Case și bănci

Aici declari locurile prin care intră și ies banii firmei: casele de numerar, conturile bancare, casele de marcat și valutele în care lucrezi. Fără ele nu poți înregistra o încasare sau o plată, pentru că fiecare document de plată trebuie să spună din ce cont sau din ce casă s-au mișcat banii.

Unde găsești: Setări firmă → Case și bănci — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci

Cele patru file ale paginii

Link-uri directe: Bănci · Case de marcat · Valute · Diferențe curs valutar

Casa principală și banca principală

Conform regulilor contabilității în partidă simplă, nu este obligatoriu să contabilizezi plățile și încasările pe fiecare casă de numerar sau pe fiecare cont bancar separat. Din acest motiv, ContApp îți dă din start o Casă principală și o Bancă principală. Poți lucra doar cu ele, dacă nu ai nevoie de o evidență pe fiecare cont.

Dacă vrei, poți însă ține evidența separat pentru fiecare casă și fiecare cont — de exemplu o casă pe fiecare punct de lucru.

O firmă poate avea oricâte conturi bancare și oricâte case de numerar, în oricare dintre cele 32 de monede disponibile în ContApp.

Banca principală nu se poate șterge, dar îi poți modifica numele și îi poți completa IBAN-ul cu care lucrezi. Dacă nu vrei să o folosești, nu înregistra încasări și plăți pe ea și setează ca implicită o bancă adăugată ulterior.

Băncile adăugate ulterior pot fi șterse, dar numai dacă nu au încasări și plăți înregistrate.

Important. La configurarea caselor de numerar și a conturilor bancare, singura diferență reală este valuta. Dacă ai facturat într-o anumită valută și încasezi factura în aceeași valută, trebuie să existe o casă de numerar sau un cont bancar în valuta respectivă.

Cum adaugi o casă sau un cont bancar

În fila Bănci, apasă butonul de adăugare și completează:

• Tip — alege ce fel de cont adaugi. Vezi tabelul de mai jos.
• Denumire — cum vrei să apară în liste. De exemplu ING lei, BT euro sau Casa Crângași, pentru punctul de lucru Crângași.
• IBAN — apare doar dacă ai ales un tip de cont bancar. Se completează cu numărul contului.
• Valută — moneda contului. Pentru a adăuga alte valute, mergi la fila Valute.

Apoi apasă Salvează.

Tipurile de cont

Observație. Lista documentelor pentru încasări și plăți diferă în funcție de tipul operațiunii:

• operațiuni cu numerar — selectezi Casa, ca să vezi documentele specifice încasărilor și plăților în numerar;
• operațiuni prin bancă, adică cu cardul sau prin ordin de plată — selectezi Banca. Cel mai frecvent document este extrasul bancar.

Contul de tranzit POS

Când un client plătește cu cardul, banii nu ajung în contul firmei în aceeași zi. Ei stau câteva zile la procesatorul de plăți, iar banca îi virează mai târziu, reținând comisionul. Deci suma încasată de la clienți și suma intrată în cont nu sunt egale.

Contul de tranzit POS este locul în care ContApp ține banii în intervalul acesta. Funcționează așa:

1. La încasare, suma plătită de client cu cardul intră în contul de tranzit POS. Este suma brută, cea de pe bon sau de pe factură.
2. La decontare, când banca virează efectiv banii, suma brută iese din contul de tranzit și intră în contul bancar suma netă.
3. Diferența dintre brut și net este comisionul bancar și se înregistrează automat pe cheltuiala cu comisioane bancare.

Un exemplu: clienții plătesc cu cardul 1.000 lei într-o zi. În contul de tranzit POS intră 1.000 lei. Peste trei zile banca virează 985 lei. La înregistrarea decontării, cei 1.000 lei ies din contul de tranzit, 985 lei intră în cont, iar 15 lei rămân ca cheltuială cu comisionul bancar.

Ca să folosești mecanismul, adaugă un cont de tip Cont tranzit POS în fila Bănci. Pașii de înregistrare a decontării sunt descriși în Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare).

Fila Case de marcat

Dacă firma ta încasează de la persoane fizice, ai nevoie de o casă de marcat. Aici o declari în ContApp.

Fila afișează casele de marcat (AMEF) ale firmei. Fiecare casă își numerotează bonurile pe seria proprie și stabilește casa și banca în care intră încasările din raportul Z.

AMEF înseamnă aparat de marcat electronic fiscal. Este denumirea oficială a casei de marcat.

Activarea modulului

Modulul de casă de marcat nu este pornit din start. Îl activezi din fila Case de marcat — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci?tab=cash_register.

Până când îl activezi, paginile de Bonuri fiscale și Rapoarte Z din meniu te trimit înapoi aici. Nu este o eroare: aplicația te duce la pasul care lipsește.

