipsă sau bonul introdus de două ori. Diferența se poate accepta explicit, cu motiv consemnat, dar asta e ultima soluție, nu prima.

Banii de pe card nu apar în contul bancar. Este corect. Ei stau în contul de tranzit POS până la decontare. Vezi Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).

Articole conexe

• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — primul pas: activarea modulului și adăugarea aparatelor.
• Emiterea bonului fiscal (articol nou, de legat după publicare) — formularul de bon, pas cu pas.
• Raportul Z și închiderea zilei (articol nou, de legat după publicare) — pasul care trimite bonurile în contabilitate.
• E-factura (cod 751) pentru bonuri fiscale — când un bon trebuie transmis și ca e-factură.
• Încasări cu chitanțe. Cu și fără factură. — diferența dintre chitanță și bon fiscal, ca să nu înregistrezi venitul de două ori.
• Case și bănci — casele și conturile bancare pe care le folosește modulul, inclusiv contul de tranzit POS.