Adăugarea unui aparat

După activare, adaugi fiecare casă de marcat fizică pe care o folosești. Pentru fiecare stabilești:

• seria bonurilor emise de aparatul acela — este proprie casei de marcat, nu se declară în setările generale de serii;
• casa de numerar în care intră încasările în numerar din raportul Z, la eticheta Casa (numerar);
• contul bancar în care intră încasările prin transfer, la eticheta Banca (transfer).

Aceste două conturi sunt cele pe care ContApp le folosește automat la închiderea zilei, ca să nu le alegi manual de fiecare dată.

Metodele de încasare pe care le poate înregistra o casă de marcat sunt Numerar, Card și Transfer bancar. Încasările cu cardul intră în contul de tranzit POS, dacă ai unul definit.

O casă de marcat care are deja bonuri sau rapoarte Z înregistrate nu se poate șterge.

Configurarea completă, cu toate câmpurile aparatului, este descrisă în Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare).

Valute și diferențe de curs

Fila Valute — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci?tab=currencies — este locul unde alegi monedele cu care lucrează firma. O monedă trebuie adăugată aici înainte de a putea deschide un cont sau o casă în moneda respectivă.

Fila Diferențe curs valutar — contabilitate.contapp.ro/setari/case-si-banci?tab=articles — este locul unde se înregistrează câștigul sau pierderea care apare din variația cursului.

De ce apar diferențele: dacă emiți o factură de 1.000 de euro la un curs și o încasezi mai târziu, la alt curs, suma în lei nu mai este aceeași. Diferența nu este nici venit din activitate, nici cheltuială din activitate — este strict efectul cursului, și se înregistrează separat. ContApp o calculează automat la încasare sau la plată.

Conectare cu banca

ContApp poate aduce tranzacțiile direct din bancă, fără să descarci extrase. Pașii:

1. Apasă butonul de conectare, de deasupra listei de case și bănci.
2. Selectează banca dorită din listă.
3. Acceptă termenii și condițiile serviciului, apoi apasă începe conectarea.

Vei fi direcționat către aplicația de autentificare a băncii, unde urmezi pașii specifici fiecărei bănci.

Operațiunile prin care ContApp interoghează banca — sincronizarea conturilor, preluarea tranzacțiilor, preluarea detaliilor și preluarea soldului — costă 20 de credite fiecare și se plătesc din portofelul firmei. Dacă interogarea eșuează, creditele se returnează. Pentru evidența contabilă e suficientă o preluare lunară a tranzacțiilor.

Erori frecvente

„Adaugă mai întâi o casă de marcat în Setări firmă, secțiunea Case/Bănci.” Ai încercat să emiți un bon fiscal fără să ai un aparat declarat. Mergi în fila Case de marcat, activează modulul dacă nu e activ și adaugă aparatul.

„Casa de marcat are bonuri sau rapoarte Z și nu poate fi ștearsă.” Aparatul are deja documente legate de el. Documentele emise nu se pot desprinde de aparat, pentru că numerotarea lor depinde de seria acestuia. Dacă nu mai folosești casa de marcat, lasă-o în listă și nu mai emite bonuri pe ea.

Nu pot șterge o bancă. Fie este banca principală, care nu se poate șterge niciodată, fie are încasări și plăți înregistrate. În al doilea caz, șterge sau mută mai întâi documentele.

La încasarea unei facturi în valută nu găsesc contul potrivit. Nu ai un cont sau o casă în valuta facturii. Adaugă întâi valuta în fila Valute, apoi contul în valuta respectivă, în fila Bănci.

Bonurile fiscale și rapoartele Z mă trimit în pagina de setări. Modulul de casă de marcat nu este activat. Activează-l în fila Case de marcat.

Suma încasată cu cardul nu se potrivește cu suma intrată în cont. Este normal: banca reține comisionul. Folosește un cont de tip Cont tranzit POS și înregistrează decontarea, ca diferența să meargă automat pe comisioane bancare.

Articole conexe

• Lucrul cu valute — cum adaugi o monedă și cum funcționează cursurile în ContApp.
• Exemple de încasări și plăți — ce document alegi pentru fiecare tip de operațiune, pe casă sau pe bancă.
• Încasări și plăți în valută — cazul concret în care contul trebuie să fie în aceeași valută ca factura.
• Importul tranzacțiilor bancare în contabilitate — ce faci cu tranzacțiile după ce ai conectat banca.
• Portofel de credite ContApp — de unde vin creditele consumate de operațiunile bancare.
• Configurarea casei de marcat (articol nou, de legat după publicare) — toate câmpurile unui aparat, după activarea modulului.
• Decontarea POS (articol nou, de legat după publicare) — cum înregistrezi virarea banilor din contul de tranzit în contul firmei.